События последних месяцев заставили компании пересмотреть свои взгляды на онлайн-сервисы. Дистанционное ведение дел и вынужденная «удаленка» потребовали для бесперебойной работы бизнеса новой организации делопроизводства и документационного взаимодействия с партнерами. Решением стал электронный документооборот — ЭДО.
ЭДО: кто, чем и с кем обменивается
Изменения в налоговом законодательстве, введение повсеместных информационных систем в разных отраслях экономики и социальных сферах обязывают компании работать с ЭДО. В настоящее время электронным документооборотом пользуются юридические лица, индивидуальные предприниматели, госорганы, самозанятые и физлица.
Понятие электронного документооборота закреплено законодательно. ЭДО делится на:
- внутренний для делопроизводства внутри организации — протоколы, уставы, приказы и другие документы;
- внешний для обмена документами с контролирующими и госорганами, и с контрагентами — финансовые отчеты, накладные, счета и другое.
Юридическая значимость
Чтобы беспрепятственно работать на порталах госорганов или обмениваться документами с контрагентами, ЭДО должен нести правовые последствия, то есть быть юридически значимым. Для осуществления юридически значимого документооборота необходимо два условия: наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и сервиса, обеспечивающего бесперебойную передачу электронных документов по цифровым каналам связи.
Схема взаимодействия участников документооборота будет выглядеть так: отправитель ? оператор ? адресат. Отправитель формирует документ, заверяет его УКЭП, отправляет через оператора ЭДО адресату. Адресат принимает документ, вносит правки и отправляет обратно, либо принимает полученные сведения.
Оператор обеспечивает техническую поддержку в виде программ удаленного обмена данными, получения допуска к нужному файлу, средств безопасности, серверных и облачных приложений для хранения.
Ещё больше сервисов от «Калуга Астрал»!
Широкий выбор от получения ЭП и сдачи отчетности до ЭДО и проверки контрагентов
де получить электронную подпись
УКЭП можно получить в любом Удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи РФ. На портале ведомства есть список УЦ. Как правило, Удостоверяющие центры предлагают пользователям несколько вариантов подписи, в зависимости от назначения и потребностей. Для работы с ЭДО подпись необходимо получить для каждого сотрудника, обладающего полномочиями подписания бумаг от имени компании.
Удостоверяющий центр ГК «Астрал» входит в список аккредитованных Минкомсвязи РФ. Тарифная линейка продукта «Астрал-ЭТ» рассчитана на любые потребности и возможности организаций и предприятий. С электронной подписью от «Астрал» можно не только осуществлять юридически значимый электронный документооборот, но и работать на госпорталах, быть участником электронных торгов и госзакупок.
Как выбрать оператора ЭДО
Прежде чем заключать договор, стоит оценить предлагаемый сервис. Существует три основных критерия, влияющих на выбор пользователя: цена, функциональность, роуминг.
Цена
Пользователь должен иметь возможность выбрать тарифный план обслуживания в соответствии с деятельностью организации, объемом исходящей корреспонденции и другими параметрами.
Функциональность
Вот минимум, необходимый для сервиса ЭДО:
- возможность ведения архива с удобной системой поиска,
- интеграция с бухгалтерской программой, банковским сервисом и другими используемыми ПО,
- разграничение прав доступа/учетных записей сотрудников,
- возможность персональной доработки СЭД под нужды пользователя,
- доступ к системе с мобильных устройств.
Роуминг
Операторов, предоставляющих услуги электронного документооборота, существует не один десяток. Все они входят в Реестр, с которым можно ознакомиться на сайте ФНС. Чтобы пользователь смог беспрепятственно наладить связь с контрагентом, необходим роуминг. Чем больше компаний в списке роуминга у вашего оператора ЭДО, тем больше возможностей для бизнеса.
Сервис «Астрал Онлайн» отвечает всем требованиям ведения электронного документооборота. Разработано несколько вариантов СЭД гибко адаптируемых под нужды пользователя. Для сдачи отчетности, интеграции с 1С, объекты критической информационной инфраструктуры, онлайн-торгов, для работы с маркированными товарами. Разработан веб-сервис для тех, кто не хочет устанавливать дополнительно ПО, но хочет как можно скорее приступить к работе.
«Калуга Астрал» обеспечивает роуминг с 20 операторами ЭДО.
Что понадобится еще
После заключения договора с оператором необходимо установить программы, приложения, драйвера либо подключиться к облачным сервисам без дополнительной настройки. Произвести необходимые настройки бизнес-процессов можно самостоятельно либо с помощью сотрудников компании-оператора.
Хотите подключить ЭДО прямо сейчас? Оставьте свои контакты и мы с вами свяжемся:
Начать дискуссию