Когда можно отправить электронный чек
Электронный чек представляет собой, как правило, файл в формате pdf или jpg, который включает все необходимые по закону реквизиты:
название документа («чек»);
номер чека в смене;
дата, время;
название компании и ИНН;
система налогообложения;
признак расчета;
названия товаров и услуг, если они известны в момент расчета (в чеке на аванс, например, наименования позиций не указывают);
НДС;
способ оплаты;
регномер ККТ;
номер фискального накопителя (ФН);
фискальный признак документа (ФПД);
адрес сайта ФНС для проверки чеков (nalog.gov.ru);
номер телефона или адрес электронной почты покупателя;
порядковый номер фискального документа (ФД);
номер смены на кассе;
место расчета (адрес сайта);
версия формы фискального документа (ФФД);
электронный адрес отправителя;
QR-код.
Продавец может отправить его по электронной почте, ссылкой в смс-сообщении или в мессенджере.
Сразу скажем, что чек в таком формате можно выдавать не всегда. Если продавец хочет отправлять электронные чеки, нужно выполнить такие условия:
Продавец должен предварительно запросить у покупателя email или номер телефона.
Продавцу следует уточнить у покупателя согласие на получение чека в электронном варианте.
У кассового оборудования должна быть техническая возможность, чтобы отправить клиенту электронный чек.
Установите в онлайн-кассу программу LIFE POS и печатайте чеки или отправляйте их покупателям по смс или e-mail. Программа интегрируется с облачной и омни-кассой: так вы сможете принимать платежи со всех точек продаж на одну кассу и экономить на фискальных накопителях.
Если продавец выдал чек в электронной форме, то распечатывать его уже не нужно — это подтверждает Минфин в письме от 12.10.2017 № 03-01-15/66784. Но если при этом клиент требует чек на бумаге, то предоставить его придется.
Электронный чек в смс-сообщении или на электронную почту также получает клиент, который оплачивает покупку безналичным способом и при этом с продавцом не контактирует. Например, покупает что-то на сайте или в приложении магазина. Бумажный чек в этом случае можно не печатать.
Иногда касса работает в автономном режиме — например, в местностях, где нет Интернета, на территориях военных объектов, органов государственной охраны и т.д. (п. 7 ст. 2 54-ФЗ). В этом случае касса не передает данные ОФД онлайн. Тогда чеки продавец выдает в бумажном виде (п. 2 ст. 1.2 54-ФЗ).
Почему электронный чек — это выгодно
Использовать электронные чеки удобно и выгодно:
Продавец экономит на чековой ленте, а термопечатающий механизм кассы служит дольше.
Продавец может обслужить больше покупателей, ведь ему не нужно ждать, когда ККТ распечатает чек. Да и чековая лента не закончится в неподходящий момент.
Какие реквизиты должны быть в электронном чеке
Кассовый чек должен включать все обязательные реквизиты из ст. 4.7 54-ФЗ и приказа ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662. В смс продавец отправляет ссылку на полный электронный чек, так как количество символов ограничено. В сообщении также содержатся основные данные о покупке:
название (чек);
дату (иногда и время) расчета;
стоимость покупки;
регистрационный номер кассы (не всегда);
ссылку на полную версию чека.
На электронную почту может также прийти ссылка на сайт ОФД, где можно посмотреть и скачать чек, либо файл с электронным чеком, который содержит все обязательные реквизиты.
Отправляйте электронные чеки с помощью облачной кассы LIFE PAY. Благодаря ей вы сэкономите на покупке кассового оборудования, так как сможете формировать чеки на единой кассе независимо от числа мест продажи. Клиент может оплатить покупку курьеру при доставке, при расчетах в интернет-магазине или на точке продаж. Облачная касса работает без сбоев и перерывов 24/7.
Электронные чеки и обработка персональных данных клиентов
Минкомсвязи в письме от 07.07.2017 № П11-15054-ОГ разъясняет, что если номер телефона и email адрес принадлежат физическому лицу, то эта информация — персональные данные. Так продавец, который получает от покупателя email или номер телефона для отправки чеков, становится оператором персональных данных по закону 152-ФЗ. За 30 дней до начала работы с электронными чеками ему нужно уведомить Роскомнадзор, что он будет обрабатывать персональные данные своих клиентов.
Также продавцу следует обзавестись таким документом, как политика обработки персданных. Ссылку на политику в отношении обработки персональных данных нужно разместить в открытом доступе, чтобы человек мог с ней ознакомиться, согласиться и только после этого сообщить продавцу свои данные.
Сообщать в Роскомнадзор о передаче чека продавцу необходимости нет. Выдавать чек клиенту — это его обязанность, значит, разрешение от клиента на обработку данных не требуется.
Как перейти на электронные чеки
Чтобы начать выдавать чеки в электронном формате, предпринимателю нужно выбрать онлайн-кассу. Если он принимает платежи в интернете, работает с доставкой, продает товары на выезде, перевозит пассажиров, то ему подойдет облачная онлайн-касса.
Дальше ему понадобится:
Подключиться к ОФД и платежному сервису, чтобы принимать оплату картой или через систему быстрых платежей. ОФД отправит данные в ФНС, а если продавец реализует маркируемый товар, — то и в «Честный ЗНАК».
Оплатить услуги ОФД по передаче электронных чеков. Сервисы ОФД нередко отправляют чеки на email покупателям бесплатно, а вот смс — как правило, платные.
Обновить учетную систему и кассовую программу.
Электронные чеки удобны покупателям и продавцам, а в некоторых случаях — например, при интернет-торговле, без них и вовсе не обойтись. А чтобы принимать платежи в интернете — банковской картой, по QR, платежным ссылкам и Яндекс.PAY — подключите интернет-эквайринг от Life Pay. Он подходит для любого сайта и устанавливается в форме кнопки вызова формы оплаты или через интеграции с системой управления сайтом. Комиссия по оплате банковской картой — от 1,7%, оплате по QR-коду — от 0%.
Как избежать штрафов из-за кассового чека
Объясняют эксперты в инструкции
Забирайте чек–лист «Как правильно формировать чек и не попасть под штрафы» бесплатно
Реклама: ООО «ПСП», ИНН: 9701010050, erid: LjN8KYeiT
Начать дискуссию