BPM — что это такое, топ систем управления бизнесом в 2024 году

Успешное развитие любой компании невозможно без качественного управления бизнес-процессами. 

ВРМ (Business Process Management) — это методика управления бизнес-процессами, основанная на планировании, моделировании, анализе и оценке рабочих операций. 

BPMS (Business Process Management System) — это программный продукт, задача которого — выстроить взаимодействие между бизнес-процессами предприятия для правильной организации и контроля работы каждого из отделов. 

Благодаря автоматизации бизнес-процессов значительно сокращается время на выполнение рутинных операций, отпадает потребность использовать бумажные документы, сокращаются финансовые расходы.

Внедрение ВРМ-системы поможет вывести управление бизнесом на новый уровень. Компания в режиме реального времени будет видеть, как проходит каждый этап выполнения задачи, в критической ситуации ответственный сотрудник сможет быстро среагировать и внести необходимые изменения в рабочий процесс.

Задачи, которые решает BPM-система: 

• Оптимизация — упрощение бизнес-процессов, выявление слабых мест, нахождение инструментов для улучшения качества той или иной операции. Автоматизация рутины, повышение точности выполнения задач, сокращение времени на их выполнение.

• Моделирование бизнес-процессов — программа позволяет создавать модели бизнес-процессов, включающие последовательность действий, список участников и необходимые ресурсы. 

• Управление информацией — ПО предусматривает организованное хранение и управление данными, что обеспечивает их безопасность и улучшает доступ к информации (персонал тратит меньше времени на поиск документов).

• Контроль — BPM-системы контролируют выполнение задачи от и до, уведомляют сотрудников о сроках, сообщают о производительности операций. 

• Отчетность и аналитика — BPMS анализируют эффективность бизнес-процессов, создают отчеты и дашборды (информационные панели, содержащие протоколы и статистические данные с элементами инфографики). С помощью аналитики предприятие может выявлять тенденции развития и принимать решения для совершенствования бизнес-процессов.

• Интеграция с другими информационными системами — обмен данными между программными решениями исключает дублирование информации и обеспечивает ее целостность.

Функции BPMS:

• Мониторинг. Поиск слабых мест и проблем поможет, например, выявить лишние процессы, которые тратят ресурсы компании, но не приносят результат. Часто бывает, что отдельное действие замедляется на определенной стадии или определенном работнике. ВРМ-система может изучить ситуацию и найти оптимальное решение проблемы.

Также мониторинг дает руководителю представление о том, сколько времени тратит персонал на одну операцию, какие процессы наиболее востребованы, кто делает работу быстрее, а кто медленнее, и вообще, сколько задач отработал за день отдел или конкретный сотрудник.

• Планирование. Анализ подчеркивает слабые места, например, недостаток кадров или ресурсов, а компания планирует бизнес-процессы с учетом этих данных.

• Точность и скорость. То, что раньше сотрудники делали вручную, теперь выполняет система: быстро и без ошибок. 

• Прозрачность. ПО позволяет отслеживать статус выполнения задачи, персоналу не нужно собирать информацию по отделам: в программе всегда видно, кто что делает и какой вклад вносит в развитие бизнеса. Руководитель видит общую картину: знает численность штата, обязанности сотрудников, объем имеющихся ресурсов.

• Организационная гибкость. Персонал может предлагать идеи по улучшению операций, участвовать в их реализации и разработке.

• Адаптивность и управление изменениями. С BPM-системами предприятия легко адаптируются к новым требованиям рынка, быстро изменяют существующие процессы и запускают новые. Бизнес будет использовать те действия, которые принесут наибольшую прибыль. К слову, многие компании, применяющие BPMS, добились максимальной прибыли даже в период пандемии коронавируса за счет реорганизации внутренних операций.

• Ответственность. Персонал не только знает, что работа каждого влияет на результат, но и видит, как именно влияет. Поскольку работу видят и руководители, сотрудники более мотивированы не затягивать сроки, сотрудничать с коллегами и оказывать им помощь.

ВРМ-решение включает в себя три ключевых элемента: 

• Административную панель — форму, через которую настраивают бизнес-процессы.

• Ядро системы (BPM-движок) — реализует процессы: запускает, заставляет работать по плану, отслеживает выполнение, осуществляет переходы между этапами.

• Пользовательский интерфейс — способ взаимодействия сотрудников с самой  системой. 

Бизнес-процессы

Наведите порядок в процессах компании прямо сейчас

Попробовать

Система управления бизнес процессами ВРМ — информационный ресурс, позволяющий управлять задачей и контролировать ее на всех стадиях исполнения.

Составили рейтинг из шести BPM-систем, опираясь на мнение экспертов и пользователей ПО. При выборе руководствовались следующими критериями:

• Технологическое наполнение — число задач, которые решает программа, возможность настройки сроков и доработки под определенные пользовательские запросы. 

• Стоимость — несмотря на то, что на рынке представлены бесплатные ВРМ-системы, их функции ограничены. Но у большинства известных программ есть бесплатный пробный период, поэтому пользователь может протестировать разные варианты и выбрать подходящий.

• Востребованность в РФ — запросы отечественных компаний часто значительно отличаются от зарубежных.

• Эффективность — насколько удобны функции ПО, есть ли руководство по моделированию задач. Также имеет значение оперативность работы техподдержки в случае необходимости и то, как быстро персонал осваивает конфигурацию софта.

• Удобство интерфейса — он должен быть максимально комфортным: четко отражать инструменты и не вызывать проблем с пониманием выполняемых действий.

• Возможность интеграции с другими системами — BPMS не должна вступать в конфликт с программами, которые уже задействованы в организации. 

• Расширенные возможности — наличие KPI для сотрудников с учетом рабочего (календарного) времени, счетчики задач, сохранение черновика бизнес-процесса, создание документа по образцу в ходе операции и др.

«Бизнес-процессы» — это современное решение, основанное на концепции попроцессного управления организацией. Модуль решает множество задач: исполнение и контроль поручений, электронного документооборота, создание грамотного взаимодействия между подразделениями компании. 

Возможности:

• Делегирование — по мере необходимости задача передается от одного лица другому.

• Совместное принятие решений — участники могут обсудить возникающие вопросы и принять совместное решение.

• Мгновенное уведомление исполнителя о поступившем задании.

• Постоянный доступ к истории процесса — возможность анализировать и улучшать процесс, основываясь при этом исключительно на реальных показателях.

• Типовые и произвольные процессы — концепция BPM-системы рассматривает работу предприятия как комплекс разных бизнес-процессов, каждый из которых имеет свое четкое назначение.

• Проекты — можно не только отслеживать ход выполнения проекта, но и контролировать бюджет, что позволяет компании эффективно управлять своими проектами.

• Гибкое реагирование на изменение внешних условий — инструменты решения помогают масштабировать бизнес и работать над снижением издержек и повышением эффективности.

• Управление взаимоотношениями с клиентами — возможность вести базу клиентов и продажи в одном месте, что повышает уровень продаж и обеспечивает более конструктивное взаимодействие с клиентами.

• Корпоративный портал — ПО позволяет создать корпоративный портал, направленный на более тесное сотрудничество и информационное взаимодействие внутри компании. Фирма сможет публиковать в нем новости, общаться в чате, вести календарь и хранить документы. 

• Идеи — система поможет собрать и реализовать инициативу сотрудников: перспективные предложения, способствующие улучшению бизнес-процессов.

Недостатки:

• Требуется время для освоения модуля, несмотря на наличие обучающих материалов.

Стоимость: все функции модуля «Бизнес-процессы» можно оценить бесплатно в течение 7 дней. Стоимость полноценного внедрения, включающего аудит действующих бизнес-процессов, разработку инструкций, полную настройку структуры процессов предприятия и обучение персонала рассчитывается по запросу.

Решение отечественного разработчика, позволяющее создавать BPM-системы и бизнес-приложения с помощью технологии low-code.

Задача Low-code BPMS — разрабатывать IT-решения для каждого направления деятельности предприятия: автоматизировать работу склада, организовать качественную работу по проведению конкурсных закупок, повысить уровень управления взаимоотношениями с клиентами и др. 

Возможности Comindware Business Application Platform:

• автоматизация процессов, включающая множество настроек;

• большая библиотека процессов (более 100 шаблонов);

• поддержка BPMN — международного стандарта проектирования бизнес-операций;

• управление задачами и человеческими ресурсами (HRM);

• отслеживание проблем;

• контроль над управлением бизнесом и командной работой;

• автоматическое обновление ПО;

• управление безопасностью (система использует протокол SSL, препятствующий несанкционированному доступу и хакерским атакам);

• поддержка 24/7.

Недостатки:

• нехватка методической документации;

• возможны проблемы интеграции со сторонним ПО;

• приборная панель не предусматривает опцию создания инфографики и аналитики;

• не учтен размер бизнеса в вопросах обслуживания — например, в случае расходов на продление применения ПО не учитывается размер предприятия.

Стоимость зависит от потребностей бизнеса и выбранного тарифа. Есть демоверсия — предоставляется на 90 дней. Цена индивидуального решения с учетом детального анализа запросов клиента рассчитывается от 1,5 млн рублей.

Low-code BPMS для автоматизации бизнес-процессов, в том числе маркетинга, продаж, аналитики, техподдержки, коммуникаций с клиентами. 

Возможности:

• возможность дистанционной работы без установки специального программного обеспечения через браузер;

• интуитивно понятный конструктор бизнес-процессов;

• комфортный интерфейс, в котором разберутся даже самые далекие от IT-технологий работники;

• наличие подробных инструкций для пользователей в открытом доступе.

Недостатки:

• ограниченная функциональность, небольшое количество смежных модулей;

• невозможно приобрести отдельные дополнительные модули.

Стоимость: есть бесплатная версия для 5 пользователей с ограниченным набором функций. Для организаций численностью не более 200 сотрудников лицензия будет стоить 45 000 рублей, стоимость корпоративного ПО обсуждается индивидуально.

Российская система управления бизнес-процессами. Обеспечивает подключение тысяч пользователей одновременно, имеет готовый набор бизнес-решений для широкого спектра задач, связанных с делопроизводством, кадровым документооборотом, архивацией и возможностью доработки процессов без знаний IT-технологий. 

Directum RX — это гарантия высокой производительности, отказоустойчивости и безопасности данных.

Directum RX предпочитают, в основном, средние и крупные компании, а также госучреждения.

Возможности:

• Встроенные интеллектуальные сервисы позволяют не терять время на рутину при обработке файлов.

• Учет задач конкретного отдела: цифровая бухгалтерия, согласование счетов и договоров, HR-процессы, делопроизводство, закупочная и проектная деятельность — более 30 решений, которые компания может внедрить в короткие сроки.

• Возможность работать как в облачном сервисе, так и локально.

Недостатки:

• Из-за большого количества функций требуется время на освоение всех возможностей и инструментов.

• Для интеграции со сторонним ПО система может требовать соответствующую IT-инфраструктуру, и как следствие, дополнительное время и ресурсы.

• Стоимость может быть выше в сравнении с другими подобными сервисами в зависимости от тарифа и комплекса решений, которые выберет бизнес.

• Ограниченная функциональность для доработки.

Стоимость: Directum RX не предоставляет организациям бесплатный пробный период. Подробную информацию о стоимости тарифных планов запрашивают у поставщика.

По словам вендора, решением пользуются более 1,5 млн компаний по всему миру. За счет широкого спектра функций платформу могут использовать компании любой отрасли.

Битрикс24 — облачный сервис для автоматизации операций. Помогает организовывать внутренние процессы, анализировать текущую деятельность и эффективно планировать будущую.

Возможности:

• безопасность — файлы хранятся на облачном диске;

• прозрачная аналитика — числовые и графические данные, создание отчетов любой сложности;

• техподдержка 24/7;

• инструкции и обучающие материалы;

• возможность настроить BPM под любые задачи;

• интеграция с другими сервисами;

• бесплатный пробный период. 

Недостатки:

• интеграция с 1С возможна только в платных тарифах;

• звонки недорогие, но платные.

Стоимость: разработчик предлагает бесплатный тариф и 3 платных тарифа (зависят от количества пользователей):

• Бесплатный — с неограниченным количеством пользователей, но урезанным функционалом.

• Базовый — 1 990 руб/мес, 5 пользователей, обширный функционал.

• Стандартный — 5 590 руб./мес., 50 пользователей, множество инструментов.

• Профессиональный — 11 190 руб/мес, 100 пользователей, широкие возможности для крупных компаний.

«Первая Форма» — ВРМ-система для управления бизнес-процессами, документами и проектами, а также для организации эффективных коммуникаций. Гибкий конструктор, который настраивает задачи в строгом соответствии с запросами клиента. Новые операции запускаются быстро, а существующие компания может настраивать «на ходу», так как большая часть настроек не требует знаний языков программирования.

Это решение актуально для предприятий торговли и консалтинга, производственных структур и строительных компаний.

Возможности:

• много полезных модулей — электронный документооборот, управление продажами, кадрами, ресурсами;

• визуализация данных — сотрудники используют для работы карточки, списки, диаграммы, ленты активностей, различные виджеты;

• мобильное приложение — все функции, доступные в веб-интерфейсе, есть в бесплатном мобильном приложении;

• понятный интерфейс без лишних элементов;

• интеграции с мессенджерами, корпоративной телефонией, электронной почтой, социальными сетями;

• простой процесс внедрения в компанию любого размера.

Недостатки:

• ограниченные возможности масштабирования;

• в случае повышенных требований к безопасности пользователи могут столкнуться с ограничениями в контроле защиты информации.

Стоимость рассчитывается в индивидуальном формате.

Доступные тарифы:

• On-Premises: 7 500 руб. — ограниченная лицензия, 22 000 руб. — неконкурентная или именная, 33 000 руб. — конкурентная.

• SaaS: 850 руб. за пользователя — неконкурентная или именная лицензия, 1 250 руб. за пользователя — конкурентная, ограниченная — по запросу компании.

Выбор BPM-системы — значимое событие для любого предприятия, которое стремится к грамотному управлению бизнес-процессами и росту их эффективности. 

При выборе платформы:

1. Определите свои потребности. 

Четко сформулируйте, какие задачи будет решать компания с помощью BPMS, какие процессы требуют оптимизации и улучшения — так вы сможете рассматривать те системы, которые предлагают нужные вам функции.

2. Учитывайте гибкость.

В идеале BPMS должна расти вместе с вашим бизнесом. Масштабируемость дает возможность добавлять пользователей и новые задачи.

3. Изучите интерфейс.

Понятный и удобный интерфейс — плюс ВРМS. Сложные элементы увеличивают время на обучение сотрудников, снижая общее качество работы с системой.

4. Обратите внимание на функцию интеграции.

Платформа должна интегрироваться с уже установленными программными продуктами, это упростит переход на новую систему и снизит количество возможных сбоев в работе.

5. Проанализируйте стоимость.

Важно учитывать не только подписку или начальную цену лицензии, но и дальнейшие траты на обслуживание, поддержку и обновления. Есть платформы с низкой начальной стоимостью, но высокими расходами на обслуживание в будущем.

6. Уточните, есть ли тестовый период.

Бесплатный пробный период использования ВРМ-системы — это возможность оценить функционал и удобство в реальных условиях деятельности вашей компании.

7. Изучите отзывы.

Просмотрите отзывы других организаций — вы получите о возможных проблемах внедрения и уровне поддержки.

Только подробный анализ потребностей вашей компании, внимание к деталям при выборе решения и оценка потенциальных систем обеспечат успех на пути к трансформации вашего бизнеса.

На самом деле, любому бизнесу. 

Конечно, выгоду от внедрения ВРМS особо ощутят средние и крупные предприятия с большим количеством сотрудников, отделов и разными каналами связи. Платформа поможет наладить конструктивное взаимодействие между подразделениями в рамках целей и задач, которые ставит руководство.

Рассмотрим подробней отрасли, где системы по оптимизации бизнес-процессов пользуются наибольшим спросом.

• Розничная торговля. Управлять складскими операциями, обрабатывать заказы, улучшать клиентский сервис и эффективно работать с поставками — все эти операции автоматизирует платформа, которую использует ритейл.

• Производство. Бизнес-процессы компании, включая выпуск продукции, логистику, отслеживание поставок, управление запасами сырья, на всех этапах и в полном объеме контролирует платформа.  

• Финансовая отрасль. C помощью BPMS банки и страховые компании упрощают обработку заявлений и работу с данными клиентов. Решение за несколько минут позволяет оценить платежеспособность и надежность клиента, который оформил заявку на кредит.

• Здравоохранение. Медучреждения давно используют BPM для улучшения управления клиентской базой, обработки данных пациентов, упрощения процесса регистрации и управления запасами лекарственных средств.

• Цифровая коммерция. BPM-система — незаменимый помощник крупных маркетплейсов, помогающий организовать процесс продаж: движение товара, доставку, заключение договоров с поставщиками. 

• IT-сфера. Развернуть и контролировать процесс разработки проектов, анализировать прибыльность и эффективно распределять рабочие ресурсы помогает система компаниям IT-индустрии.

Однозначно, стоит. 

Платформа позволит малому предприятию более организованно расти и настроить работу так, чтобы выжить в сложное время: когда потребуется автоматизировать и регламентировать отдельные операции или возникнет необходимость взаимодействовать с большим потоком клиентов, причем данное взаимодействие нужно будет постоянно улучшать и научиться управлять им.

Кроме того, BPMS снизит себестоимость бизнес-процессов, сделает аналитику более четкой и наглядной.

CRM-система — это программное решение для контроля взаимодействия компании с клиентами. Система хранит и распределяет данные о покупателях и заказах, оптимизирует маркетинг, повышает продажи и качество обслуживания. 

ВРМS сама управляет задачей, сама передает файлы на подпись, следит за сроками, создает отчеты.

ERP-система —  идеальное ПО для планирования ресурсов в производственной отрасли. Решение помогает понять, сколько продукции должно быть выпущено, что и в каком количестве для этого нужно. ERP ведет учет финансовых транзакций компании, показывая реальное положение дел.

Таким образом: BPM-система управляет действиями и задачами, CRM выстраивает процессы взаимоотношений с покупателем, а ERP контролирует транзакции, но не обрабатывает бизнес-процессы от начала и до конца.

BPM-система не только повышает эффективность рабочих процессов, но и делает сотрудников более вовлеченными: отделы взаимодействуют по заданным правилам, им легче оценивать результаты своих действий.

В BPM-системе можно:

• Создавать и настраивать бизнес-процессы, отслеживать задачи, утверждать решения.

• Управлять качеством обслуживания — особенно актуально для малых предприятий, где зачастую не хватает квалифицированных специалистов, чтобы соответствовать уровню сервиса, который диктует рынок. 

• Согласовывать договоры и контракты, продлевать их действие, контролировать исполнение.

• Создавать отчеты, которые можно экспортировать с телефона или ПК в разных форматах.

• Хранить файлы в электронных архивах — документ легко найти с помощью фильтров и ключевых слов: поиск занимает считанные секунды.

• Контролировать внутренние коммуникации — руководитель всегда может посмотреть, на какой стадии находится проект, как происходит взаимодействие внутри компании, а команда может обмениваться данными в системе без использования сторонних мессенджеров.

Бизнес-процессы

Наведите порядок в процессах компании прямо сейчас

Попробовать

Реклама: ООО «А2Б», ИНН 0278193901, erid: LjN8K42mY