RPA в бухгалтерии: какие задачи могут выполнить роботы

RPA (Robotic Process Automation) — это программа-робот, имитирующая действия человека в различных приложениях и ПО. Используется для выполнения рутинных, монотонных задач (таких, как ввод данных, обработка транзакций, реагирование на запросы) под видом живого пользователя. 

Например, MS Excel, не является автоматизированной системой и «не умеет» самостоятельно совершать сложную последовательность действий. Зато отлично подчиняется командам интегрированного робота.

Сотрудники отдела бухгалтерии тратят по несколько часов в день на выполнение однообразных, повторяющихся задач. Самое обидное, что высокой компетенции такая рутина не требует. Только внимательности, кропотливости, усидчивости и много часов жизни.

Обычно полдня уходит на обработку платежей, проверку транзакций, ввод первички. А действительно важные дела снова откладываются, уже не остается сил и вдохновения.

Кроме того, роботы помогают снизить:

• ошибки в документах, благодаря исключению «человеческого фактора»;

• затраты на рабочую силу за счет повышения производительности и оптимизации операционных расходов. 

Автоматизация бухгалтерского учета в компании — более широкое понятие, чем роботизация отдельных бизнес-процессов.

Как правило, автоматизация предполагает реализацию комплексных программных решений. Классический пример — программа «1С: Предприятие», в которой ведется и бухучет, и работа с финансами и налогами, ее можно адаптировать для ведения кадрового учета, расчета зарплаты, управлять складом и т.д.

Например, RPA внедряют, чтобы быстро и без участия человека заводить в учет первичку, но работает этот процесс на основе данных из системы 1С. Таким образом, роботизация и автоматизация в бухгалтерии связаны как часть и целое.

Любые монотонные, однообразные задачи, которые не требуют принятия сложных решений на основе специфических знаний и профессионального опыта, можно передать роботам. 

По оценкам экспертов, рутина занимает 50—80% рабочего времени бухгалтера. Только представьте, как RPA способны «разгрузить» живых сотрудников.

1. Обработка первичной документации.

Обработка первички и внесение данных в учетную систему — основная часть рутинной, неинтересной работы, которой вынуждены заниматься бухгалтеры.

Что можно успешно роботизировать:

• сбор первички из электронной почты или системы ЭДО;

• считывание информации со счетов, банковских выписок, накладных; 

• распознавание текста, чисел и занесение данных в нужные графы учетного ПО;

• проверку информации, поиск пропущенных данных или неверных сумм;

• автоматический ввод данных (например, о поступлениях и расходах фирмы) в учетную программу;

• отслеживание недочетов (роботы RPA умеют отправлять уведомления, если видят ошибки в учете).

2. Сверка с контрагентами.

Как это происходит: 

• робот извлекает данные из CRM-системы, email-переписки и других электронных источников без участия человека,

• сравнивает каждую позицию с актом сверки контрагента;

• если есть расхождения, составляет протокол разногласий. 

Такой автоматический подход к сверке взаиморасчетов повышает ее точность, минимизирует ошибки, что в конечном итоге помогает вовремя отследить кредиторскую и дебиторскую задолженность.

3. Налоговая и бухгалтерская отчетность.

Эта часть работы бухгалтерии и так давно автоматизирована, однако RPA можно передать:

• сбор и обработку данных для заполнения форм отчетов;

• автоматическую проверку расчетов, проверку соответствия отчетности требованиям налогового законодательства и бухучета;

• функцию напоминания сотруднику о сроках.

Интегрируясь с другим бухгалтерским ПО, роботы RPA способны еще больше ускорить процессы и вывести из них ручной труд человека.

4. Электронный документооборот.

RPA поможет в автоматической обработке входящих и исходящих документов, при сканировании и классификации большого объема бумаг, а также создании электронных архивов. Робот значительно упрощает, например, процесс обработки счетов, накладных, договоров и другой бухгалтерской документации.

5. Расчет заработной платы.

Роботизировать можно расчет зарплаты персоналу с учетом налогов, отчислений, дополнительных выплат и удержаний. RPA умеет собирать данные о рабочем времени, проводить начисления и составлять отчеты для отдела кадров и налоговых органов.

Все эти функции позволяют роботу RPA сократить человеческий труд, уменьшить вероятность ошибок и ускорить процессы, что делает его незаменимым помощником в повседневной рутине бухгалтера.

К сожалению, (а может, и к счастью специалистов) есть бухгалтерские функции, которые роботы — даже самые продвинутые — пока не тянут. Перечислим основные.

• Принятие стратегических решений, в том числе финансовое планирование, анализ инвестиций, разработка бизнес-стратегии и т.д.

• Налоговое планирование и оптимизация налоговой нагрузки.

• Финансовый аудит — на этом участке работы нужно не только структурировать и анализировать показатели, но и объяснять их причины. А это уже неформализованный подход к решению задачи.

• Выявление подозрительных операций в финансово-хозяйственной деятельности, фактов мошенничества со стороны третьих лиц или сотрудников предприятия.

• Анализ изменений законодательства и адаптация учетной политики под нормативные требования.

• Коммуникации с контрагентами и внутри коллектива. Например, роботы отлично справляются с автоматической сверкой взаиморасчетов, но чтобы клиент прислал свой экземпляр акта, живому человеку всё равно придется позвонить или отправить (гневный) email. 

Итак, RPA способен работать только по заданным алгоритмам, т.е. делегировать программе или боту можно рутинные, несложные задачи. Творчески мыслить, учитывать предыдущий опыт и множество внешних факторов, оценивать положение бизнеса — роботы не умеют.

Основной бухгалтерский функционал остается (по крайней мере, пока) за человеком.

Разберем пошагово, с чего стоит начать использование роботизации на предприятии.

Проведите анализ текущих бухгалтерских процессов, выявите рутинные и повторяющиеся задачи, которые можно автоматизировать.

Выберете те функции, делегирование которых потенциально принесет наибольшую выгоду, например, обработка счетов, расчет заработной платы, формирование отчетности и т.д.

Исследуйте доступные на рынке RPA платформы (например, решения от Аксиоматики) и выберите подходящую для вашего бизнеса. Перед подключением обратите внимание на функциональные возможности, интеграцию с существующими системами, стоимость лицензий и поддержку.

На данном этапе программируется алгоритм, которого в дальнейшем будут придерживаться RPA-роботы.

Убедитесь, что программа правильно взаимодействуют с бухгалтерскими системами и выполняют задачи с высокой точностью. Проведите тестирование на тестовых данных и в условиях реального бизнес-процесса.

Запустите RPA в работу, начиная с самых критичных или часто повторяющихся задач. Важно также обеспечить на старте поддержку и обучение бухгалтеров, чтобы они легко ориентировались в функционале. Затем постепенно масштабируйте роботизацию на другие бухгалтерские процессы.

Не забудьте про сбор обратной связи (отзывов, впечатлений) от сотрудников бухгалтерского отдела и других коллег. Используйте их комментарии для улучшения и доработки функционала роботов. 

Внедрить программных роботов RPA в деятельность своей бухгалтерии — проще всего при поддержке профессионалов!

Аксиоматика проанализирует бизнес-процессы вашей компании, быстро согласует техническое задание и бюджеты, предоставит гарантию на разработанных роботов. Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию специалистов.

Читайте также:

• Автоматизация тендеров и закупок: как технология RPA меняет подход к тендерным рассылкам.

• RPA для бухгалтера: маленькие роботы, большие перемены.

• Аутсорсинг бухгалтерии: роботизируем «напоминалки» клиентам про документы.

Бесплатно оценим ваши бизнес-процессы на возможность роботизации

Оставьте контакты и мы поможем разобраться в RPA и сделать вашу работу проще:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Аксиоматика», ИНН: 7725811841, erid: LjN8KT9R9