Электронный документооборот в 1С: как внедрить и настроить

Что такое 1С-ЭДО и какие у него возможности

1С-ЭДО — решение фирмы «1С», с помощью которого проводится обмен значимыми электронными документами с контрагентами прямо из «1С:Предприятия». В нем осуществляют процедуры создания, проверки, визирования и архивирования документов, а также отслеживают время начала и окончания работы над ними.

Если кратко говорить о возможностях и преимуществах ЭДО в 1С, то можно выделить несколько:

• Сервис уже встроен в типовые конфигурации 1С, так что не нужно переключаться на другие программы или сайты.

• Составление, подписание и отправка документов из программы 1С происходит буквально в один клик.

• Журналы и реестры входящих/исходящих электронных документов заполняются автоматически.

• Все данные о подключенных к 1С-ЭДО организациях отображаются в стандартном справочнике «Контрагенты». А запустить обмен документами с такими контрагентами можно просто нажав одну кнопку. 

• Полученные электронные документы служат основой для автоматического формирования учетной документации.  

• Удобные ответы на требования налоговой о предоставлении документов. Не приходится заниматься поиском, копированием и организацией бумажных экземпляров — вся документация легко подбирается прямо на платформе 1С, подписывается электронной подписью и отправляется через 1С-Отчетность.

• Обмен с контрагентами настраивается в программе 1С. А связь с абонентами некоторых крупных операторов ЭДО может производиться автоматически, что избавляет от необходимости ожидания обработки заявки оператором.

• Программа совместима с «1С:Бухгалтерия» 2.0 и 3.0, «1С:Бухгалтерия КОРП», «1С:Управление торговлей» 10.3 и 11, «1С:Розница» 2.0, «1С:Комплексная автоматизация» 2.0 и др.

Что внедрение 1С-ЭДО дает современным компаниям

Поскольку 1С-ЭДО автоматизирует процесс обмена документами, его функционал помогает забыть о бумажной волоките, долгих поисках информации и рутинных операциях. Система позволяет все это делать в электронном виде, что значительно ускоряет и упрощает процесс работы с документами. Происходит огромное снижение затрат на канцелярские принадлежности, ручной труд персонала и содержание архива. 

К тому же, 1С-ЭДО обладает гибкостью и масштабируемостью, позволяя интегрироваться с другими информационными системами, такими как ERP и CRM, благодаря чему становится возможным создание единой информационной среды для управления бизнесом. Компаниям становится проще масштабировать свою деятельность и адаптироваться под изменения внешней среды. Все что вы хотели знать об 1С: эксперты ответили на 10 популярных вопросов >>>

Как внедрить и настроить 1С-ЭДО: пошаговый алгоритм

Сервис 1С-ЭДО полезен как для малого и среднего, так и для крупного бизнеса. Он упрощает выполнение ряда рутинных задач и, соответственно, увеличивает эффективность сотрудников. Чтобы запустить его, нужно тщательно изучить правила пользования и совершить ряд определенных шагов.

Шаг 1. Проанализируйте потребности и выберите решения. Перед началом внедрения 1С-ЭДО необходимо понять потребности вашей компании. Определите, какие документы и процессы будут автоматизированы, а также учтите особенности отрасли и бизнес-процессов. После этого выберите подходящую версию и оператора 1С-ЭДО и приобретите необходимое количество лицензий. С такой задачей легко справиться штатный 1С аналитик. Если его у вас нет, то можно направить на обучение одного из бухгалтеров компании. В школе Action Digital School он всего за 8 месяцев освоит новую профессию на курсе «1С аналитик». 

Шаг 2. Установите и настройте серверы. После приобретения лицензий установите 1С-ЭДО на сервере. Убедитесь, что он соответствует требованиям системы и имеет нужные ресурсы. После этого настройте сервер, указав параметры безопасности и подключения к базе данных. Поручите эту задачу штатным программистам 1С. Это поможет безошибочно настроить все процессы. Хотите уметь это делать самостоятельно? Пройдите курс «Из бухгалтера в 1С программиста» в школе Action Digital School.

Шаг 3. Создайте пользователей и настройте права доступа. Создайте учетные записи пользователей в системе 1С-ЭДО, назначьте им соответствующие права доступа и разделите на группы в зависимости от их роли и обязанностей в компании. Лучше, если этим займется бухгалтер с экспертными знаниями работы на платформе 1С. Получить их можете на специальном курсе для бухгалтеров «Эксперт 1С».

Шаг 4. Настройте интеграцию с 1С:Предприятие. Если ваша компания уже использует систему 1С:Предприятие, настройте интеграцию с 1С-ЭДО. Это позволит автоматически передавать документы между системами и упростит процесс работы с ними. Настройте синхронизацию справочников и документов между системами, чтобы обеспечить единый информационный фонд.

Шаг 5. Протестируйте и запустите. Перед тем, как полноценно начать пользоваться программой, проведите тестирование всех ее функций и процессов. Убедитесь, что документы корректно передаются, процессы автоматизированы и права доступа настроены правильно. После успешной проверки запустите работу системы и обеспечьте поддержку пользователей. Лучше, если этим займется специальный тестировщик 1С. Любой бухгалтер может за 4 месяца получить необходимые для этого навыки на курсе «Тестировщик».

Нужен ли отдельный специалист внутри компании для работы с ЭДО

Ответ на этот вопрос зависит от ряда факторов: размера компании, объема документооборота, сложности процессов и доступности ресурсов. Однако, поскольку система 1С-ЭДО требует специальных навыков и знаний, любой организации нужно иметь сотрудника, который всем этим обладает. А так как далеко не все готовы нанимать отдельных людей даже на выполнение таких важных задач, оптимальным решением может стать обучение своих внутренних специалистов. Как правило, если мы говорим о платформе 1С, то это бухгалтеры. 

Онлайн-обучение для бухгалтеров, кадровиков, юристов

Осваивайте новые профессии. Учитываем ваш опыт, даем практические знания и обратную связь от преподавателей.

Попробовать

Реклама: ООО «Актион-диджитал», ИНН: 7715670503, erid: LjN8KK7xw