Проблемы хранения электронных документов: что изменит концепция от ФНС

Электронный документооборот ускоряет бизнес-процессы и экономит ресурсы компании. Власти анонсируют полный переход на ЭДО к 2024 году. Однако, для этого необходимо устранить пробелы в нормативной документации и обеспечить бизнесу комфортный переход к новым реалиям. Расскажем, какие проблемы сегодня возникают при хранении и подтверждении значимости электронных документов, и как планируют их устранить.

Где хранят электронные документы

Сегодня электронные документы хранят следующими способами:

1.В собственном архиве компании.

Документы хранятся в папках на компьютере, доступ к которому имеют определенные сотрудники. Например, в бухгалтерии.

2.На внешних носителях.

Документы записывают на флешки или внешний жесткий диск и хранят в сейфе или другом защищенном месте.

3.В облачном архиве.

Компания заключает соглашение с облачным сервисом и хранит документы в защищенном хранилище с ограниченным доступом.

4.В архиве оператора ЭДО.

Компания заключает договор с оператором и обменивается электронными документами с госорганами и контрагентами. Архив документов хранится на сервере оператора ЭДО.

Астрал.ЭДО — онлайн-сервис для ЭДО с контрагентами и хранения архива электронных документов.Удобная тарифная сетка и бесплатный промопериод помогут сократить затраты на обмен документами.

Какие правила хранения действуют сейчас

Обеспечение долговременной сохранности электронных документов регулирует ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR.

В соответствии с ГОСТ электронный документ должен сохранять информативность и достоверность на протяжении всего срока хранения.

Вот основные требования ГОСТ:

1. Понятная структура наименования файла и его расположение в соответствующей группе документов по принадлежности. То есть важно, чтобы документ было легко найти и понять к какому периоду, сделке или контрагенту он относится.
2. Возможность открытия, прочтения, перезаписи и проверки состояния документа спустя продолжительное время. То есть у компании должно быть программное обеспечение для работы с нужным форматом файлов.
3. Обеспечение безопасности электронного хранилища, регламентирование доступа к архиву.
4. Стабильная среда для носителей информации, чтобы избежать порчи данных.

Также особенности хранения электронных документов изложены в приказе Минкультуры от 31.03.2015 № 526:

1. Архив должен содержать не меньше 2 экз. электронного документа в разных местах или на разных устройствах.
2. Обязательства по защите электронных документов от повреждения, утраты или постороннего доступа возлагаются на его владельца.
3. Не реже одного раза в пять лет необходимо проводить проверку электронной документации, а в случае необходимости — перезаписывать файлы на новые носители.

Как сегодня обеспечивается юридическая значимость электронных документов

Электронные документы подписывают электронной цифровой подписью (ЭЦП). Обычно, подпись выдается на один год. Однако, сроки хранения документации намного дольше: от 4 лет и более.

Документ, подписанный усиленной ЭЦП, сохраняет юридическую силу после истечения срока действия сертификата, так как в момент подписания ставится штамп времени (аналог даты на документе). Однако информацию о том, что сертификат действовал на момент подписания документа, придется запрашивать в удостоверяющем центре.

Действительность сертификата можно подтверждать путем продления. Для этой цели применяют следующие способы:

• переподписание документ действующим сертификатом, пока предыдущий еще не истек (процедуру придется проводить раз в году).
• получение квитанции переподписания DVCS от специальной службы, которая заверяет достоверность документа (до конца срока действия предыдущей квитанции также придется получать новую).

При подписании документа не усиленной ЭЦП, достоверно установить время подписания документа невозможно. Поэтому в будущем у компании могут возникнуть проблемы с подтверждением значимости документа. Например: в суде.

Закажите надежную и безопасную электронную подпись Астрал-ЭТ: быстрый выпуск, безбумажное продление, простая заявка на получение, проверка подлинности в личном кабинете.

Как будут решать проблемы хранения и обеспечения значимости документов

25.12.2020 президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию выпустил Концепцию развития ЭДО. В этом документе обозначены проблемы, которые препятствуют переходу на электронный документооборот, мероприятия по их решению, а также принципы и сроки реализации этих мероприятий.

Проблемы ЭДО:

1. Нормативные акты не требуют обязательного применения метки времени при подписании документа, процесс проставления такой метки не регламентирован. В случае подписания документа не усиленной подписью внутри информационной системы компании, невозможно установить время подписания.
2. Электронный документ может быть создан в формате, который поддерживается только определенным ПО. Если ПО перестает использоваться — прочитать документ становится невозможно. Похожая ситуация возникает, когда документ нужно передать внешнему пользователю — на устройстве пользователя может не быть ПО, необходимого для чтения файла.
3. Невозможно установить действительность ЭЦП на момент подписания и неизменность документа, если его передают внешнему пользователю в распечатанном виде.
4. Не установлены требования к форматам электронных документов для передачи их в Росархив.

Как планируют решить проблемы:

1. Утвердить требования по хранению документов, которые будут обеспечивать:

• единые форматы для электронных документов;
• условия, исключающие возможность внесения модификаций в электронный документ;
• ограничение доступа к содержанию документа (шифрование документа или его части), если информация в нем является закрытой для третьих лиц;
• доступность документа на протяжении всего срока его хранения;
• значимость документа, после того, как истечет сертификат ЭЦП, которым был подписан документ;
• наличие метки времени, которая подтвердит легитимность подписи.

2. Разрешить компаниям и ИП оказывать услуги хранения электронной документации наряду с операторами ЭДО. Таким хозяйствующим субъектам необходимо будет пройти процедуру аккредитации.

При этом хранитель будет обязан обеспечить не только хранение электронных документов, но и программ для их визуализации, а также:

• передачу документов из информационной системы в адрес третьей стороны по требованию заказчика;
• в случае ликвидации — передачу документов на хранение другим операторам (компаниям, ИП) или в Федеральное архивное агентство.

Полностью привести в порядок нормативную базу чиновники обещают до конца 2021 года.

Продукты ГК «Астрал» помогут безболезненно внедрить электронный документооборот уже сегодня:

• Астрал.ЭДО — онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами;
• 1С-ЭДО — сервис для организации документооборота с контрагентами из программы 1С.

Наши продукты обеспечивают:

• возможность ведения архива с удобной и понятной системой поиска;
• интеграцию с бухгалтерским ПО;
• разграничение прав доступа для работников;
• доступ к системе с мобильных устройств;
• возможность доработки сервиса под нужды пользователя.

Онлайн-сервис для организации ЭДО

1 месяц БЕСПЛАТНО

Никаких ограничений по исходящим документам и функциям

Попробуйте прямо сейчас

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение