В предыдущей статье мы рассказали о том, что такое юридически значимый электронный документооборот и как начать в нем работать. Рассказываем, почему стоит перейти на ЭДО.
Система ЭДО — электронный помощник в бизнесе
Предприниматель любого уровня при планировании бизнеса ставит перед собой три основных задачи: экономить средства, экономить усилия, экономить время. Система электронного документооборота способствует решению всего вышеперечисленного:
- Предотвращает остановку процессов — пользователь видит все этапы обработки документа, его движение, может легко понять кто задерживает работу.
- Помогает сдавать правильную отчетность в срок ? система не пропускает документацию с ошибками, автоматически обновляет формы отчетов на актуальные версии, напоминает о сроках.
- Защищает от перехвата данных третьими лицами ? в задачи оператора ЭДО входит обеспечение безопасности данных при передаче и хранении. Для этого используются программы шифрования, разделение прав доступа на разных этапах жизненного цикла документа.
- Сокращает финансовые и временные расходы ? больше не надо тратиться на бумагу, чернила, персонал, обслуживающий принтер и копир, а также службу курьерской доставки.
- Минимизирует человеческий фактор ? вероятность ошибки практически сведена к нулю. Большинство документов проверяются перед отправкой, стандартизированные формы своевременно обновляются, а потому всегда актуальны.
- Электронный документ (ЭД) невозможно ни забыть, ни потерять. Пользователь всегда имеет доступ к своему архиву и текущей документации как с компьютера, так и с мобильных устройств.
ЭДО доступен всем
Электронный документооборот доступен любому пользователю: юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю и физлицу. Осуществлять ЭДО участник может с другими участниками, при условии, что он подключен к оператору и имеет усиленную квалифицированную электронную подпись.
УКЭП можно получить в любом Удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи РФ. На портале ведомства есть список УЦ. Как правило, Удостоверяющие центры предлагают пользователям несколько вариантов подписи, в зависимости от назначения и потребностей. Для работы с ЭДО подпись необходимо получить для каждого сотрудника, обладающего полномочиями подписания бумаг от имени компании.
Удостоверяющий центр ГК «Астрал» входит в список аккредитованных Минкомсвязи РФ. Тарифная линейка продукта «Астрал-ЭТ» рассчитана на любые потребности и возможности организаций и предприятий. С электронной подписью от «Астрал» можно не только осуществлять юридически значимый электронный документооборот, но и работать на госпорталах, быть участником электронных торгов и госзакупок.
Контролирующие органы активно рекомендуют использование ЭДО. Для некоторых сфер, например, для участников обязательной маркировки, наличие системы юридически значимого электронного документооборота — обязательное условие ведения бизнеса.
В настоящее время перейти на удаленных обмен данными можно по взаимному согласию сторон (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Сделайте выбор в пользу ЭДО
Если вы еще сомневаетесь в необходимости системы, ответьте на вопросы:
- Сколько времени вы тратите на поиски нужного договора, счет-фактуры, товарной накладной?
- Отслеживаете ли цепочку движения документации и всегда знаете, кто из контрагентов тормозит процесс?
- Как быстро удается выяснить, подписал ли бумаги поставщик/покупатель или еще нет?
- Насколько оперативно по запросу налоговой службы вы можете предоставить необходимые ей сведения?
- Случалось ли вам брать неполный пакет документов? Что вы делали в этом случае: переносили встречу, возвращались в офис или просили сотрудников привезти вам недостающее?
ЭДО ? это расшифровка любого документа на смартфоне или планшете. Это возможность отправки забытой корреспонденции по пути домой. Это значит, никаких сорванных встреч, потерянного времени и упущенной выгоды.
Сервис «Астрал Онлайн» отвечает всем требованиям ведения электронного документооборота. Разработано несколько вариантов СЭД гибко адаптируемых под нужды пользователя. Для сдачи отчетности, интеграции с 1С, объекты критической информационной инфраструктуры, онлайн-торгов, для работы с маркированными товарами. Разработан веб-сервис для тех, кто не хочет устанавливать дополнительно ПО, но хочет как можно скорее приступить к работе.
Организуй документооборот с компаниями
Работай в web-сервисе «Астрал Онлайн» с любого компьютера, ноутбука, планшета или смартфона
Начать дискуссию