Законодательство не требует обязательного перехода на кадровый электронный документооборот. Но цифровизация процессов ускорит решение кадровых задач. Как прогнозируют эксперты, ЭДО в кадровом деле в 2022 году увеличится в 8-10 раз. Расскажем, как перейти на кадровый ЭДО и как к нему подготовиться.
Законодательство о кадровом электронном документообороте
С недавнего времени электронный документооборот в кадровой работе предусмотрен трудовым законодательством. Закон № 377-ФЗ ввел ст. 22.1 — 22.3 ТК, которые посвящены возможности работодателей оцифровать работу кадровых подразделений и тому, как организовать взаимодействие сторон в рамках КЭДО.
Нанимателям — участникам эксперимента в соответствии с законом № 122-ФЗ разрешено создавать кадровую документацию электронно с 16.11.2021, когда эксперимент завершился. Срок для окончательного перехода — до 01.07.2022.
Для остальных работодателей кадровая цифровизация стартовала с 22.11.2021, когда формально закон № 377-ФЗ вступил в силу. С этой даты разрешено начинать переход на КЭДО.
Нанимателям, планирующим взаимодействие через платформу «Работа в России» с авторизацией через Госуслуги, нужно дождаться 01.09.2022. По планам Правительства с этой даты заработают нормы в части работы с платформой.
Единые требования к цифровым документам будут утверждены к марту 2023 года. До этой даты работодатели работают по форматам, предусмотренным их программным обеспечением. При этом документы, сформированные в КЭДО работодателем ранее 01.03.2023, также будут иметь юридическую силу.
Как организовать КЭДО на предприятии
Принимая решение о переходе на КЭДО, убедитесь, что текущий бумажный документооборот отлажен, а кадровая служба работает как часы.
Проанализируйте структуру персонала:
- возраст работников;
- место жительства;
- доступность и умение пользоваться интернетом и онлайн-сервисами.
Проведите опрос о желании и возможности каждого работника перейти на электронную документацию.
Загвоздки могут возникнуть там, где должностные обязанности не подразумевают работу за компьютером, а домашнего компьютера или смартфона у работника нет. И для пожилых работников, далеких от цифровых технологий, электронный документооборот создаст определенные сложности и проблемы. Все эти люди вправе отказаться от КЭДО.
Безоговорочными участниками КЭДО станут сотрудники, нанятые в 2022 году работодателем, который перешел на электронку в кадровых вопросах.
Работники, и перешедшие на кадровый электронный документооборот, и отказавшиеся от него, имеют равные права. Одни и те же документы, оформленные через КЭДО, и изданные на бумажном носителе, будут иметь равную юридическую силу.
Оцените соотношение работников, поддерживающих переход на КЭДО, и тех, кто против. И только после этого, принимайте окончательное решение о переходе.
Поэтому обычно консалтинговые компании и вендоры, которые помогают внедрить КЭДО на предприятии, помимо проработки технической реализации, уделяют много внимания работе с сотрудниками: разъясняют плюсы перехода на КЭДО, отвечают на вопросы, показывают, как просто работать с документами в системе, объясняют, что для этого не требуются специальные навыки и знание программ.
На законодательном уровне доля персонала предприятия, поддерживающего цифровизацию, для введения КЭДО в отношении работников не установлена (во всяком случае пока).
Чтобы переход на КЭДО прошел безболезненно и дал положительные результаты, будьте последовательны. Поэтапность позволит ничего не упустить из виду.
Для перевода кадровых взаимоотношений в цифровое пространство проделайте несколько шагов:
1. Назначьте ответственного за цифровизацию кадровых процессов.
2. Выберите программное обеспечение для документооборота. Работодатель самостоятельно решает, на каком ПО ему работать:
- Платформа «Работа в России».
- Другой приобретенный или разработанный компанией сервис.
3. Разработайте и утвердите ЛНА о переходе на КЭДО. В нем пропишите:
- избранную систему КЭДО;
- каких работников переводите на КЭДО;
- документы, подпадающие под цифровизацию;
- сроки уведомления персонала о предстоящем переходе на КЭДО;
- дату запуска КЭДО на предприятии.
Ввести КЭДО раньше, чем уведомили работников нельзя.
4. Разработайте и утвердите регламент работы с КЭДО. Это может быть положение, приложение к учетной политике, ПВТР или другой документ, согласованный с профсоюзом (при его наличии). В нем детально пропишите:
- права и обязанности сторон;
- как будет проводиться инструктаж по работе с КЭДО;
- все возможные сроки;
- правила использования электронных подписей;
- порядок доступа к электронному архиву;
- возможные случаи для бумажного документооборота;
- порядок взаимодействия с профсоюзом.
5. Подготовьте электронные подписи для всех участников цифровизации. ЭП одного руководителя будет недостаточно. Необходимо выпустить цифровые подписи всем работникам, которые переходят на КЭДО. Так как ЭП стоят денег, а обязанность по их приобретению для персонала лежит на работодателе, оцените готовность компании к таким расходам.
Для работы с ЭП требуется специальная программа, например, «КриптоПро CSP». Ее рекомендует ФНС.
6. Письменно уведомьте персонал о переходе на КЭДО, разъясните, ознакомьте с внутренним регламентом по работе с электронной документацией. Дождитесь ответов работников. Если ответ не получен, то по умолчанию работник остается на бумажном документообороте. С сотрудников, поддерживающих цифровизацию, возьмите заявление о согласии перейти на КЭДО. Форма согласия — произвольная. Отказавшиеся от КЭДО вправе передумать и присоединиться к проекту позже.
Кому и какие электронные подписи подготовить
Перечень кадровых документов, переходящих в цифровое поле, обширный. Для применения электронных подписей имеет значение не только сам документ, но и используемый сервис КЭДО, а также подписант.
Подробности в таблице:
Документ | ПО работодателя | Платформа “Работа в России” | ||
Подпись работодателя | Подпись работника | Подпись работодателя | Подпись работника | |
Трудовой, ученический договоры, договоры о матответственности, на получение образования, дополнительные соглашения к договорам, приказы (распоряжения) о дисциплинарных взысканиях, уведомления об изменении определенных сторонами трудового договора условий | УКЭП | УКЭП, УНЭП | УКЭП, УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства (ИЭП) | УКЭП, УНЭП, выданная с использованием ИЭП, простая ЭП, полученная при личном посещении и заказанная через Госуслуги |
Согласие на перевод | Не требуется | УКЭП, УНЭП | Не требуется | |
Заявление об увольнении | ||||
Отзыв заявления об увольнении | ||||
Иные документы | УКЭП, УНЭП | УКЭП, УНЭП, простая ЭП | УКЭП, УНЭП, выданная с использованием ИЭП | |
Работодатель в своем ПО подписывает документы усиленной квалифицированной подписью. Работнику разрешено пользоваться как квалифицированной, так и неквалифицированной ЭП.
Для работника последний вариант удобен простотой использования. Не нужно приобретать токен или устанавливать специальное ПО. УНЭП можно подписать документ с планшета или мобильного телефона.
Для автоматизации и ускорения выпуска УНЭП Калуга Астрал разработала сервис API УНЭП. С его помощью работодатель может массово выпустить электронные подписи сотрудникам и отследить их готовность.Стоимость одной ЭП для работодателя составит от 150 до 450 рублей.
Физлица также могут получить подписи самостоятельно: Тариф Астрал-ЭТ: Базис всего 900 рублей. Электронную подпись можно использовать не только для работы в ЭДО, но и на государственных порталах или для участия в торгах.
Кому выгоден КЭДО
Преимущества ведения кадровой работы в электронном виде оценят в первую очередь крупные предприятия и организации. КЭДО избавит от кип бумаг, которые негде хранить, и необходимости личных встреч кадровика и работника для получения подписи в документе.
Вторая проблема возникает, когда речь идет о разъездном характере работы, частых командировках или работниках на удаленке. Пандемия коронавируса доказала, что работать из дома можно, и, зачастую, нужно. КЭДО позволит решать кадровые вопросы на расстоянии, дистанционно нанимать работников, проживающих в любых регионах.
Компании, у которых есть филиалы и представительства, также ощутят выгоду, когда отпадет необходимость пересылки документов из одного подразделения в другое.
Небольшим фирмам и предпринимателям, не имеющим в штате кадровиков, электронное оформление кадровых документов упростит работу за счет ускорения документооборота. А руководитель сможет посмотреть весь архив документов по работнику, который будет систематизирован и доступен в любое время. По этой же причине любой работодатель, столкнувшийся с проверкой по кадровым вопросам, легко найдет все документы по любому сотруднику.
Любая организация, перешедшая на КЭДО, будет экономить на канцтоварах, бумаге и картриджах для принтеров, а документы всегда будут вовремя подписаны и храниться в порядке в цифровых архивах.
Начните переход к автоматизации с подключения ЭДО для работы с контрагентами. Выберете удобное решение: 1С-ЭДО для организации документооборота из программы 1С или Астрал.ЭДО — онлайн-сервис для ведения любого количества компаний в едином личном кабинете.
Сотрудникам на удаленке КЭДО позволит работать у любого работодателя, не приезжая в отдел кадров для оформления, что облегчит проблему трудоустройства жителям отдаленных населенных пунктов. Через мобильные устройства подписывать кадровые документы можно даже в дороге.
Астрал.КЭДО приглашает вас протестировать систему электронного кадрового документооборота. Вы получите подписи и доступ к сервису Астрал.КЭДО по промотарифу и сможете подписывать все допустимые в рамках закона документы с сотрудниками: прием на работу, отпуска. командировки, кадровые переводы и многое другое.
Отправляйте документы в 1 клик!
Существенная экономия времени. Отправьте заявку и мы расскажем все об электронном документообороте.
Получите выгодное предложение
Начать дискуссию