Электронный документооборот — неотъемлемая часть ведения бизнеса в современных условиях. Именно от выбора системы ЭДО зависит то, как именно пользователи будут взаимодействовать с контрагентами и контролирующими органами.
Что такое электронный документооборот
Прежде чем приступить к выбору системы электронного документооборота, нужно непосредственно разобраться тем, что он из себя представляет.
Электронный документооборот пришёл на смену бумажному и выполняет те же функции. В частности, ЭДО сопровождает и подтверждает деятельность организации или индивидуального предпринимателя документами.
Главные функции документооборота: создание, получение, отправление, изменение и архивирование документов.
Современный документооборот функционирует с помощью систем электронного документооборота. Они представляют собой программы или онлайн-сервисы, которые обеспечивают возможность взаимодействия с документами в электронном формате.
Разработчики СЭД стремятся делать удобные площадки для работы: создают простой интерфейс, расширяют возможности программ, вводят различные тарифные планы.
Обязателен ли электронный документооборот
Федеральная налоговая служба начала подготовку к внедрению обязательного электронного документооборота. Глава ФНС Даниил Егоров сообщил, что перевод компаний на полный электронный документооборот — это фундаментальный проект, над которым работает служба.
Егоров подчеркнул, что данное решение должно быть эффективным в первую очередь для бизнеса, и будет принято ФНС лишь после того, как будет принято бизнесом. По словам главы Федеральной налоговой службы, переход на полный электронный документооборот кардинально снизит использование бумаги, ускорит работу и увеличит качество информации.
Разбираемся с видами документооборота
Внутренний документооборот включает в себя всю работу с документами, которые не выходят за границы компании. Например, это может быть движение документов между структурными подразделениями. К таким документам относятся приказы, инструкции, служебные записки, заявления и т.д.
Внешний документооборот включает в себя документы для взаимодействия с партнёрами, контрагентами, клиентами и т.д. Он подразделяется на две группы: B2B — бизнес-бизнес и B2G — бизнес-государство. К внешнему документообороту относятся акты, счета-фактуры, накладные, отчёты и т.д.
Юридически-значимый документооборот включает в себя работу с электронными документами, которые имеют правовую силу. Обеспечивается юридическая значимость с помощью квалифицированной электронной подписи. Документы, подписанные с её помощью, приравниваются к документам, подписанным рукописной подписью. Юридическая значимость необходима для договоров, накладных, универсальных передаточных документов и т.д.
На вопрос «какой вид документооборота будет использоваться в моём бизнесе?» ответ — все. Как следует из вышесказанного, электронный документооборот должен выполнять функции бумажного. Для персонала могут быть изданы приказы, для контрагентов — составлены накладные. Сейчас идёт тенденция к развитию именно электронного документооборота, и в некоторых случаях отчётность можно подавать исключительно в таком виде, а значит должна быть обеспечена и юридическая значимость.
Что такое роуминг
Существует множество операторов электронного документооборота (ОЭД), у каждого из которых действуют свои правила и особенности. Ввиду этого, обмен электронными документами может быть ограничен, когда контрагент использует систему другого оператора. В этом случае на помощь приходит роуминг.
Роуминг — это технология, которая позволяет обмениваться электронными документами пользователям разных систем ЭДО. Не между всеми операторами роуминг работает одинаково хорошо. Взаимодействие операторов с роуминговыми центрами и между друг другом отражены на сайте «РОСЭУ» → таблица.
Как это может повлиять выбор? Таблица состояния взаимодействия операторов может дать понимание, с контрагентами каких операторов вы сможете взаимодействовать. Если говорить простыми словами, то, чем больше взаимодействий, введённых в промышленную эксплуатацию, тем лучше. Ещё проще — чем больше зелёных отметок напротив названия оператора, тем больше будет возможностей.
Как выбрать систему электронного документооборота
Выбор системы электронного документооборота (СЭД) должен быть основан на потребностях. Критериями выбора выступают цена системы, её возможности, наличие техподдержки. Немаловажным является также опыт разработчика: полезно уделить время на изучение других продуктов, а также отзывов.
Большая часть систем плюс-минус похожа друг на друга и имеют схожие функции. Поэтому при выборе СЭД важно обратить внимание на её особенности — что предлагает разработчик и чем его продукт отличается от продуктов конкурентов. Например, особенные элементы интерфейса или расширенные возможности. Возможно, именно какая-то особенность будет удобна именно вашему бизнесу.
Итак, выбор системы электронного документооборота должен опираться на возможности, которые она предлагает и уровень доверия к разработчику. Напомним, что, по словам главы ФНС, планируется обязательный переход на полный электронный документооборот. Поэтому, даже если ваш бизнес не работает с товарами, подлежащими маркировке, переходить на ЭДО предпочтительно заранее. Траты на оплату системы будут покрыты сокращением других расходов в связи с переходом на электронный документооборот.
«Астрал.ЭДО» — новый сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Система имеет простой и удобный интерфейс, интеллектуальную систему подсказок и бесплатный роуминг. Тарифы гибкие, их можно настроить под себя.
Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса
Экосистема клиентского сервиса под любые потребности от электронной подписи до проверки контрагентов
Гибкие тарифы и низкие цены
Комментарии
5Нужно добавить, что проводится эксперимент по электронным кадровым документам, в эту тоже сферу не плохо бы внедрить ЭДО
Ну вот как обязаловку по ЭДО объявят так и подключим. пока не до него, ведь придется вникать, разбираться, учить персонал, а половина живет на удаленке
вставлю свои 5 копеек. но может не в тему. В Астрал отчет подключаю уже третью организацию, удобно что ЭЦП на компе, а директор проходит проверку в другом регионе+++ если обяжут ЭДО, то проще остаться в той системе, где уже работаешь и знаешь ,где что лежит.