Электронные транспортные накладные

О том, что такое электронная транспортная накладная и как правильно с ней работать, рассказываем в этом материале.

Что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Электронная транспортная накладная относится к электронным перевозочным документам (ЭПД) и служит для регулирования транспортировки грузов. С её помощью участники перевозки подтверждают наличие договора на транспортные услуги и фиксируют затраты, связанные с управлением логистическими процессами.

Основные разделы (титулы) ЭТрН содержат:

• сведения об участниках перевозки, детали договора, информацию о грузе и водителе, а также о сопроводительных документах (от грузоотправителя);

• данные о приёме груза и условиях его передачи грузополучателю (от перевозчика);

• информацию об особенностях груза, деталях его приема и обстоятельствах, связанных с его приёмкой (от грузополучателя).

Если происходят какие-либо изменения (например, в стоимости перевозки или адресе доставки), в электронной транспортной создаются дополнительные разделы.

Изменения в законодательстве о перевозочных документах ЭТрН

В 2020 году Минтранс организовал эксперимент по внедрению электронных транспортных накладных. По итогам эксперимента был принят закон, утвердивший новые нормы автомобильных грузоперевозок (Постановление Правительства РФ от 21 декабря 2020 года № 2200). Таким образом, открылась возможность для использования электронных перевозочных документов наравне с бумажными.

Кроме того, Минтранс запустил государственную информационную систему ГИС ЭПД, которая стала отвечать за хранение ЭПД и предоставление информации, содержащейся в них, органам государственной власти РФ.

11 января 2022 года был утверждён формат электронной транспортной накладной (ЭТрН) в виде XML-файла (Приказ ФНС России от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@). После этого Минтранс разработал нормативы, регулирующие обмен данными между участниками логистической цепочки и системой ГИС ЭПД. Эти нормативы были утверждены в Постановлении Правительства от 21 мая 2022 года № 931, которое вступило в силу 1 сентября того же года.

Реализация электронного документооборота между участниками грузоперевозки должна осуществляться через операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), которые имеют специальное разрешение Минтранса. Главная функция оператора — передавать данные из ЭПД непосредственно в ГИС ЭПД. Схема взаимодействия между участниками перевозки, оператором и информационной системой ГИС ЭПД выстроена следующим образом.

Участник перевозки самостоятельно вводит данные со своей стороны, подписывает свой титул и через оператора ИС ЭПД отправляет документ контрагентам.

Оператор осуществляет проверку:

• соблюдения установленного формата XML;

• уникальности идентификатора;

• подлинности сертификата электронной подписи, использованной для заверения документа.

Если в процессе проверки выявляются ошибки, оператор информирует отправителя об этом, чтобы тот сформировал новый документ. В случае отсутствия ошибок, оператор ИС ЭПД пересылает документ в систему и следит за дальнейшими изменениями его статуса.

Кто обязан применять электронную транспортную накладную

Участникам грузоперевозок предоставлено право на добровольное использование ЭТрН с 1 марта 2022 года. Вместе с тем, планируется, что обязательный переход на электронные транспортные накладные Минтранс осуществит уже в 2024 году.

Частным компаниям, работающим в сфере грузоперевозок, рекомендуется начать подготовку к переходу на ЭПД заблаговременно, не дожидаясь момента, когда применение ЭТрН станет обязательным.

В настоящее время использование ЭТрН особенно актуально для следующих категорий:

• организации, деятельность которых прямо связана с логистикой;

• отправители и получатели грузов;

• компаний, активно внедряющие ЭДО в свою работу.

Когда не нужно оформлять ЭТрН

В определенных ситуациях ЭТрН оформлять не требуется. Это случаи, когда:

• товар доставляется продавцом без вовлечения грузоперевозчика (в этом случае стоимость доставки должна быть учтена в конечной цене товара и указана в договоре, а получатель должен получить товар в свою собственность у себя на складе);

• получатель товара самостоятельно забирает его со склада продавца и перевозит на своем транспортном средстве.

Из чего состоит электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Электронная транспортная накладная включает в себя восемь файлов обмена информацией, которые называются титулами:

• четыре из них обязательны, так как формируют основной сценарий: погрузку и выгрузку;

• два из них являются опциональными, грузоотправитель с перевозчиком могут их заполнить, если хотят использовать документ в качестве первичного учётного и в дальнейшем не заполнять УПД;

• два последних титула являются дополнительными и заполняются в случае переадресации, изменения водителя и/или транспортного средства.

В таблице отражено, какие сведения должны включать титулы, а также кто и когда должен их оформлять и подписывать.

Важно подчеркнуть, что все титулы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) представителя компании, участвующей в грузоперевозке.

Сценарий грузоперевозки непосредственно влияет на то, какие титулы ЭТрН требуется заполнить. Все возможные сценарии разработаны Минтрансом и проверены при участии ведущих операторов ЭДО.

Что нужно для работы с ЭТрН

Цифровизация транспортных накладных и организация электронного документооборота требует выполнения следующих подготовительных шагов:

• Оформление УКЭП для персонала, задействованного в процессах приёмки и отправки грузов, например, для кладовщиков или экспедиторов. Водителям УКЭП не нужна: они могут использовать простую подпись или УНЭП, если представитель перевозчика дополнительно заверяет накладную его УКЭП.

• Подключение к системе обмена электронными перевозочными документами. Для этого потребуется заключить договор с оператором, зачисленным в реестр Минтранса и обладающим полномочиями для работы с ГИС ЭПД.

• Соглашение с контрагентами об обмене электронными документами. Сначала между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, затем — между водителем и перевозчиком.

• Обеспечение доступа сотрудников к необходимому оборудованию и программному обеспечению (например, компьютеры, позволяющие работникам склада взаимодействовать с системой ЭДО).

Что делать водителю при проверке ЭТрН на дороге

Инспектор ГИБДД может остановить водителя во время грузоперевозки, чтобы проверить документы, как личные, так и сопроводительные. С 1 сентября 2022 года у сотрудников ГИБДД есть право проверять ЭПД.

Водитель может предъявить транспортную накладную в цифровом виде с помощью QR-кода на своём телефоне. Код содержит все необходимые сведения об отправителе груза, перевозчике, грузополучателе, об адресах приёмки и отгрузки, а также о самом грузе, транспортном средстве и водителе. Для считывания этого кода сотрудник ДПС использует служебный планшет.

Как это сделать:

• Зарегистрироваться в Telegram bot.

• Выбрать команду /get_documents — получить список документов. После этого на экране появится пронумерованный список адресов всех активных перевозок.

• Нажать на нужный номер и получить QR-код, соответствующий этой перевозке.

Какие сложности могут возникнуть

У инспекторов есть непосредственный доступ к системе ГИС ЭПД, что позволяет им проверять электронные перевозочные документы, несмотря на возможные технические проблемы со стороны водителя, вызванные, например, отсутствием интернета или проблемами с телефоном.

В случае, если у водителя отсутствуют документы, инспектор может самостоятельно запросить необходимые данные из ГИС ЭПД по радиосвязи, используя только номер автомобиля. В свою очередь, водитель может заранее сохранить QR-код на телефоне и предъявить его даже при отсутствии доступа к интернету. Но изображение кода анимированное, поэтому простого скриншота будет недостаточно. Программные системы ЭПД предоставляют возможность отправки файла с QR-кодом, например, на электронную почту. Водитель должен сохранить файл на своем устройстве и удостовериться, что он применим без интернета.

Если у водителя производится перевозка сразу нескольких грузов, функция /get_documents в Telegram bot поможет не запутаться в документации: она предоставит список всех активных перевозок, организованных по адресам.

Если у водителя не установлено приложение Telegram, QR-код можно сгенерировать при помощи специально разработанной программы, такой как 1С. В её конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 и выше можно успешно оформлять электронные транспортные накладные. Также существует дополнительный сервис 1С-ЭПД, совместимый с конфигурациями 1С:ERP, 1С:Предприятие, 1С: Бухгалтерия и 1С:УТ.

При подтверждении погрузки перевозчиком (Титул 2) программа формирует QR-код для передачи водителю, который может быть представлен инспектору ГИБДД. Этот QR-код можно сохранить на устройстве, отправить посредством электронной почты или другого доступного канала связи.

Плюсы перехода на электронные транспортные накладные (ЭТрН)

Электронная транспортная накладная выполняет те же функции, что её бумажный аналог — подтверждает затраты на перевозку и транспортные услуги. Однако создание, корректировка и передача цифрового документа значительно проще. Не нужно ждать пока водитель доставит накладную, а исправление ошибок возможно с любого устройства и без необходимости перепечатывать бланк.

Переход на ЭТрН позволяет сократить расходы на бумагу, доставку и печать и исключает необходимость организации помещения для архивного хранения документов. Цифровые файлы хранятся в электронном архиве, который обеспечивает высокую степень защиты документов и исключает возможность их повреждения или потери.

С ЭДО легко отслеживать перемещение грузов. Любые форс-мажоры, будь то изменение адреса доставки или проблемы с приёмкой груза, отражаются в электронной системе в режиме реального времени.

Минтранс утверждает, что использование ЭТрН будет полезным не только для участников грузоперевозок, но и для контролирующих органов. Хранение информации в цифровой форме упростит проведение контрольных проверок, а обязательная электронная подпись существенно сократит количество противозаконных действий при транспортировке.

Конечно, у цифрового формата есть и свои минусы. Мы подготовили таблицу, которая обобщает все преимущества и недостатки перехода на ЭТрН.

Как обмениваться транспортными накладными через ЭДО

Схема обмена ЭТрН обусловлена выбором оператора ЭДО и текущими настройками сервиса. Ниже представлена последовательность самого простого варианта работы с ЭТрН:

• Сначала грузоотправитель формирует ЭТрН в своей учётной системе или специализированном сервисе, подписывает соответствующий титул усиленной УКЭП и передает фаул через оператора в ГИС ЭПД.

• После проверки ЭТрН передаётся перевозчику и грузополучателю.

• Перевозчик подтверждает приёмку груза подписью УКЭП.

• Грузополучатель принимает груз и подписывает свой титул УКЭП.

• Перевозчик подтверждает факт передачи груза.

• Менеджер транспортной компании оформляет титул перевозчика подписью УКЭП и завершает документооборот.

• Все участники транспортировки имеют возможность просмотреть и загрузить оригиналы ЭТрН, которые они подписывали, через сервис оператора.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KAn3u