Что входит в понятие «кадровая документация»?
Все организации и предприниматели обязаны вести кадровую документацию по общим правилам, установленным трудовым законодательством. Это значит:
- заключать трудовые договоры с работниками, нанятыми в штат (ст. 56 ТК);
- оформлять трудовые книжки (бумажные или электронные), делать в них записи о приеме, увольнении, переводе сотрудников;
- разрабатывать и утверждать локальные нормативные акты: Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положение об оплате труда, Положение о премировании и т. д.;
- оформлять и подавать отчеты по форме СЗВ-ТД (ст. 66 ТК);
- вести штатное расписание.
Микропредприятия вправе отказаться от утверждения локальных актов, то тогда все условия и гарантии работников нужно прописать в трудовом договоре.
Полный список документов, которые можно перевести в КЭДО
Оформлять удаленно можно практически все кадровые документы, предусмотренные российским трудовым законодательством:
- трудовой договор;
- коллективный договор;
- соглашение о материальной ответственности;
- ученический договор;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- приказ о приеме сотрудника на работу;
- приказ о применении дисциплинарного взыскания;
- приказ о премировании;
- приказ о переводе сотрудника на другую должность или другую работу;
- приказ о переводе на удаленку;
- приказ на отпуск;
- приказ о простое;
- приказ о временном отстранении от работы;
- приказ о выговоре за прогул;
- соглашения к трудовому договору;
- уведомление об изменении условий трудового договора;
- заявление работника на увольнение по собственному желанию и отзыв данного заявления;
- заявление на отпуск (ежегодный оплачиваемый или без сохранения заработной платы);
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положение об оплате труда, Положение о премировании и иные ЛНА;
- иные кадровые документы (за исключением тех, на которые прямо указывает ТК).
Итак, работодатель скрепляет указанные документы электронной подписью (ЭП) и по цифровому каналу передает работнику. Работник в свою очередь ставит ЭП об ознакомлении с кадровым документом, подписывает соглашения и договоры, заявления и уведомления и возвращает обратно в компанию.
Электронная платформа для КЭДО может использоваться любая, закон не содержит прямых указаний на этот счет. Компания даже вправе создать ее самостоятельно.
Главное требование – система должна обеспечивать возможность обмениваться дистанционно, подписывать с помощью ЭП и хранить документы, а также фиксировать время и дату их получения (абз. 2 ч. 5 ст. 22.1 ТК). Мы предлагаем изучить функционал облачного сервиса – Астрал iКЭДО. Это надежный продукт от разработчика популярных систем электронного документооборота: 1С-ЭДО и Астрал.ЭДО
Документы, которые нельзя перевести в КЭДО
Поговорим об исключении из общего правила.
Некоторые документы закон требует по-прежнему оформлять на бумаге, чтобы работник имел возможность подписать их лично (ч. 3 ст. 22.1 ТК).
Список небольшой, поэтому запомнить его довольно просто:
- приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
- акт о несчастном случае на производстве;
- документы (листы ознакомления), подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда;
- трудовая книжка (если работник выразил желание вести ее на бумаге).
Может ли работник запросить бумажный документ, если на предприятии используется КЭДО?
Да, в таком случае работодатель должен безвозмездно изготовить дубликат документа на бумажном носителе и заверить его надлежащим образом – подписью уполномоченного лица, скрепленной печатью организации (абз. 2 ч. 11 ст. 22.3 ТК).
Предоставить копию электронного документа нужно в течение трех рабочих дней с момента запроса.
Какая подпись нужна работодателю и работнику для КЭДО?
Есть ряд кадровых документов, надлежащее оформление которых требует наличия:
- усиленной квалифицированной подписи (УКЭП) – для работодателя и
- усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП) – для работника.
К ним относятся:
- Трудовой договор.
- Договор с сотрудником о мат. ответственности.
- Ученический договор.
- Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
- Приказ о дисциплинарном взыскании.
- Уведомление от работодателя об изменении условий трудового договора,
- Согласие работника на перевод на другую работу,
- Заявление об увольнении и отзыве такого заявления.
Т. е. перечисленные документы подписываются более надежным способом (УКЭП и УНЭП), независимо оттого, какая информационная платформа для КЭДО используется.
Для заверения всей прочей кадровой документации достаточно: работнику – простой ЭП, а работодателю – УНЭП (ч. 1, 3 ст. 22.3 ТК).
Платформа Астрал iКЭДО полностью обеспечивает ведение кадрового делопроизводства на предприятии: от выпуска электронной подписи для сотрудников до хранения электронных документов. Дистанционный выпуск УНЭП производится прямо из сервиса благодаря собственному аккредитованному удостоверяющему центру ООО «Астрал-М».
Узнайте больше о возможностях и преимуществах кадрового электронного документооборота с Астрал iКЭДО по ссылке.
Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса
Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все о кадровом электронном документообороте.
Оставьте контактные данные
И наши специалисты свяжутся с вами и расскажут все о кадровом электронном документообороте!
Комментарии
23Это конечно замечательно, а вот как решать этот вопрос неофисным персоналом? Есть же и производственные рабочие, не все же у компьютеров весь день сидят, как они будут это все подписывать? Есть решение?
не знаю как у Калуги Астрал, но у большинства операторов КЭДО есть мобильное приложение и веб версия. Которая прекрасно встает на смартфоны, планшеты и домашние компы.
Можно поставить один старенький компьютер на производстве, все будут подписывать документы на нем, ну, как вариант.
а если сотруднику за 60 и телефон у него кнопочный?
и сколько таких сотрудников в вашей организации? в % от общей численности?
половина примерно
Простите, но я не поверю. Нет поверю, если у вас численность сотрудников 50 в организации. Но тогда внедрение КЭДо действительно не имеет ни экономического ни организационного смысла. Исключения есть всегда. В большинстве организаций такая ситуация - неактуальна
А чем вы занимаетесь, что у вас такой процент пенсионеров?
Вполне распространённая ситуация. У нас штат 100 человек, большая часть пенсионеры либо любители выпить. Они слышать ничего не хотят про компьютер. А слово электронная трудовая книжка пугает.
100 человек пенсионеров и любителей выпить - весьма редкая ситуация - не льстите себе. Я работаю в провинции в том числе и с совсем маленькими населенными пунктами и ситуация "у меня только кнопочный телефон" - это ситуация для людей старше 60 - 70. Либо сугубо выдуманная.
Для людей удаленных поселений - смартфон выход в мир. Они на еде экономят, чтобы смартфон себе купить. Реальный случай - в сельском поселении от нового насоса отказались, чтобы вышку им поставили сотовой связи.
Так что человеку, который в реальности работает просто смешны эти доводы
Так я и не говорю, что у них кнопочные телефоны. Вполне смартфоны. НО! Бумажка им роднее, понятнее и проще. ЭТК они боятся как огня, думают что это развод ПФР, а ЭДО это профанация; личная подстава от начальства. И я себе не льщу. Я вижу реальность вокруг себя.
Небольшое производство, 10 человек офис и около 50 рабочие, предпенсионеры и мигранты
Ну как я и думала - что то мелкое и частное. Вам КЭДО в принципе не нужно ни финансово, ни организационно. Зачем тогда вы свои мелкие проблемы озвучиваете как общие?
Потому что они есть? Потому что в некоторых местах это распространенная ситуация? Потому что возрастного сотрудника выгнать совесть не позволяет? Для вас это мелко, для других - это обычная рабочая ситуация.
а.... я как то пропустила момент, когда всех обязали иметь КЭДО..... да так интенсивно что из-за его отсутствия кого-то придется увольнять.
Добрый день. На данный момент законодательно не утверждена обязанность перехода на КЭДО, все по желанию организации.
это был сарказм
У нас всегда начинается с необязательно-добровольного, а потом становится принудительным.
я не понимаю зачем надо придумывать какие то малозначимые причины для отказа, даже не ознакомившись с сервисами. Очень напоминает бунты ткачей против автоматических ткацких станков.
Помню как про банковские карты были подобные обсуждения... потом про бухгалтерское ЭДО (согласно, что сейчас оно не на уровне карт, но все же).... ну что это за позиция - "никогда не пользовались, но у нас точно не покатит"
Никто не утверждает, что сервисы плохи, речь о том, что они не всем подходят (возрастные особенности, недостаток образования, да, наконец, просто тупость), и наверняка последующая в будущем обязательность их применения автоматически усложнит жизнь многим сотрудникам. К примеру, работники общепита сейчас должны сдавать санминимум через портал (не спрашивайте какой - не вникала). Большая часть не помнят своих логинов и паролей, не могут самостоятельно разобраться в интерфейсе.
Вполне интересная информация