НДФЛ: командировочные

Организация, отправляя сотрудника в командировку, оплачивает суточные, компенсирует расходы на дорогу и проживание. Работник сохраняет за собой рабочее место и среднюю заработную плату. Командировочные не являются оплатой труда – это дополнительные поступления, но в некоторых случаях с них нужно удержать НДФЛ.

Когда удерживается НДФЛ?

Удерживать НДФЛ или нет зависит от суммы суточных и устроен ли сотрудник по трудовому договору. Максимальная сумма командировочных, которая не облагается вычетом налога прописана в абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ:

Оплата суточных на территории России – 700 руб.

Во время заграничной поездки – 2500 рублей.

Руководитель может установить сумму выше нормы, но с нее необходимо удержать НДФЛ (13% - с резидентов, 30% - с нерезидентов). Важно учитывать договор, по которому работает подчиненный. Если ваш подчиненный устроен по ГПД, то с оплаты командировочной, проезда и съема жилья нужно удержать НДФЛ. Согласно гл. 37, 39 ГК РФ работник, который устроен на правах гражданского договора, официально не является трудоустроенным. Налог также удерживается с выплат за поездку, которая не является командировкой.

А точно ли это командировка?

Командировка – это поездка, в которую направляет, поэтому его регулирует ст. 166 ТК РФ:

• Работник устроен официально.
• Место, куда отправляется сотрудник для работы, не установлено его трудовым договором.
• Поездка организована в интересах компании.
• Создан соответствующий приказ.

Если выезд носит деловой характер, но предусмотрен договором – это не командировка. Удаленные сотрудники могут рассчитывать на суточные во время поездки в офис работодателя, если в договоре предусмотрено иное место работы.

Компенсация проживания

Сумма, которую может потратить сотрудник на проживание и питание устанавливается коллективным договором. Максимальная стоимость не регулируется НК РФ и ТК РФ, поэтому она не облагается налогом. Подтверждает расходы сотрудник чеками. Налог удерживается с дополнительных услуг, которыми пользовался сотрудник в командировке, например, химчистка, если они не обговорены в договоре. В 1С компенсация отражается в командировочных начислениях вместе с суточными.

Начисление суточных в пределах нормы

Компания «Конфетпром» отправляет сотрудника Геннадия в командировку на 5 дней. Проходить она будет в Петербурге и по бюджету не выйдет за пределы нормы:

• 3500 – командировочные.
• 4500 – дорога.
• 10000 – проживание.

Итого – 18 000

Зайдите в меню «Зарплата и кадры», «Настройки зарплаты», «Расчет зарплаты», «Начисления». Затем нажмите «Создать».

Информацию в новом окне можно заполнить по нашему образцу. В графе вид дохода укажите: «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих». После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Переходим к начислениям.

Заходим снова в меню «Зарплата и кадры» и выбираем «Все начисления», «Создать», «Начисление зарплаты».

В табличную часть нам нужно добавить сотрудника и выбрать в разделе «Начислить» - «Командировочные в пределах нормы».

Щелкаем на графу «Начислено». В появившемся окне укажите сумму, количество дней и рабочих часов. После заполнения, нажимаем «Провести».

Начисление суточных сверх нормы

Начисление суточных сверх нормы похоже на предыдущий способ. Предположим, что Геннадию предполагается суточная выплата 5000 рублей. Переходим в меню «Начисления» и создаем новое. Указываем название, уточняем, что это начисление будет облагаться НДФЛ. В остальном начисление почти не меняется:

Снова возвращаемся в раздел «Зарплата и кадры», «Все начисления», «Начисления зарплаты». Нажимаем «Начислить» – «Командировочные расходы сверх нормы». Сумма сверх нормы получается – 1500 рублей.

Нажмите на строку в графе «Начислено», чтобы увидеть все начисленные платежи. В соседних графах вы можете ознакомиться с удержанными налогами и взносами.

Проводим документ. Теперь мы можем создать расчетный лис – «Отчеты», «Расчетные листы».

Командировочные – это дополнительная плата, которая не облагается налогом, если не выходит за установленные рамки. Сотрудник должен иметь официальное трудоустройство, а командировка соответствовать всем признакам. В 1С вы можете настроить начисление суточных любого объема.