В 2022 году появится электронная доверенность для сотрудников: что уже известно

Пересмотр порядка применения электронной подписи повлек за собой изменения в части подтверждения полномочий подписанта. Если раньше ЭП выдавались сотрудникам и в них прямо указывалась организация, то с 1 января 2022 года подписывать документы от имени организации сможет только ее руководитель, а сотрудники должны будут использовать подпись физлица и подтверждать полномочия подписанта машиночитаемой доверенностью. Подпись физлица можно будет использовать и для личных, и для рабочих нужд.

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)?

Для начал объясним, откуда вообще ноги растут, точнее сведения, что МЧД вообще кому-то нужна.

Во-первых, об этом нам говорят изменения в 63-ФЗ (вносятся Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ, вступают в силу с 1 января 2022 года).

Например, в 63-ФЗ со следующего года будут добавлены новые статьи 17.1 — 17.6. И вот в них мы и видим упоминание нового формата доверенности.

Статья 17.2 в п. 2 сообщает, что если при подписании электронного документа от имени организации выступает не директор, а иное уполномоченное лицо, то нужно приложить электронную доверенность. Аналогичные требования действуют в отношении ИП (п. 3 ст. 17.3).

А в статье 17.5 уже прописываются правила оформления МЧД:

она должна быть составлена в соответствии с требованиями ГК РФ;
форму электронной доверенности могут определить операторы государственных и муниципальных информационных систем и Центробанк;
если форма не была официально установлена, то можно использовать доверенность, которая формируется на сайте Госуслуг (пока такого функционала нет).

Обратите внимание! По закону подписать такую доверенность может только уполномоченный представитель юрлица, действующий без доверенности, т.е. директор.

ФНС на своем сайте сообщает:

Это наводило на мысль, что для отдельных систем формат доверенности может быть разным. Но в итоге в октябре были опубликованы сразу два приказа Минцифры № 857 и № 858. С ними появилось больше определенности.

Астрал-ЭТ

Перевыпустите сертификат ЭП на 15 месяцев без очередей, который будет действовать весь 2022 год

Формат электронной доверенности

Приказ № 857 четко расписывает единые требования к МЧД:

Формат — XML;
Электронная подпись в доверенности в формате XMLDSIG или в соответствии с форматом, утвержденным приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472.
В доверенности нужно обязательно указать:

название документа;
данные доверителя (для юрлица: наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, СНИЛС руководителя, юридический адрес; для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРН);
данные представителя: ФИО, дату рождения, сведения документа, удостоверяющего личность (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ), СНИЛС и ИНН;
дату выдачи (совершения) доверенности, для МЧД такой датой считается дата создания метки доверенного времени;
срок действия (если он установлен);
полномочия доверенного лица, кстати, здесь еще придется указать специальный идентификатор из классификатора полномочий, а при его отсутствии внести описание просто текстом;
сведения об информационной системе, с помощью которой будет получена информации о прекращении доверенности (до окончания срока действия);
номер документа;
отметка о возможности передоверия;
УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) руководителя (ИП), который выдал доверенность.

Приказ № 858 дополняет эти требования. Например, уточняется, что МЧД может формироваться «в ином формате, предусмотренном соглашением между участниками информационного взаимодействия».

Учитывая, что к приему новых доверенностей не все системы могут вовремя подготовится, в Приказе сделана оговорка: если в информационной системе нельзя автоматически обработать и визуализировать (т.е. представить в легко читаемом, обычном виде) электронную доверенность, то ее можно представить в машиночитаемой форме в формате pdf.

Подчеркивается еще раз, что подписать доверенность, выданную физлицу, должен руководитель организации, ИП, или доверитель — физлицо (если доверенность оформляется между двумя частными лицами).

Сейчас на этапе проектов еще два Постановления Правительства, касающиеся доверенностей. Одно устанавливает требования к работе с МЧД — хранение, отмены и т.п. Второе — регламентирует применения электронной доверенности в работе между организациями и ИП. Например, предполагается, что не обязательно будет прикладывать электронную доверенность к каждому отправляемому документу. МЧД можно будет передавать один раз в следующих случаях:

при взаимодействии ИП и/или ЮЛ — на основании соглашения между ними;
при взаимодействии с органом исполнительной власти — на основании полученного документа о полномочиях из системы головного УЦД.

Обменивайтесь документами. заключайте договоры и соглашения в электронном виде с Астрал.ЭДО или 1С-ЭДО.

Кроме того, пока еще в процессе подготовки и правила формирования и использования классификатора полномочий.

Проще говоря — большая часть ключевых законодательных актов, регулирующих работу с электронными доверенностями, еще не принята, хотя до конца 2021 года осталось уже не так много времени.

Изменения в работе с электронной подписью в 2021 и 2022 годах

Пока ясность есть только в отношении электронных подписей. По ним не только есть уже готовые изменения, но и даны рекомендации и разъяснения по применению.

Во-первых, в 2021 году никакого апокалипсиса не произошло — крупные операторы, в т.ч. Калуга Астрал, как выдавали ЭП, так и продолжили их выдавать, получив аккредитацию по новым правилам.

Во-вторых, параллельно с работой АУЦ (аккредитованными удостоверяющими центрами) с июля ФНС запустила выдачу КЭП для ИП и руководителей организаций, а также определило доверенных лиц (пока только двух) для выдачи подписей от имени налоговой службы.

Это было сделано в первую очередь для того, чтобы в конце года не создался ажиотажный спрос на КЭП, получаемые в ФНС.

В то же время у АУЦ сохранилось и в этом году и в дальнейшем право выдачи электронных подписей физлицам, как обычным, частным, так и работникам компаний и ИП.

Но многие бизнесмены волновались — подпись они получили в 2021 году, но с 1 января 2022 года выдавать их директорам и предпринимателям сможет только ФНС и ее доверенные лица. Неужели уже купленные подписи потеряют свою юридическую силу?

В своем письме от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604 Минцифры развеяло все сомнения — электронные подписи, выданные в 2021 году УЦ, аккредитованным по новым правилам, продолжат действовать, причем если подпись выдана работнику организации или индивидуального предпринимателя, то и после 1 января 2022 года к ней не нужно будет прикладывать МЧД, конечно до окончания срока действия. Затем надо будет получить новую электронную подпись, а вот к ней уже понадобится доверенность.

Те, кто получает подписи в этом году, имеют больше времени на подготовку к работе с новым форматом. К тому времени, как закончится срок действия КЭП их сотрудников, появятся и необходимые законодательные акты, и разъяснения от ведомств, и какая-то практика по применению МЧД.

В 2022 году при получении новой подписи выбора уже не будет — нужно будет сразу оформлять на сотрудников доверенности. А вот в каком виде и как именно технически — еще не ясно.

Как получать подпись руководителю в 2022 году:

Лично в ФНС. Предварительно стоит записаться на прием, т.к. инспекции стараются не работать в режиме «живой очереди», вас могут просто не принять. Директору нужно иметь с собой паспорт, СНИЛС и носитель для записи сертификата (о требованиях к ним расскажем ниже), а также еще документ (и о нем расскажем чуть позже). На месте нужно будет заполнить заявление.
Отправить заявку через личный кабинет организации или ИП на сайте ФНС. Но за подписью все равно придется прийти лично.

Каким должен быть токен для электронной подписи от ФНС: во-первых, он должен иметь сертификат ФСБ или ФСТЭК России, сертификат, кстати, тоже могут попросить предъявить. Его можно взять у продавца токена или скачать и распечатать с сайта производителя. ФНС сообщает, что для записи сертификата подойдут Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ.

После получения подписи нужно настроить рабочее место, купить и установить КриптоПро CSP для работы с электронной подписью.

Получить подпись можно и у доверенных лиц ФНС, о которых мы писали выше. Им нужно будет предъявить точно такой же пакет документов.

Как получить электронную подпись работнику в 2022 году:

Сотрудник должен будет лично явится в АУЦ за подписью. При себе ему необходимо будет иметь СНИЛС и паспорт, а также носитель для записи сертификата ЭП.

Что касается доверенностей (МЧД), то их будут выдавать сами работодатели. Как мы уже рассказывали — технология формирования, передачи, хранения и отзыва таких доверенностей находится в разработке.

Есть ли проблемы с новыми подписями от ФНС?

Ряд электронных площадок, например, для проведения торгов применяет специальные расширения, подпись ФНС не подходит для работы с ними. Перед тем, как получать и использовать новую подпись, отказываясь от применения КЭП, выданных удостоверяющими центрами, проверьте, сможете ли вы пользоваться новой подписью на выбранной площадке.

Рекомендуем пока пользоваться подписями, выдаемыми АУЦ, до того, как будет налажена системы работы новых электронных доверенностей и функционал различных порталов подготовят к работе с ними.

Заказать подпись Астрал ЭТ на 15 месяцев: быстрый выпуск, использование на всех основных порталах, для подачи отчетности, ЭДО и др.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

Получите выгодное предложение

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами: