29 нояб. в 11:07 ЭДО

Зачем внедрять СЭД в 2025 году: функции и возможности

В России продолжается тенденция к цифровизации, которая помогает ускорить бизнес-процессы и сократить расходы. Это наблюдается в крупных организациях, но средний и малый бизнес тоже ощущает от этого пользу.

К концу 2024 года некоторые документы в стране будут использоваться на 95% исключительно в цифровом виде, поэтому переход на систему электронного документооборота (СЭД) в 2025 году еще более актуален. Разбираемся, зачем его внедрять компаниям, как это повышает эффективность и развивает бизнес.

Почему вопрос внедрения СЭД так актуален

В России поставлена цель полного перехода на цифровое ведение документации для определенных сфер бизнеса до конца 2025 года. Недавно организация Konica Minolta провела исследование, опросив более 150 преуспевающих компаний РФ. Это ведущие производители, IT-агентства и финансовый сектор.

Из них 91% уже используют систему электронного документооборота. Остальные 9% планируют на нее перейти в ближайшее время. Возможно, пока готовилась эта статья, они уже это сделали. При опросе почти половина участников сообщила, что планирует сохранить финансирование СЭД на постоянном уровне, а треть опрошенных сказали, что будут даже увеличивать бюджет на цифровизацию, поскольку им нужны новые функции.

Статистика успешных компаний показывает, что отказ от бумажного документооборота в пользу СЭД поддерживает рост бизнеса. Вот почему в 2025 году так актуально выбрать подходящую программу и внедрить ее в работу своей фирмы.

Внедрение системы электронного документооборота актуально для любой сферы от производства до финансов. В 2025 году это необходимо, чтобы:

Прозрачно вести свою деятельность.
Предотвратить потерю файлов.
Участвовать в госзакупках
Быстро подписывать документы.
Держать все файлы в порядке и легко их находить при необходимости.
Предупредить фальсификацию, кражу документации.

При помощи хорошей программы можно качественно выстроить работу с внутренними документами организации. Чем крупнее фирма, тем больше в ней сотрудников, а также количество процессов, требующих документального оформления. При ручной обработке, распечатывании, подшивании, складировании образуется огромный бумажный архив. Требуются дополнительные сотрудники и время для работы с этим.

Бизнес-процессы

Наведите порядок в процессах компании прямо сейчас

Достоинства СЭД

Переход к электронному формату действительно позволит компании решить целый ряд вопросов. Если не перейти на электронный документооборот сейчас, то бизнес рискует остаться далеко позади в текущих условиях цифровой трансформации.

Говоря о конкретных достоинствах ведения документации в электронном виде, можно выделить следующие:

Экономия времени. Создание документов, согласование, подписание, отправка, архивирование происходят на 50–90% быстрее. Получатель видит файл уже через несколько секунд после отправки, даже если он находится на другом этаже здания или в другой части города. Не нужны почтовые услуги, курьеры.
Экономия финансов. Фирма прощается с конвертами, сокращаются расходы на бумагу, принтеры, картриджи, логистические услуги. Не нужно закупать папки для хранения, тратиться на стеллажи, выделять для этого отдельное помещение.
Возможность работать из любой точки. Теперь можно нанимать опытных сотрудников из других городов, чтобы они работали удаленно. Это повышает производительность, помогает быстрее найти подходящие кадры, поскольку ничего не ограничивает территорию для выбора. Мобильные сотрудники фирмы, находясь на выезде, могут сразу вносить информацию в таблицы, отчеты, чтобы другие участники видели изменения.
Защита данных. Документация не потеряется, ее не украдут, она не намокнет, не сгорит. Неуполномоченные работники не видят файлы, с которыми работают другие — доступ разделен.

Следующее достоинство СЭД — удобство использования. Программа доступна как для установки на сервер компании, так и через подключение к облаку.

Первый вариант подходит крупному бизнесу. Это полностью изолирует файлы от внешней среды, актуально для сохранения коммерческой тайны.

Облачная версия пользуется спросом у малого и среднего бизнеса. Не требуется покупать сервер, нанимать специалиста для его обслуживания, платить за лицензию. Достаточно выбрать сотрудников, которым нужен такой инструмент и предоставить им доступ в браузере. Работать можно как с компьютера в офисе, так и с любого планшета или смартфона. Достаточно запомнить логин с паролем.

Функции и возможности, которые открывает СЭД

При помощи модуля СЭД, который есть в программе от Компании А2Б, можно:

Легко создавать документы благодаря заранее сформированным шаблонам.
Отправлять файлы другим работникам (одному или сразу группе).
Создавать маршруты для согласования (постоянные или разовые) для экономии времени.
Вносить правки в карточку документа, создавать версии файлов, отправлять его на доработку.
Подписывать документацию. Большинство файлов сопровождаются автоматической простой подписью. Для этого достаточно войти в систему, введя логин с паролем. Важные приказы по производству можно дополнительно заверять цифровой подписью руководителя, чтобы не было сомнений в том, кто издал документ.

Функционал программы позволяет задавать разные уровни доступа. Сотрудники видят только те файлы, которые им необходимы для работы. Руководитель знает, кто сейчас работает над документом.

Можно автоматизировать некоторые процессы, чтобы получать отчеты и аналитику за выбранный период времени.

При согласовании доступна установка сроков. По мере их приближения софт покажет уведомление.

Когда файл попадает в архив, он проходит сквозное шифрование и регистрируется. Найти его легко по разным параметрам, введенным в строку поиска. Сам архив ведется в двух экземплярах, поэтому ничего не потеряется даже при системном сбое.

Кроме модуля СЭД, у компании А2Б есть инструмент «Цели» для выстраивания ориентиров, задающих приоритетные направления работы сотрудникам и дальнейшей декомпозиции на более мелкие проекты и поручения. Модуль «Проекты» для ведения календарных планов-графиков реализации проектов, а модуль «Поручения» важен для контроля исполнения задач.

Визуальные отчеты и диаграмма Ганта показывают продвижение и объем задач, находящихся на исполнении. Есть CRM для ведения базы клиентов и управления продажами. Их можно использовать совместно с системой электронного документооборота или заказать только сам модуль СЭД.

Как отмечают опрошенные компании, внедрение внутреннего СЭД увеличивает рост производительности. В 2025 году на цифровое ведение документов перейдет еще больше фирм и организаций. Внедрение системы поможет не только не отставать от прогресса, но и оптимизировать деятельность своей компании, прибавив ей мощности для движения вперед.