Онлайн-касса: разбираемся с функционалом

Знакомство с онлайн-кассой не у всех проходит удачно. С каждым годом число предпринимателей, которые должны перейти на ККТ растет, но в этом нет ничего страшного. Все проблемы решаемы, нужно только запастись терпением. Мы постарались ответить на популярные вопросы начинающих пользователей онлайн-касс.

Открытие и закрытие смены

Смена открывается после того, как был пробит первый товар. Закрывать смену кассир должен самостоятельно в конце рабочего дня. В зависимости от кассового аппарата нужно использовать свой алгоритм:

• Выбираем меню «Закрытие кассы», нажимаем «Закрытие смены», получаем отчет и подшиваем его.
• Кнопочая касса работает иначе: щелкаем по клавише «Режим» пока не появится сообщение «Отчеты ФН», затем жмем «Итог». На экране должно появиться сообщение «Закрытие кассы», подтверждаем выбор клавишей «Итог».

Смена не должна длится больше 24 часов. Иногда кассиры забывают закрывать кассу перед уходом. Проблем в этом случае не будет, поскольку товар не пробивается в этот период. Если касса автоматически не закрывается, то нужно будет закрыть ее после прихода на работу. Административным нарушение считается незакрытая касса больше 24 часов, через которую пробивается товар. Даже если вы работаете круглосуточно смену нужно закрывать и открывать заново.

Оплата безналичными

Оплата наличными — понятный процесс, но оплата картой или переводом кажется чем-то сложным. Способ оплаты зависит от типа платежа. Если покупатель оплачивает картой, то у вас должен быть подключен терминал и заключен договор с банком. Платеж будет зачислен на счет компании. Курьеры пользуются переносным терминалом со встроенным модемом и аккумулятором.

Оплата через сайт происходит с помощью удаленной ККТ. Клиента также перекидывает на страницу платеже от банка, с которым вы сотрудничаете, и он оплачивает покупку. Платежи принимаются автоматически, клиенту отправляется чек на электронную почту или номер телефона.

Предоплата и аванс

Предоплата и оплата авансом это разные вещи. Например, Иван хочет купить в магазине наушники, но из-за ажиотажа боится, что их раскупит в ближайшее время. Ему предлагают оплатить предоплату 20%, а после он сможет забрать свою покупку в течение трех дней. Иван соглашается, оплачивает через сайт предоплату и получает чек. После того, как Иван приезжает, он оплачивает оставшиеся 80%, затем получает второй чек, где указана оставшаяся сумма.

Оплата авансом — это когда Иван заказывает наушники с доставкой на следующий день, но оплачивает покупку сразу. Несмотря на это клиенту выдается чек с полной суммой. Его нужно будет предъявить курьеру.

Чеки платежей различаются. Во время предоплаты указывается товар или услуга, а в авансовом только сумма покупки. Различается и признак способа расчета, который видит налоговая.

Возврат через онлайн-кассу

Процесс работы онлайн-кассы зависит от модели, но сам алгоритм прост: сканирование штрихкода, получение платы, выдача чека, но иногда покупатели хотят оформить возврат. Причиной тому может стать бракованный товар, несоответствие размера, возврат в течение 14 дней по желанию клиента, а также ошибка кассира. Если возврат оформляется по инициативе покупателя, то понадобятся следующие документы:

• Заявление от покупателя.
• Накладная по возврату.
• Чек или копия чека.

В заявлении покупатель должен указать Ф.И.О., паспортные данные, сумму и причину возврата. Заявление важно для отчета в налоговую. Установленной формы накладной не существует. Компания составляет ее на свое усмотрение, но распечатывает в двух экземплярах — для себя и клиента. Чек при возврате почти ничем не отличается от чека при покупке, только появится надпись «Возврат».

Немного иначе оформляется возврат, если кассир допустил ошибку, но быстро это заметил. Формируется чек возврата прихода, а затем пробивается правильный. Кассиру нужно будет написать служебную записку, которая поможет разъяснить налоговой ситуацию. Деньги выдаются сразу, но если в кассе нет нужной суммы, то вы можете вернуть деньги в течение десяти дней.

Отключился интернет и электричество

Кассы со встроенным аккумулятором и модемом не боятся перепадов электричества или сбоя интернета. Остальные ККТ зависят от питания. Если нет электричества, то вы не сможете продать товар, поскольку чек выдать невозможно. Если отключился только интернет, то можно продолжать продажи. Вы не сможете принимать безналичные платежи, поскольку не будет связи с банком, но с наличными проблем не возникнет. Вы также будете пробивать чеки, а когда появится интернет, фискальный аппарат отправит все в налоговую. Неполадки нужно успеть устранить в течение 30 дней, затем аппарат заблокируется, чек выдать уже не получится.

Приложение «1С: касса»

Для работы с кассой вам понадобится соответствующая программа, чтобы ускорить процесс обучения персонала и упростить работу. Компания 1С разработала приложение, в котором собраны все необходимые функции для кассира: продажа, возврат, оплата наличными и безналичными, возможность подключить весы, сканер штрихкода и другие аппараты, продажа маркированного товара, алкоголя, редактирование чеков.

Приложение нетребовательно к производительности компьютера. Работает практически со всеми форматами. К примеру, вы можете загрузить свою номенклатуру даже в формате Excel. Управлять продажами возможно с помощью телефона, что актуально для службы доставки. Касса в облаке позволит контролировать в одном окне все ваши точки продаж в режиме реального времени.

Приложение работает не только как обычное кассовое, но и совмещает работу с CRM. Можно выгружать заказы, распределять доставку между курьерами, составлять путевые листы.

Работать с кассой не так сложно, как может показаться. Приложение оптимизирует интефейс — не нужно будет долго искать необходимую функцию. Вся работа проходит в интуитивном режиме. Выбирайте программ и кассу, которые удобны для вашего типа бизнеса. Большинство операций проводятся автоматически, к примеру, открытие кассы или перевод покупателя на станицу оплаты. При проведении платежей главное соблюдать порядок и выдавать правильные чеки. В случае ошибки всегда можно оформить возврат и уведомить заранее налоговую, что позволит вам избежать штрафа, а также сохранит вашу репутацию перед покупателем.

Продукты 1С существенно упрощают подготовку и формирование регламентированной отчетности, работу с клиентами, персоналом и поставщиками. Своевременно выходят новые обновления, в которых отражены изменения законодательства и исправлены выявленные пользователями ошибки.

Если вы не можете самостоятельно найти решение возникшей проблемы, то обратитесь в поддержку «АСТЭК».