Как фискальные данные передаются в ФНС
Чтобы онлайн-касса передавала информацию в ФНС, ее владельцу нужно заключить договор со специальной организацией — оператором фискальных данных (ОФД).
ОФД — это посредник, который отправляет данные в налоговую. Также в сам аппарат нужно установить фискальный накопитель (ФН) и подключить кассу к интернету.
Данные передаются таким образом:
После того как кассир пробивает чек, вся информация с него поступает на ФН.
ФН шифрует данные и защищает их от любых поправок.
Зашифрованные данные возвращаются в кассу.
ККТ печатает чеки и отправляет информацию на сервер ОФД.
ОФД проводит ФЛК и передает данные в налоговую инспекцию, которая, в свою очередь, тоже отслеживает, нет ли в чеке ошибок.
Если все хорошо, отчет о том, что чек приняли, из налоговой поступает к ОФД, а оттуда — в кассу.
ФЛК проверяет:
сколько полей содержится в документе;
заполнены ли обязательные реквизиты;
соответствует ли значение полей требованиям налоговой для этого типа документа и версии ФФД;
какое расширение у отправленного файла.
Бывает, что во время проверки чека ФНС находит ошибку. Тогда документ попадает в карантин.
Что такое мягкий и жесткий карантин
Карантин — это статус чека, который показывает, что в документе есть ошибка. Карантин может быть мягким и жестким.
Мягкий карантин означает, что ФНС приняла чек с ошибкой, но он не учитывается в системе. Такой чек автоматически попадет в обычное хранилище чеков, когда владелец ККТ исправит ошибку.
Жесткий карантин значит, что налоговая инспекция не приняла чек к учету и его нельзя перенести в обычное хранилище чеков.
Почему чек попадает в мягкий карантин
Чек попадает в мягкий карантин чаще всего тогда, когда владелец ККТ регистрирует впервые или перерегистрирует кассу и не завершает этот процесс. Например, когда при смене ФН — здесь нужна как раз перерегистрация — предприниматель забыл подать заявление в ФНС.
Что делать, если чек попал в мягкий карантин
1. Если возможно, нужно завершить регистрацию или перерегистрацию ККТ.
В отчете о регистрации ККТ нужно посмотреть номер фискального признака, дату и время и их ввести в свое личном кабинете на сайте ФНС. После того как владелец кассы завершит регистрацию, чек автоматически попадает в базу данных корректных чеков.
Но это правило действует, только если продавец работает на том же ФН, который был и при попадании чеков в мягкий карантин.
В личном кабинете вашего ОФД можно самостоятельно проверять, приняла ли чеки ФНС или они попали в карантин.
2. Если ФН поменяли или сняли кассу с учета, то завершить регистрацию не получится. Тогда на каждый чек из карантина нужно сделать чек коррекции с признаком «Приход» для ФФД 1.1 и 1.2 или чек с признаком «Приход» (то есть провести продажу) для ФФД 1.05.
При покупке кассы LIFE PAY специалисты компании возьмут на себя всю работу по регистрации онлайн-кассы в ОФД и ФНС. Кассу зарегистрируют по всем требованиям закона: вы сразу сможете начать работу и не переживать за корректность чеков — они будут полностью соответствовать 54-ФЗ.
Облачная онлайн-касса LIFE PAY помогает сэкономить на покупке кассового оборудования и работать в строгом соответствии с 54-ФЗ. Вы арендуете кассу в облаке и сможете подключаться к ней из любого места расчета.
Сами продажи совершаются в месте доставки при дистанционной торговле, при расчетах в интернет-магазине или на точке продаж. Облачная касса позволяет принимать платежи без кассового аппарата.
Вам не придется самостоятельно следить за ее работоспособностью, обновлять прошивку, заменять ФН, регистрировать и перерегистрировать, проводить техническое обслуживание.
Когда чек попадает в жесткий карантин
Ошибки, которые нашли при ФЛК, коды ошибок и их расшифровку регулирует Протокол информационного обмена между техническими средствами ОФД и информационной системой ФНС. Всего таких протоколов три — они разные на каждый ФФД.
Примеры возможных ошибок в реквизитах (тегах):
Код | Сообщение пользователю | Описание проверки |
420 | Отсутствует обязательный реквизит (тег) в кассовом чеке | Проверка наличия обязательных тегов в соответствии с типом документа |
420 | Не указано название товара (наименование предмета расчета) | Реквизит (тег 1030) должен быть включен в состав всегда, кроме случаев, когда покупатель вносит аванс (тег 1214 имеет значение «3») |
420 | Не указана мера количества предмета расчета (кг, шт., л и т.д.) | Реквизит «мера предмета расчета» (тег 2108) должен быть в чеке всегда |
505 | Неправильно заполнены теги НДС | Чек содержит хотя бы один из реквизитов: nds18 (тег 1102) сумма НДС чека по ставке 20%,
|
506 | Неправильно заполнен НДС на товар | Общая сумма НДС не должна превышать 5-кратного значения суммы чека с учетом скидок |
507 | Общая сумма товара указана неправильно | Сумма расчета в чеке (тег 1020) должна быть равна сумме значений:
|
На практике чаще всего чеки попадают в жесткий карантин по таким причинам.
1. В нем не указали обязательные реквизиты документа. Такое может быть, если, например, не обновили вовремя прошивку ККТ. Список обязательных реквизитов, которые должны быть во всех кассовых чеках, есть в статье 4.7 закона № 54-ФЗ. Это:
название документа, то есть чек;
порядковый номер;
дата, время и адрес расчета;
наименование организации или ФИО ИП;
ИНН;
налоговый режим;
признак расчета: приход, расход, возврат прихода и возврат расхода;
названия товаров и услуг, их цена и количество;
НДС;
способ оплаты товара и его сумма;
ФИО кассира;
регномер кассы;
заводской номер ФН;
QR-код и другие.
2. ФНС получила данные чеков, которые невозможно разобрать автоматическими системами. Это больше технический момент, который связан с передачей данных между ОФД и ФНС.
Также ошибки в чеках часто возникают, если какие-то операции не автоматизированы. Чем больше кассиру требуется «ручных» действий, тем больше шанс ошибиться.
Например, если банковский терминал и онлайн-касса не связаны, кассир вводит сумму покупки на терминале вручную. При большом потоке покупателей допустить ошибку просто.
Что делать, если чек попал в жесткий карантин
Обратиться в сервисный центр и обновить прошивку кассы.
На каждый чек из карантина нужно сделать чек коррекции с признаком «Приход» для ФФД 1.1 и 1.2, чек с признаком «Приход» для ФФД 1.05. Также можно отправить в ФНС сообщение — что и когда нарушили, и ссылку на чек коррекции, который исправил ошибку.
Использовать автоматизированные решения, которые максимально помогут избегать некорректного ввода.
Продукты Life Pay — это объединение кассовых и платежных решений. Благодаря таким решениям можно исключить ошибки, которые возникают из-за того, что сумму на эквайринговом терминале приходится вводить вручную. А еще продукты Life Pay упрощают работу кассира, защищают его от штрафов из-за недостач, которые вызывают ошибки при ручном вводе.
Как избежать штрафов из-за кассового чека
Объясняют эксперты в инструкции
Забирайте чек–лист «Как правильно формировать чек и не попасть под штрафы» бесплатно
Реклама: ООО «ПСП», ИНН: 9701010050, erid: LjN8KAntZ
Начать дискуссию