Возможность ведения кадрового документооборота в электронном формате без дублирования на бумаге появилась 22 ноября 2021 года, когда вышел соответствующий закон (№ 377-ФЗ от 22.11.2021).
С выходом закона у работодателей возникли вопросы, на которые ответили специалисты Роструда. В этой статье мы расскажем о том, какая электронная подпись нужна для того, чтобы подписывать кадровые документы, основываясь на разъяснениях Роструда.
Как вести электронный документооборот
Ноябрьский закон дал возможность работодателем использовать систему «Работа в России» для ведения электронного кадрового документооборота. Также в документе сказано, что можно использовать другую информационную систему.
Вы можете использовать систему электронного документооборота «Астрал.ЭДО» для работы с кадровыми документами. Подойдут и другие системы, которые обеспечат хранение электронных документов, а также фиксацию сторонами трудовых отношений.
В связи с выходом закона возникли два вопроса: можно ли использовать простую электронную подпись и, если можно, то для каких документов. Развёрнутые ответы на них дали на сайте Онлайнинспекция.рф. Мы же расскажем об этом короче и понятнее.
Какая электронная подпись нужна
Для начала кратко расскажем о видах электронной подписи.
Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы обеспечить юридическую значимость документам, с которыми вы работаете в системе. Она создаётся с помощью криптографии и обладает высоким уровнем защиты, что позволяет использовать в качестве аналога рукописной подписи.
Индивидуальные предприниматели и руководители юридических лиц получают квалифицированную подпись в УЦ ФНС, физические лица и сотрудники организаций — в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Неквалифицированная электронная подпись в основном используется во внутреннем и внешнем документообороте. С её помощью можно идентифицировать подписанта, но такую подпись нельзя использовать для торгов, работы на госпорталах, отправке отчётности.
Простая подпись чаще всего является комбинацией логина и пароля, поэтому уровень защиты её гораздо ниже, чем у квалифицированной. Обычно такую подпись используют для авторизации на разных ресурсах.
Можно ли использовать простую подпись
Согласно разъяснениям Роструда, использовать простую подпись можно, но в ограниченном количестве случаев, например, для:
- оформления отпусков и формирования графика отпусков;
- командировки (согласование, приказ о направлении и тому подобное);
- привлечения к дополнительной работе в выходные и праздничные дни;
- согласия на обработку личных данных;
- выплат (расчётные листы, матпомощь) и других.
С помощью простой подписи такие документы могут подписывать только сотрудники организации.
Важно упомянуть, что такие правила должны быть установлены соглашением сторон трудового договора.
В каком случае нужна квалифицированная электронная подпись
Чтобы использовать квалифицированную подпись, никакие локальные нормативные акты не нужны, потому что она изначально обладает необходимыми качествами. С её помощью подписывают следующие кадровые документы:
- трудовой договор;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы;
- согласие на перевод;
- заявление об увольнении;
- отзыв заявления об увольнении;
- ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора;
- приказ о применении дисциплинарного взыскания.
Также для подписания этих документов может быть использована и неквалифицированная электронная подпись, если порядок её проверки определён соглашением сторон трудового договора.
Оформить квалифицированную подпись на сотрудника просто: обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр. С помощью «Астрал-ЭТ» вы сможете не только подписывать кадровые документы, но и участвовать в торгах, работать на государственных порталах и отправлять электронную отчётность.
Нужна электронная подпись?
Экосистема клиентского сервиса под любые потребности: от ЭП до проверки контрагентов
Выгодные тарифы и быстрое оформление!
Начать дискуссию