От выбора системы электронного документооборота зависит скорость работы, денежные затраты и время на освоение программы. Некоторые поставщики предлагают бесплатные СЭД, но они подходят не всем. Рассказываем, какие системы бывают и какие вопросы они решают.
Какие бывают СЭДО
Кроме деления СЭД на платные и бесплатные, российские и зарубежные, они различаются в зависимости от функционала.
Выделяют два близких продукта: СЭД и ECM.
- СЭД — система электронного документооборота. В таких системах основной единицей является электронный документ, который имеет реквизитную и информационную часть. СЭД обеспечивают работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами.
- ECM (enterprise content management) — система управления контентом. Основной рабочей единицей является контент, который включает в себя документы, изображения, музыку, видео и т.д.
ECM организует экспорт/импорт, сканирование, архивирование, передачу контента.
СЭД, в свою очередь, имеют подвиды, самые крупные из которых — локальные. Они устанавливаются на устройствах пользователей. Также есть облачные, доступ к которым предоставляется в формате интернет-сервиса.
Какие вопросы решают СЭДО
Компании используют СЭД, чтобы решить те же вопросы, которые решает бумажная документация. Однако, в отличие от работы с бумагой, работа с электронными документами имеет явные преимущества:
- сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
- возможность изменения документов и доступ к их истории;
- прозрачность работы сотрудников;
- автоматизация поиска необходимых файлов;
- мобильность системы;
- наличие стандартных форм в СЭД;
- обратная связь;
- автоматическая классификация документов по разным критериям;
- минимальный риск потери или порчи файлов.
Использование ЭДО полезно как для крупных предприятий, так и для малого и среднего бизнеса.
Есть ли бесплатные сервисы ЭДО
Большая часть СЭД распространяется на платной основе. Это обусловлено тем, что на создание, поддержку и обновление качественных систем у разработчиков уходит много ресурсов. Распространять бесплатные системы, которые могли бы реализовывать все основные функции с электронными документами, нерентабельно.
По этой причине бесплатных сервисов очень мало, но они есть, например, FossLook и Alfresco. Разработчикам сложно поддерживать бесплатные системы — ещё недавно СЭД NauDoc распространялась в свободном формате, но в один момент продукт просто сняли с производства.
Все бесплатные сервисы имеют какие-либо ограничения: отсутствие поддержки, ограничение рабочих мест, ограничение количества документов и т.д. По этой причине компании не пользуются ЭДО бесплатно.
Преимущества использования ЭДО от Астрал
АО «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота:
«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из привычной «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого пользователь проводит её тестирование — на это даётся три месяца.
«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. «Астрал Онлайн» поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.
Отправляйте документы в 1 клик!
Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте
Получите выгодное предложение!
Начать дискуссию