Ирина продаёт товары для рукоделия, и у неё свой небольшой магазин. Она ведёт весь свой бизнес сама: закупает и отпускает товар, рассчитывает и уплачивает налоги и взносы, сдаёт отчётность, ведёт рекламную группу в соцсетях. У неё обычная касса старого образца.
Но с 1 июля 2021 года онлайн-кассы станут обязательными для последней незатронутой категории малого бизнеса — ИП без сотрудников. Поэтому Ирине необходимо подготовиться и выбрать ККТ для своего магазина. Поможем ей в этом нелёгком выборе.
Зачем нужна онлайн-касса
54-ФЗ обязывает предпринимателей применять онлайн-кассы — то есть, кассы с фискальными накопителями, передающие в ФНС информацию о каждой продаже товаров или услуг. ККТ необходима, чтобы работать в соответствии с этим требованием закона.
Онлайн-касса освобождает владельца от объёмной отчётности по кассовым операциям — данные сразу поступают в ФНС через оператора фискальных данных. Благодаря этому отпадает необходимость в плановых проверках налоговиков.
Кроме того, помимо передачи чеков в налоговую онлайн-касса может иметь массу других функций и облегчить работу своему владельцу — например, если подключить её к товароучётной системе, данные о выбывших из оборота товарах будут автоматически вноситься в систему при пробитии чека.
Виды онлайн-касс
Итак, Ирина убедилась, что онлайн-касса — это не прихоть законодателей, а действительно полезный инструмент. Она решила заказать кассу в интернете, но оказалось, что существует множество видов ККТ:
- Автономные кассы. Они внешне напоминают калькулятор — у них маленький экран и кнопки, а также очень маленькая память. На такую кассу не получится установить современную кассовую программу, поэтому функции её очень ограничены. Это бюджетный вариант онлайн-кассы.
- Смарт-терминалы. По сути — это планшеты на операционных системах Android или Windows, в которые встроены чековый принтер и фискальный накопитель. У них нет технических ограничений, и на них устанавливается современное кассовое ПО. Такой вариант удобен, но стоит дороже.
- Фискальные регистраторы. Это принтер для печати чеков с фискальным накопителем внутри. Для того чтобы его использовать, необходимо внешнее устройство с кассовой программой — компьютер, ноутбук или планшет.
- Облачные кассы. У них нет физической основы ─ кассового аппарата, поэтому их применяют только в онлайн-продажах товаров и услуг. Используются такие онлайн-кассы на условиях аренды, поскольку оборудование расположено в специальных центрах. Регистрация онлайн-кассы на сайте ФНС проводится на арендатора ККТ.
А ещё они отличаются по способу управления — сенсорные и кнопочные, по габаритам — стационарные и мобильные, по способу подключения к интернету — через модем 2G, 3G или 4G, Ethernet или Wi-Fi. Также отличаются кассовые программы для ККТ. Как же среди такого многообразия выбрать кассу, которая подойдёт маленькому магазину Ирины?
Чек-лист: критерии выбора онлайн кассы
Технические особенности помещения
Прежде всего стоит проверить:
- тип интернет-связи в салоне или торговой точке (проводная, Wi-Fi, сотовая). Если интернета нет, нужно узнать, возможно ли его провести;
- наличие и количество электрических розеток;
- как часто бывают перебои с интернетом и электричеством.
С учётом этих особенностей следует подбирать модель кассы, в которой есть поддержка Wi-Fi, мобильного или стационарного интернета, возможность работы от аккумуляторов или от электрической сети.
У Ирины в магазине достаточно розеток и есть беспроводной интернет. Она может приобрести кассу, которая работает от сети и не нуждается в зарядке.
Работа с номенклатурой
Чем больше у магазина ассортимент, тем больше внимания следует уделить этому критерию.
На кассе легко должны:
- создаваться карточки на новые товары;
- редактироваться информация и цены в действующих карточках;
- добавляться позиции в чек, для чего нужен удобный поиск товаров по базе.
На некоторых автономных кассах это невозможно без остановки продаж и помощи сторонних специалистов, что чревато убытками.
В большинстве современных онлайн-касс карточки товаров создаются прямо на кассе или в личном кабинете.
Если есть справочник товаров, то работать с номенклатурой ещё проще — достаточно отсканировать штрих-код, и касса заполнит карточки товаров автоматически. Ирине останется только проставить цены.
Стоимость кассовой программы
Они бывают бесплатные и платные. Базовая прошивка кассы может включать в себя только основную функцию — пробить чек и отправить в ФНС, а за дополнительные возможности — например, добавить в чек код маркировки или другие реквизиты, обязательные для некоторых видов бизнеса — придётся доплачивать разово или ежемесячно.
Стоимость и способ обновлений
Законы постоянно обновляются: меняются ставки налогов, требования к реквизитам чека, формат фискальных документов и т.д. Онлайн-касса должна подстраиваться под эти обновления, чтобы у Ирины не возникло проблем с законом.
Обновление кассы может быть автоматическим или требовать вмешательства специалистов и остановки продаж. Последнее касается в основном автономных касс — в остальных видах ККТ обновления происходят автоматически. Некоторые разработчики берут за это отдельную плату — это необходимо выяснить заранее и учитывать при покупке.
Плата за работу с маркировкой
Если обязательная маркировка товаров распространится на товары для рукоделия, это будет важным критерием для Ирины. В зависимости от поддержки работы с маркировкой кассы делятся на 4 типа:
- не поддерживают работу с маркированными товарами;
- поддерживают только продажи — добавление кода в чек и передача данных в ОФД;
- поддерживают полный цикл работы с маркировкой — продажи получение документов из ЭДО;
- подстраиваются под потребности пользователя — ненужные функции можно отключить и активировать только тогда, когда они понадобятся.
Работа с маркировкой почти во всех кассах платная. Но Ирину это пока не касается.
Подключение товароучётной системы
Товароучётная система формирует отчёты о продажах за смену автоматически и всегда содержит актуальную информацию об остатках. Это важно для большого магазина, где много единиц товара, и в разные смены работают разные сотрудники. Также товароучётная система необходима тем, кто продаёт алкоголь и передаёт информацию в ЕГАИС. В этом случае необходимо выяснить:
- встроен ли в кассу товароучет с модулем ЕГАИС или придется устанавливать приложения для работы отдельно. Во втором случае возможны проблемы при интеграции;
- нужно ли платить за интеграцию с ЕГАИС и сколько стоит товароучетная система и её обновления;
- что «умеет» сервис по товароучету алкоголя.
Поскольку Ирина не продаёт алкоголь и работает без сотрудников, этот критерий для неё не важен.
Техподдержка
Техподдержка бывает бесплатной, с платой за период или за обращение. Она может работать 24/7 без выходных или в установленный промежуток времени, не работать в выходные и праздничные дни.
Обращение можно сделать:
- на почту;
- по телефону;
- на горячую линию;
- в чате;
- через специальную форму на сайте.
В некоторых компаниях специалисты могут подключиться к кассе через удалённый доступ, чтобы быстрее помочь с решением проблемы.
Экономия на эквайринге
Ирина принимает оплату картой через терминал эквайринга. Но это можно делать и через онлайн-кассу с помощью системы быстрых платежей. Комиссия банков за оборот через СБП составляет всего 0,4 ─ 0,7 %, что значительно ниже ставок эквайринга: 1,9 ─ 2,5 %.
Если в онлайн-кассу встроена функция приёма платежей через СБП, Ирина сэкономит на банковских комиссиях, что немаловажно для небольшого магазина.
Интеграция кассы с программами по бухучёту или сайтом
В некоторых кассах интеграции с бухгалтерскими решениями и CMS для создания сайтов уже настроены, пользователю остаётся только подключить нужное решение.
Если касса обменивается информацией с программами для ведения учёта, Ирине не придётся:
- вручную вводить данные о проданных товарах и полученной выручке;
- повторно приходовать в магазине товары, документы на которые были проведены в бухгалтерской программе.
Это освобождает время и защищает от ошибок.
Также Ирина планирует в будущем открыть свой интернет-магазин товаров для рукоделия. Ей удобно интегрировать кассу с сайтом:
- всегда будут актуальные остатки в кассе и карточках товаров онлайн-магазина;
- в случае изменения остатков и цен данные одновременно поменяются в кассовой программе и в интернет-магазине.
- возможен приём платежей на сайте и отправка электронных чеков.
Поэтому ей не придётся постоянно мониторить и менять вручную запасы товаров и их цены.
Выбрать подходящую онлайн-кассу Ирина сможет в нашем интернет-магазине. А перед покупкой она может арендовать кассовый аппарат и поработать с ним несколько месяцев, чтобы убедиться, что онлайн-касса — это просто и очень удобно.
Онлайн-кассы для вашего бизнеса
Продажа и аренда торгового оборудования
Выгодные тарифы и решения
Начать дискуссию