Минспорта РФ рассматривает вопрос создания единой системы автоматизации работы учреждений в спортивной сфере. На данный момент свои системы имеет Минфин, Минобрнауки и некоторые другие ведомства. Мы не обсуждаем вопрос, насколько качественно работают эти системы (и работают ли вообще), но у Минспорта и его учреждений системы автоматизации деятельности просто нет.
Сейчас происходит сбор информации, решается, какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь и как. Идея, разумеется, благая, но традиционная проблема создания госсистем в том, что создается все крайне медленно и не всегда качественно (даже с такой стратегической системой, как Госуслуги и то случаются накладки и не раз).
Для регионов же пока ничего не изменится — автоматизация в первую очередь коснется федеральных учреждений. Что же делать региональным спортивным министерствам и департаментам спорта сейчас, пока никакой системы нет и в помине, а кроме традиционного бюджетного нужно составлять календарный план спортмероприятий, учитывать иную специфику сферы?
Разбираемся с отраслевой спецификой
А она безусловно есть — планирование участия спортсменов и иных участников (тренеров, врачей и т.п.) в различных соревнованиях и мероприятиях процесс сложный.
Необходимо детально рассчитать и обосновать стоимость участия в мероприятиях, а это проезд, проживание, питание, спортинвентарь, прочие расходы.
Важно определить размер нормативных затрат на спортсмена для получения финансирования. При этом нельзя допустить дублирования — чтобы один и тот же участник не «участвовал» одновременно в разных соревнованиях, проходящих в разных городах, а то и странах.
Без системы автоматизации часто случается, что в результате ошибочного планирования учреждение получает субсидию на мероприятие, которое не состоится или участников, которые в соревновании не участвуют.
Не готовы утверждать наличие злокозненного умысла на коррупцию, но если все планы и обоснования субсидий будут передаваться на бумаге или в экселе по электронной почте, то этого достаточно для подобных ошибок. А при проверке к ответственным за план лицам явно будут вопросы со стороны органов.
Еще хуже, когда субсидия, полученная на спортсменов, которые не участвовали в соревновании, освоена на что-то еще, и учредитель тоже получает эту информацию постфактум, а то и в результате проверки. Хотя еще раз напомним, что без системы автоматизации с правильными инструментами контроля, это обычное дело.
Кроме того, необходимо вести учет (реестр) самих спортсменов. Должна быть информация о личных данных и документах (том же паспорте), спортивной специфике (вид спорта, команда, разряд и т.п.), дисциплинах, результатах и достижениях.
Аналогичный учет требуется для тренеров. При этом остается и другой персонал — судьи, медики, помощники тренеров и др. И, конечно, необходимо иметь подробные данные о каждом спортивном мероприятии. Как собрать всю эту информацию в единую автоматизированную систему?
Поможет РАМЗЭС
В результате использования Отраслевого информационного ресурса Министерством спорта Московской области были высказаны пожелания по учету отраслевой специфики. Появилась Подсистема «Календарный план спортивных мероприятий», которая также входит в состав знакомого вам сервиса «РАМЗЭС 2.0».
Функциональные возможности подсистемы:
- Формирование и ведение реестра спортсменов, тренеров и дополнительных (медики, помощники тренеров и др.) участников спортивных мероприятий;
- Создание карточки спортивного мероприятия (наименование, дата проведения, виды спорта, дисциплины, город, код из Единого календарного плана мероприятий и др.);
- Расчет плановых и фактических затрат по группам расходов (проезд, проживание, суточные, судейство, видеосъемка и др.) на проведение соревнований, сборов;
- Мониторинг результатов по индивидуальным и командным видам спорта (протокол соревнований);
- Формирование календаря спортивных мероприятий в режиме электронного документооборота (с возможностью применения электронной подписи) с журнализацией истории изменений.
Чтобы не быть голословными, приведем вам пример результатов внедрения подсистемы в Минспорте Московской области (см. рис 1).
рис. 1
В результате подключения к системе удалось исключить дублирование участников (онлайн-система не позволяет назначить участника, если он уже занят в другом мероприятии), настроить персонифицированный учет участников мероприятий и проверку квалификации тренеров, синхронизировать данные со спортивными мероприятиями ЕКП Минспорта РФ.
Теперь в онлайн режиме можно проводить мониторинг результатов спортивных мероприятий. Ну и сама система окупилась уже более двухсот раз без учета снижения трудозатрат.
Интерфейс системы понятный и интуитивный, все данные легко находятся и систематизируются (рис. 2 и 3):
рис. 2
рис. 3
«Календарный план спортивных мероприятий» позволяет подготовить необходимые отчеты для ГРБС и обосновать все произведенные затраты. Время согласования плана сокращается за счет использования электронного документооборота и электронных подписей.
На примере того же Минстроя Московской области (см. рис. 2) мы доказали, что реально сократить время как подготовки самого плана, так и его согласования, редактирования, проверки и т.д.
рис. 4
Пока (мы точно знаем) есть 2 региона, в которых с учетом спортивных мероприятий все хорошо — Московская область и Крым, потому что они уже работают с РАМЗЭС и его отраслевым модулем — «Календарный план спортивных мероприятий».
Наша подсистема, входящая в состав комплекса по нормативному планированию (ОИР) учитывает отраслевую специфику при планировании, дает соответствующую отчетность и аналитику, обеспечивает учредителю точную информацию по бюджетной экономии в режиме онлайн.
Если ваше учреждение работает в сфере спорта, обращайтесь в компанию ФИНАТЕК, мы проведем подробную презентацию в удаленном режиме и организуем бесплатный пилотный проект по внедрению «Календарного плана спортивных мероприятий».
РАМЗЭС 2.0
Разумное финансовое планирование
Хотите узнать больше о РАМЗЭС 2.0 или заказать демонстрацию?
Начать дискуссию