Ошибки в отчетности и требования от ФНС — главный секрет бессонницы бухгалтера

Спроса — много, финансовой ответственности — еще больше, а для большинства коллег бухгалтерия видится каким-то волшебным механизмом, который функционирует сам собой, без продыху и перебоя.

Каково это: нести всю учетную нагрузку на хрупких плечах, мастерски лавировать между требованиями ФНС и задачами руководства, вылавливать ошибки в отчетности, чтобы не подставить фирму на штрафы — знает только специалист бухгалтерии.

Будет ли когда край? Давайте разбираться вместе, как упростить и оптимизировать профессиональный путь бухгалтера.

Проблема №1. За себя и за того парня

Начнем с самого больного. Работа бухгалтера часто предполагает широкий круг обязанностей, сверхурочные, совмещение нескольких должностей или ведение сразу нескольких юридических лиц. Кто-то сам набирает побольше функционала в надежде дополнительно заработать. Но случается и так (особенно в небольших компаниях), что бухгалтеру за «спасибо» приходится брать на себя задачи кадровика, секретаря, завхоза, начальника склада или финансового директора.

Еще и руководство не всегда готово трезво оценить объем работы главбуха и расширить штат сотрудников. В итоге на одни плечи ложится и оформление первички, и сдача отчетности, и расчет зарплаты коллективу.

Как с этим жить: постараться действовать «по уставу», а точнее — по должностной инструкции. Если какие-то задачи выходят за рамки установленных обязанностей, прямо говорите об этом генеральному директору, а просьбы сотрудников — смело фильтруйте, при необходимости — делегируйте ответственным лицам.

Организуйте и структурируйте рабочую рутину. Полезной практикой является ведение «календаря бухгалтера», чтобы четко планировать время и не забывать про сроки сдачи отчетов, сверки с контрагентами, арендные и прочие периодические платежи.

Психологи советуют группировать однотипные задачи в течение дня на блоки, это поможет справляться быстрее и результативнее.

Если в компании вы — не единственный бухгалтер, а все-таки есть штат подчиненных сотрудников, четко распределите обязанности. При появлении новой задачи, назначайте ответственное лицо и устанавливайте строгий срок для ее решения.

Проблема №2. Только расквитался с отчетностью, а налоговая закидывает требованиями

Налоговики вправе в рамках камеральной проверки запросить любые требования, документы и информацию (ст. 93 НК). Есть и другие причины для получения «писем счастья»: контроль сделок между взаимозависимыми лицами, подтверждение обоснованности нулевой ставки и налоговых вычетов, встречные проверки. Так или иначе, общение с фискалами может занимать у бухгалтера достаточно много рабочего времени.

Как с этим жить: самым недальновидным решением является глухое молчание. Ответить на запрос налоговой все равно придется, иначе компании грозит штраф до 20 тыс. руб. (п. 1–2 ст. 126 НК). Но есть секреты, как оптимизировать время и ресурсы.

• Будьте краткими. Необязательно давать ИФНС развернутый и подробный ответ. На требование письменных пояснений оформите сообщение в свободной форме, где четко изложите обстоятельства. 

Если же поступил запрос документов или информации, подготовьте копии строго по списку. Не нужно множить и «светить» лишние бумаги, которые относятся косвенно или вообще не имеют отношения к делу.

• Проверьте, есть ли законные основания отказать налоговой в предоставлении пояснений (документов). Например, если:

  • требования предъявлены в рамках «камералки», которая уже окончена;

  • требования по декларации, в которой отсутствуют ошибки и противоречия;

  • запрашиваемые документы уже передавались в ФНС ранее.

• Рассчитайте срок для дачи ответа. 

При поступлении запроса по ЭДО у компании есть 6 рабочих дней, чтобы передать Квитанцию приеме требования. Плюс 5 рабочих дней для подготовки ответного письма (приказ ФНС от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@). В совокупности — 11 суток, которые нужно использовать с умом. 

Когда требований от налоговой становится слишком много, и в ваш рабочий день все задачи уже не влезают, стоит поговорить с руководителем о найме еще одного сотрудника. Вы сможете пойти на повышение и руководить командой бухгалтеров. 

Проблема №3. Не допросишься «первички»

Задержкой документов грешат не только собственные сотрудники, но и контрагенты. Отсутствие товарных накладных и актов, оформленных надлежащим образом, грозит компании штрафами за несоблюдение правил учета до 30 тыс. руб. (ст. 120 НК). Без закрывающих документов довольно проблемно взыскивать дебиторку. И еще — покупатель может впоследствие отказаться от части поставки: изменится выручка и НДС к уплате.

Что с этим делать: пропишите в договоре с контрагентом четкие сроки обмена «первичкой», а за их нарушение предусмотрите санкции, которые будут стимулировать покупателя соблюдать обязательства.

Если телефонные звонки слабо действуют, попросите юриста составить письменное требование со ссылкой на штрафные санкции по договору. Как правило, на этом этапе вопрос решается довольно быстро.

Проблема №4. «Как пожар — хоть увольняйся!»

Безусловно, самым «горячим» временем в жизни каждого бухгалтера являются периоды сдачи отчетности: документы нужно отправить к определенным датам, в формах — не допустить ошибок, избежать штрафов и доначислений в будущем.

Например, на ОСНО набирается внушительный список, причем какие-то отчеты подаются раз в год (декларация на имущество), другие — ежеквартально и даже ежемесячно (декларации по НДС, по налогу на прибыль, 6-НДФЛ, РСВ).

Как выжить в таких условиях: советы по «выживанию» довольно очевидны, но мы все равно напомним о главном.

1. Заранее готовьте документацию и оставьте себе время исправить ошибки.

Старайтесь отправлять отчеты не в последний разрешенный день, а за 3–4 дня до истечения срока, в идеале — за неделю.

2. Привлекайте электронных помощников.

На подмогу бухгалтерии сегодня приходят множество специальных программ и сервисов, которые не только автоматически готовят отчетность для ФНС, СФР и Росстата, подтягивая данные из 1С, но и сигнализируют специалисту, когда нужно все отправить, чтобы уложиться в сроки.

3. Спрашивайте совет у профессионалов, а не гуглите.

Если возник сложный вопрос в бухгалтерском или налоговом учете, лучше проконсультируйтесь с профессионалами, но не ищите бесплатных советов на форумах. К сожалению, вы не можете быть уверенными в высокой квалификации «диванных экспертов», а случайные мнения часто обходятся для компании слишком дорого.

Оптимальный способ систематизировать знания и восполнить пробелы — пройти курс повышения квалификации в своей профессии. Рекомендуем практический онлайн-курс  «Главный бухгалтер» от Академии Eduson для тех, кто хочет не гореть на работе, а получать от нее удовольствие и достойный доход. 

А если вы уже давно работаете бухгалтером и чувствуете, что готовы расти дальше, пройдите курс«Финансовый директор». Вы научитесь разрабатывать финансовую стратегию, управлять рисками и денежными потоками, а значит, сможете претендовать на повышение. 

Получите бесплатную консультацию по программам обучения

Выбирайте с умом то, что нужно именно вам!

Закажите бесплатную консультацию!

Оставьте контактные данные и наши менеджеры с вами свяжутся:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Эдюсон», ИНН 9721194461, erid: LjN8KcaFt