Сейчас многие организации вынуждены переводить сотрудников на удаленный режим работы, что влечет необходимость решения вопроса взаимодействия работников как в целом, так и в частности при работе с документами — подписание, передача от одного лица другому и прочее.
Переход на удаленку диктует необходимость изменения порядка оформления фактов хозяйственной деятельности. Пандемия сформировала новую действительность, в которой большинство перешло в онлайн. Выбора у бизнеса нет: компании переформировывают свою деятельность, полностью переходя на электронный документооборот, что влечет необходимость подписания документов в электронном виде. Для этого нужны электронные подписи, конечно.
Электронная подпись необходима:
- для сдачи отчетности;
- участия в закупках;
- ведения электронного документооборота;
- подачи арбитражных исков;
- обращения в госорганы;
- работы с ЕГАИС и многими другими государственными порталами;
- подключения к ОФД.
ЭЦП подписываются электронные документы между специалистами одного предприятия и разными компаниями. Текст документа защищен электронной подписью от несанкционированных изменений. Также подпись указывает на документе имя подписанта, должность, время и дату.
Электронный документооборот удобен и безопасен, а ЭЦП получить не сложно. Удостоверяющий центр «Калуга Астрал» выпускает с соблюдением всех законодательных норм электронные подписи для внутреннего и внешнего документооборота, сдачи отчетности, участия в электронных торгах и для иных целей.
Как получить подпись в условиях удаленки
Процесс получения ЭЦП проходит дистанционно — это просто и безопасно:
- оставьте заявку и с вами свяжется представитель компании, поможет заполнить договор и другие необходимые документы, выставит счет для оплаты услуги;
- предоставьте документы в отсканированном виде: для получения электронной подписи понадобится только паспорт;
- отправьте заявление на получение ЭП, самостоятельно сформировав его по ссылке, предоставленной менеджером;
- оплатите счет и получите сертификат электронной подписи — готовый сертификат будет автоматически установлен на защищенный носитель;
- носитель будет доставлен сотрудником — представителем удостоверяющего центра, который подтвердит вашу личность, проверит оригиналы предоставленных документов, и выдаст носитель лично в руки получателю.
Доставка сертификатов и носителей ЭЦП удостоверяющего центра Калуга Астрал производится именно сотрудником компании, а не курьерскими службами, что исключает возможность попадания подписи к третьим лицам.
Проведение идентификации вашей личности сотрудником удостоверяющего центра и передача носителя займет несколько минут минут. К встрече с представителем УЦ вам необходимо подготовить паспорт. Защищенный носитель с электронной подписью передается только владельцу сертификата.
Что будет, если отдать «ключ» кому-то другому
После того, как вы получили электронную подпись необходимо позаботиться о ее сохранности. Часто руководители, чтобы избавить себя от хлопот с подписанием рабочих документов передают носитель и необходимые для работы с ним данные сотрудникам. Обычно это главбух, заместитель. Даже обслуживающей бухгалтерии, т.е. аутсорсерам, директор доверяет свою ЭП.
Предупреждаем — это небезопасно:
- При помощи КЭП (квалифицированной электронной подписи) можно провести различные сделки, в т.ч., например, с недвижимостью, а значит без вашего ведома третье лицо способно провести продажу или покупку имущества;
- Недовольный сотрудник (вы можете и не знать о его неприязни) может получить доступ к банковским счетам, личным кабинетам, персональным сведениям. Готовы ли вы поделиться всем этим с чужим по сути человеком?
Это только два примера, как лично вам может навредить передача КЭП другому лицу. Организации тоже может быть нанесен ущерб, и немалый. Известны случаи, когда бухгалтера выводили средства на счета знакомых ИП или организаций под видом платежей по обычной деятельности. И, конечно, в аутсорсинге, как правило, текучка кадров, значит ваша КЭП может переходить из рук в руки.
Как избежать проблем
Вспомните несколько магических слов — доверенность, делегирование, уполномоченный представитель.
Вы вправе выдать сотруднику доверенность на подпись документов, наделить его определенными обязанности по должностной инструкции. К примеру, дать менеджеру право подписывать договора с клиентами. Сотрудник будет делать это с помощью собственной подписи, как обычной, так и электронной.
Аутсорсинговую компанию можно сделать уполномоченным представителем вашей организации. Так она может сдавать отчетность и представлять ваши интересы перед государственными органами, в частности ФНС, ПФР или ФСС официально и по закону.
Для качественного документооборота вы можете воспользоваться сервисом Астрал Онлайн. Он позволяет обмениваться документами даже с теми контрагентами, кто подключен к другим операторам. А получить подпись для работы в системе ЭДО, и не только, поможет другой сервис — Астрал-ЭТ.
Электронная подпись на все случаи жизни!
Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте
Узнайте как безопасно получить ЭП
Начать дискуссию