Почему возникают проблемы в учете в строительной сфере
В работе организации любой отрасли есть множество нюансов. Все они разные, специфические для каждой сферы. Поэтому не существует единой методики управленческого учета, подходящей для любой отрасли. Это касается и строительства.
Поскольку в строительстве проекты длительные, часто не типовые, а индивидуальные, то предварительные расчеты по каждому проекту нужно делать заново.
Каждый строительный проект — это большое количество разнородной документации, заполнением которой и расчетами занимаются специалисты разных служб.
При этом в каких-то строительных организациях структура может быть традиционной, устоявшейся еще с советских времен, по отделам: ПТО, СДО, ПЭО, ОМТС. Но современный менеджмент зачастую предполагает другую структуру — проектное управление. Есть руководители проектов, под управлением которых находятся сотрудники разных специальностей, занимающихся одними и теми же проектами. В любом случае внутренний управленческий учет нужен и тем и другим организациям.
Как правило, документация заполняется в Word, расчеты ведутся в Excel, используются сметные, бухгалтерские программы. Но такая автоматизация не дает возможности:
Быстро увидеть общую картину по конкретному проекту: финансы, снабжение, соблюдение графиков выполнения работ.
Конкретный аспект деятельности компании по всем проектам. Например, общую картину поставок материалов на все объекты с возможностью оптимизации закупок, если какой-то материал в один период времени требуется на нескольких объектах.
Готовых к работе программ для управления строительством, которые подходят для любой структуры строительной компании, и решают проблемы внутреннего учета, по-прежнему мало. Но ситуация постепенно меняется к лучшему. Строительные компании делают уверенные шаги на пути к цифровой трансформации. И, как показывает практика, цифровизация стала способом решения множества проблем.
В решении основных задач управленческого учета строительному бизнесу помогают специальные решения и инструменты, среди которых особое место занимает программа «АЛТИУС — Управление строительством». Именно «АЛТИУС — Управление строительством» является первой за почти два десятилетия (c 2006 года) тиражной программой для управления строительной компанией.
Проблема №1. Длительные сделки осложняют расчет рентабельности
Рентабельность — ключевой показатель для любого бизнеса, и строительная отрасль не исключение. Именно с помощью этого показателя можно оценить эффективность проекта и рациональность использования ресурсов. Для многих сфер бизнеса расчет рентабельности не представляет особых сложностей, но в строительстве ситуация другая.
Как правило, с момента разработки документации для строительства, например, жилого многоквартирного дома до его ввода в эксплуатацию в среднем проходит от двух до четырех лет. Но и менее масштабные проекты в строительстве редко удается реализовать в короткие сроки.
Распространенная ситуация — приостановка стройки и, как следствие, возникновение объекта незавершенного строительства, что требует дополнительного учета.
Как решить проблему?
Рентабельность — это отношение прибыли к расходам. Чтобы добиться точности этого показателя, необходимо вести управленческий учет.
Размер управленческой и бухгалтерской прибыли может отличаться. Реальная прибыль отражается именно в управленческом учете, так как в расчете учитываются даже расходы без документального подтверждения. В бухгалтерском учете такие расходы принять нельзя. Также расходы будущих периодов в управленческом учете можно отразить в периоде их фактической оплаты, а в бухгалтерском они будут распределены по периодам.
Проблема №2. В строительстве часто не бывает двух абсолютно одинаковых объектов
В большинстве строительных направлений типовые объекты и типовые соглашения — практически невозможная для строительной сферы ситуация. Даже если по конкретному договору используется типовой проект (зданий, дорог, коммуникаций), условия все равно будут различаться. Это означает, что бюджет приходится считать каждый раз заново. Даже если есть готовые шаблоны для расчета, данные необходимо корректировать.
Кроме того, в строительстве часто бывают отклонения от первоначального проекта уже в процессе стройки, из-за которых может увеличиться срок реализации проекта и вырасти бюджет. В таком случае необходимо корректировать бюджет после составления нового графика производства работ, изменения сметы, других условий договора, влияющих на финансирование.
Как решить проблему?
Итак, каждый новый объект — это всегда бюджетирование с нуля, а в процессе реализации стоимость строительства может существенно возрасти.
Чтобы строительная компания не сталкивалась с финансовыми сложностями в стабильных экономических условиях, принятие всех решений должно происходить на основе либо реальных финансовых показателей либо прогнозных показателей, опирающихся на условия договора.
Проблема №3. Возникновение непредвиденных расходов
Непредвиденные траты — распространенная в строительном бизнесе ситуация. В этой сфере, по сравнению, например, с производством или торговлей, гораздо чаще возникают обстоятельства, которые невозможно спрогнозировать. На некоторых объектах даже в смету закладывается статья: «непредвиденные расходы», в которой указывается либо процент от суммы всей сметы либо конкретная сумма.
Если компания не ведет управленческий учет, она просто не будет иметь достоверных данных как о своих доходах, так и о расходах. Чтобы не выйти за лимит суммы, отведенной на непредвиденные расходы, необходимо абсолютно все накладные расходы планировать и учитывать не «общим котлом», а по каждой статье отдельно.
В этом случае можно будет обнаружить превышение в тот момент, когда оно появится по какой-то конкретной статье расхода, а не тогда, когда будет превышена вся сумма накладных и непредвиденных расходов, заложенная в смету. Понятно, что в смете это останется все равно одной строкой, а в бухгалтерии отразится в виде проводок (без учета плана). В некоторых случаях для завершения строительства компаниям приходится брать кредиты или забирать деньги с других проектов.
Как решить проблему?
Снизить риск возникновения подобных ситуаций помогает планирование. Для каждого проекта необходимо определять этапы и сроки завершения, а также обязательно учитывать все расходы на каждом из этапов. Нужна отдельная система учета, позволяющая планировать и контролировать накладные расходы постатейно
Проблема №4. Несвоевременное финансовое планирование
Еще одна «общая» для многих строительных организаций проблема — анализ финансовых планов проводится уже после завершения проекта. При таком анализе выяснить, есть ли превышение затрат, например, на материалы или на заработную плату, в ходе реализации проекта нельзя. Получается, что до окончания всех работ компания не может предпринять никаких мер.
Как решить проблему?
Чтобы бизнес приносил доход, все показатели, а также сам ход выполнения работ должны отслеживаться каждый день. Игнорирование любых отклонений, как и анализ постфактум, повышают риск срывов сроков, снижения рентабельности, нарушения условий договора, возникновения штрафных санкций.
Управление строительством
Программа «АЛТИУС — Управление строительством» — это первая в России тиражная программа для управления строительной организацией
Проблема №5. Отсутствие единых стандартов
Разрозненность учета — часто встречающееся явление. Если в компании нет единых стандартов, каждый сотрудник будет вести учет так, как удобно именно ему. Например, многие работают в электронных таблицах. В результате при смене сотрудника новый работник может просто не разобраться в доставшихся ему от предшественника документах. Соответственно, руководство компании получает недостоверные сведения и принимает необоснованные решения.
Нередко данные передаются через мессенджеры (например, прораб пишет снабженцу о дополнительном заказе материалов), и проконтролировать корректность этих данных руководитель проекта/отдела не имеет никакой возможности. Использование форм в Excel также влечет за собой немало проблем: это и сложности с обновлением данных, и ограниченный доступ к файлам, и многое другое.
Как решить проблему?
Избежать разрозненности учета вполне реально: в этом поможет внедрение программы «АЛТИУС — Управление строительством». С «АЛТИУС — Управление строительством» вся информация по каждому из проектов и объектов хранится в одном месте, а работа ведется в единой системе управления.
Еще одно преимущество — доступ к актуальным данным о деятельности компании в любое время, а не только в рабочие часы ответственного за конкретное направление сотрудника.
Программа также берет на себя все рутинные расчетные операции. Это положительно сказывается на точности и оперативности планирования и контроля деятельности конкретного отдела/сотрудника/проекта. производительности труда.
Даже если объем работ начнет возрастать, программа позволит автоматически сделать расчеты по заложенным методикам и формулам. Вместе с программой масштабирование деятельности — чисто техническая задача, а не методическая.
Проблема №6. Использование различных принципов учета
Каждое подразделение имеет свои требования относительно учетных данных, поскольку цели и задачи у них различны. Так, для финансового учета в приоритете работа с фактическими и плановыми показателями. Для службы снабжения важно иметь актуальную информацию о наличии и о потребности в ресурсах, а производственникам — достоверные сведения о сроках.
Как решить проблему?
Автоматизация управленческого и финансового учета, а также других бизнес-процессов строительной компании позволяет упорядочить все направления. Благодаря этому учет становится прозрачным и понятным.
Проблема №7. Отсутствие надлежащего контроля
Деятельность строительной организации сложная и многогранная, соответственно, учет в таких компаниях также объемный. Обеспечить тщательный контроль всех процессов практически невозможно силами одного руководителя, поскольку контролировать нужно разные аспекты деятельности. Необходимо обладать знаниями в части финансов, проектирования, логистики, закупок и так далее.
Последствия недостаточного контроля обычно бывают негативными — хищение, перерасход, срыв сроков работ, нецелевое использование ресурсов и другие не самые приятные для бизнеса ситуации.
Как решить проблему?
И в этом случае поможет внедрение программы «АЛТИУС — Управление строительством». Ее возможности позволяют контролировать различные аспекты деятельности: расход материально-технических ресурсов в сравнении с заложенными нормами расходов и установленными лимитами, соблюдение графика производства работ и своевременно, расходы по объектам в разрезе статей затрат и т.д.
Проблема №8. Сложный документооборот
Строительная отрасль — это договоры, чертежи, планы, сметы, проекты и множество другой документации. Большие объемы нередко приводят к проблемам в поиске, систематизации, хранении, согласовании, контроле получения и перемещения бумажных оригиналов документов (либо экземпляров с ЭЦП) — как следствие, к неточностям в учете.
Организации работы с документами нужно уделять повышенное внимание и обеспечивать составление первичной документации в строгом соответствии со всеми требованиями.
Как следствие — у сотрудников возникает множество сложностей и с хранением, и с систематизацией документации. Значительная часть рабочего времени тратится на поиск нужного документа, его составление, подготовку отчетности и на другие рутинные задачи.
Как решить проблему?
Автоматизация учета — это эффективное решение практически всех вопросов, связанных с документооборотом. Программа способна взять на себя самые различные задачи, включая оформление первички и формирование отчетов.
Программа «АЛТИУС — Управление строительством» разработана с учетом всех особенностей строительной отрасли. Ее внедрение — это решение многих реальных проблем, с которыми строительному бизнесу приходится сталкиваться ежедневно. Закажите бесплатную презентацию и лично убедитесь во всех преимуществах этого продукта.
Управление строительством
Программа «АЛТИУС — Управление строительством» — это первая в России тиражная программа для управления строительной организацией
Реклама: ООО «СтройАйТи», ИНН 7743291070, erid: LjN8K4JX5
Начать дискуссию