В России в 2024 году предстоит еще большее распространение системы электронного документооборота (СЭД) по инициативе ФНС. Но не все пользователи знают особенности работы программы СЭД. Она может быть локальной или облачной. У каждой версии есть свои преимущества с недостатками, которые важно знать, чтобы сделать грамотный выбор.
Что такое облако и коробка
В целом система электронного документооборота позволяет создавать документы в цифровом формате на компьютере, а затем быстро передавать другим сотрудникам. Можно одновременно работать над одним документом нескольким пользователям. Руководству доступен просмотр движения документа, кто его создал, где он находится сейчас.
Функционирует все это благодаря программе, содержащей набор модулей. Они определяют функционал.
Софт может быть развернут на локальном сервере организации (отдельном компьютере) или в облачном хранилище, расположенном удаленно. Поэтому и называется коробочным или облачным.
Облачный СЭД
Первый вариант называется On-Cloud.
Клиент не покупает систему управления бизнесом, а получает к ней доступ. Это происходит при помощи ввода логина с паролем, выданных при заведении сотрудника в системе.
Работать можно через браузер ноутбука, компьютера, планшета, смартфона или через мобильное приложение. За доступ оператор взимает абонентскую плату. Ее размер зависит от количества подключенных модулей. Если выбрать полный пакет, подключить много сотрудников, цена будет выше.
Когда нужен только внутренний документооборот, к которому потребуется доступ 5–10 человек, цена окажется минимальной. При изменении масштабов бизнеса можно менять количество подключенных модулей, число пользователей.
Коробочный СЭД
Второй вариант называется On-Premise.
Он предполагает покупку программы и установку на локальный сервер. Заплатив разово всю стоимость, клиенту передаются права владельца.
Стоимость коробочной версии зависит от количества входящих в нее модулей и числа компьютеров, на которые она может быть установлена. Если доработка не потребуется, то никаких расходов больше не предвидится. Покупатель может пользоваться софтом неограниченное время.
Производитель предложит продлить техподдержку и обновление версий начиная со второго года использования за 20% от стоимости приобретения и возможных выполненных доработок.
При этом данные системы управления бизнесом и цифровые файлы хранятся в компьютерной машине компании. Это повышает безопасность, минимизирует вероятность утечки. Но для работы сервера придется подготовить особенные условия.
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования
Лучшее соотношение цены и возможностей
Какую СЭД выбрать
Чтобы определить, какая СЭД лучше, нужно хорошо понимать достоинства и недостатки обоих типов. Это упростит выбор. Рассмотрим плюсы и минусы системы электронного документооборота обоих типов в деталях.
Плюсы облачной версии СЭД
К преимуществам облачной СЭД относятся:
Отсутствие больших затрат на старте бизнеса.
Подключение сотрудников с настройкой логинов и паролей занимает 1 час. После можно сразу приступать к работе.
Клиенту не нужна локальные сервера, специальные условия для работы.
Подключаться можно с любых устройств, поэтому обрабатывать документацию получится из дома или даже в транспорте.
Передача данных от пользователей в облако происходит по защищенному каналу.
Разработчик сам обновляет софт — в штате не нужно держать специалиста или программиста.
Удобный выбор функций — клиент заказывает только те модули СЭД, которые необходимы для его бизнеса. Это помогает сэкономить на цене.
Разбирая плюсы облачной системы электронного документооборота, стоит отметить и недостатки. Если клиент забыл вовремя заплатить за подключение, услуга перестает работать.
Без интернета подключиться к облаку не получится, а значит обрабатывать документацию можно только при наличии Wi-Fi, проводного подключения или мобильного интернета, за что придется дополнительно платить.
Плюсы коробочкой версии СЭД
К плюсам СЭД из коробки относятся такие факты:
Данные не выходят за пределы фирмы, они хранятся на собственном сервере, что исключает утечку конфиденциальной информации.
Внутренний обмен документами между рабочими компьютерами может происходить по локальной сети без подключения к интернету.
Если доработок не требуется, то после покупки отсутствуют дополнительные платежи. Покупатель становится бессрочным владельцем программы.
Но у коробочного решения есть минусы. Основной — высокая цена на старте. Еще потребуется покупка сервера, организация правильных условий для его работы. Сюда включается: поддержание постоянной температуры, создание резервного питания.
Работать с электронными документами получится только с тех устройств, на которые установлена программа. А их количество ограничено лицензией.
Подведем итог по выбору СЭД в 2024 году.
Коробочный вариант — лучше для крупных компаний, имеющих достаточно ресурсов для разовой покупки, установки сервера, его обслуживания. Это поможет держать конфиденциальную информацию в условиях повышенной секретности.
Для небольшого бизнеса – лучше облачная СЭД с минимальной месячной платой, которую можно скорректировать по количеству выбранных функций, числу пользователей.
Получите бесплатную консультацию по настройке СЭД в вашей компании
Наведите порядок во внутренних документах компании, исключите потери, сократите сроки согласования!
Запишитесь на бесплатную консультацию
Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8Kb1AX
Начать дискуссию