«Астрал-Софт» входит в группу компаний «Астрал», частью которой также является оператор ЭДО «Калуга Астрал».
Предпосылки или Почему мы решили интегрировать сервис ЭДО с Битрикс24
Первопричиной стал один крайне важный фактор: бумажный документооборот — это неудобно, дорого и долго. С ростом компании и клиентской базы все эти недостатки ощущались только острее. С учётом этого, а также того, что у ГК «Астрал» внушительный опыт в предоставлении услуг ЭДО, — услугами оператора «Калуга Астрал» давно пользуется множество организаций, — было принято решение перевести весь документооборот отдела продаж «Астрал-Софт» в электронный формат.
Работа с клиентами у отдела продаж происходит исключительно в сервисе Битрикс24. Вся коммуникация с клиентом, в том числе заявки, получаемые с сайта и рекламных баннеров, а также входящие телефонные контакты, фиксируется в виде специальных форм — Сделок.
В Сделке менеджеры указывают информацию о клиенте и проставляют статусы общения с ним.
Поскольку вся работа осуществлялась менеджерами в Сделках, то и документооборот с клиентами было бы удобно вести там же. Поэтому мы решили внедрить электронный документооборот в компании путём интеграции сервиса 1С-ЭДО с Битрикс24.
Реализация проекта и результаты
Первый этап. В первую очередь в Битрикс24 был интегрирован механизм формирования счетов и закрывающих документов. Это позволило менеджерам формировать счёт для клиента прямо в Сделке за пару кликов.
Второй этап. Далее была произведена интеграция 1С-ЭДО с Битрикс24, в результате чего менеджер мог не только сформировать счёт и закрывающие документы прямо в Сделке, но и отправить их клиенту по ЭДО.
Какого эффекта мы добились в итоге?
Первое и самое важное — это упрощение и оптимизация процесса работы с документами для менеджеров компании:
менеджеры работают в одной системе, им не нужно заходить в 1С и сервис 1С-ЭДО, чтобы отправить документы контрагенту, а значит — экономится время, снижается риск ошибок;
работая непосредственно в Сделке, менеджер свершает гораздо меньше действий и может больше времени посвящать поиску клиентов и переговорам с ними;
новых сотрудников не нужно обучать работе в 1С — они могут сразу же включиться в работу и сосредоточиться на продажах, а не на сопровождающих процессах.
Второе, на что следует указать, это очевидные плюсы от перехода на ЭДО:
экономия времени — менеджеру не приходится распечатывать документы и готовить их для отправки почтой, доставка документов происходит моментально;
экономия средств на бумагу и доставку документов;
Для наглядности сравним расходы: отправка одного комплекта бумажных документов обходится в 50 рублей (с учётом затрат на бумагу, печать и доставку документа Почтой России), а при передаче электронного документа через сервис 1С-ЭДО стоимость отправки составит 10 рублей. А при больших объёмах передачи ещё ниже. То есть, чем больше документов нужно передать, тем меньше потратит отправитель.
обеспечение сохранности документов.
Как рабочий процесс происходит теперь
1. Настройка электронного документооборота с клиентом
Если общение с клиентом происходит впервые, сначала необходимо настроить с ним ЭДО. Для этого менеджер отправляет клиенту приглашение начать ЭДО. Для удобства менеджеров этот процесс был автоматизирован — приглашение отправляется автоматически сразу после выставления счёта, если с клиентом ещё не настроен ЭДО.
Если клиент не подключён ни к какому сервису электронного документооборота, сделать это можно сразу же с помощью менеджера. «Калуга Астрал» является оператором ЭДО в сервисе 1С-ЭДО, удобного для клиентов, которые работают в 1С.
2. Отправка документов
После того как клиент примет отправленное ему приглашение, менеджер может в пару кликов отправить ему счёт на оплату, а после оплаты так же быстро сформировать и отправить закрывающие документы.
Что в итоге
Интеграцию планируется активно поддерживать и добавлять новые опции. Разработчики активно взаимодействуют с пользователями, принимая обратную связь и рассматривая запросы на расширение набора функций интеграционного решения.
На текущий момент реализованы:
возможность добавлять несколько компаний отправителей;
отправка приглашений (с возможностью включения автоматического режима);
отправка счетов на оплату;
отправка закрывающих документов (с возможностью включения автоматического режима);
отправка произвольных документов;
принятие, отклонение и аннулирование документов;
отзыв приглашений;
переформирование документов;
реестр исходящих документов;
реестр входящих документов;
уведомления о входящих документах участников сделки или бизнес процесса;
массовая работа с документами.
Хотите интегрировать ЭДО в Битрикс24, чтобы упростить работу своего отдела продаж и сделать её более эффективной? Или же у вас есть какой-то другой запрос на внедрение ЭДОв вашей компании?
Оставьте заявку и мы вас проконсультируем по всем вопросам о переходе на электронный документооборот.
Интегрировать ЭДО в Битрикс24 для любых целей вашего бизнеса? Легко!
Начать дискуссию