Как отправлять расчетные листки сотруднику в 2023 году

Расчетные листки: вкратце о главном

Расчетный листок документ, который выдается сотруднику при каждой выплате зарплаты. В нем содержится информация:

• о составных частях заработной платы;

• об иных суммах, начисленных работнику – включая компенсацию за нарушение работодателем срока перечисления зарплаты, отпускных, увольнительных и других выплат, которые положены работнику;

• о суммах и основаниях удержаний с зарплаты, если они были;

• об общей сумме дохода, которая подлежит перечислению работнику.

Целью выдачи расчетного листка является предоставление работнику информации о том, из чего сложилась его очередная заработная плата.

Обязанность направления сотруднику этого документа прямо предусмотрена ч. 1 ст. 136 ТК.

Указанную выше информацию работодатель направляет сотруднику в письменной форме раз в месяц, при выплате зарплаты за отработанный период (письмо Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1).

Унифицированной формы расчетный листок не имеет и разрабатывается работодателем самостоятельно. Если в организации действует профсоюз, то форма расчетного листка должна быть согласована с ним (ч. 2 ст. 136 ТК).

Что касается порядка направления расчетного листка сотруднику, то действующим законодательством он не определен. В связи с этим работодатель вправе сам решить, как уведомлять своих работников о сумме выплат, полученных за отработанный период.

Разберем более детально все способы направления расчетного листка сотрудникам с учетом последних разъяснений Минтруда.

Способы направления расчетного листка сотруднику в 2023 году

Уведомить своего работника о сумме выплат и удержаний за отработанный месяц работодатель может:

• В письменном виде.

Стандартный, но уже устаревший вариант. Работодатель формирует расчетный листок в бумажном виде и передает его работнику в руки. Этот вариант неудобен тем, что отнимает много времени и сил на подготовку и раздачу листков сотрудникам.

• В электронной форме с помощью КЭДО.

Документ направляется сотруднику в электронной форме в заранее сформированный личный кабинет, где он может с ним ознакомиться. Этот вариант самый оптимальный, так как он не только экономит время на подготовку и рассылку листков, но и обеспечивает дополнительную защиту персональных данных сотрудника от возможной утечки информации.

• В электронной форме на электронную почту (мессенджеры).

Расчетный листок направляется сотруднику на адрес его электронной почты или в выбранный мессенджер. Адрес, по которому сотрудник планирует получать электронный расчетный листок, указывается в трудовом договоре, допсоглашении к нему или в заявлении, которое подается на имя работодателя. Использование этого варианта после недавних разъяснений Минтруда может вызвать споры с проверяющими. Подробнее об этом ниже.

Выбранный способ направления листка должен быть отражен в локальном нормативном акте (ЛНА), например, в коллективном договоре. При этом работодатель не вправе отказаться от этой обязанности, даже если пропишет свой отказ от расчетных листков в ЛНА (письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).

Направление расчетных листков в электронной форме. Последние разъяснения Минтруда

Если раньше контролирующие органы лояльно относились к отправке расчетных листков на электронную почту или в мессенджер (см., например, письмо ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297 и письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560), то теперь Минтруд занял прямо противоположную позицию.

В своем недавнем письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 Минтруд указал на то, что направление расчетных листков в электронной форме допустимо только для тех работодателей, которые перешли на КЭДО. Если организация или ИП не используют кадровый электронный документооборот, то, по мнению Минтруда, они не могут уведомлять сотрудников о сумме ежемесячных выплат и удержаний в электронной форме. Это противоречит трудовому кодексу и ухудшает положение сотрудника, по мнению Минтруда.

Переход на КЭДО избавит работодателя не только от возможных проблем с проверяющими, но и:

• Сократит время на подготовку кадровых документов по всем сотрудникам.

• Ускорит и упростит процесс ознакомления сотрудников с документами.

• Избавит работников от необходимости посещения отдела кадров для ознакомления с необходимыми документами.

• Защитит персональные данные работника от возможной утечки.

• Исключит риск опечаток и иных ошибок при формировании документов.

• Увеличит эффективность работы кадровой службы и бухгалтерии.

Подключайтесь к сервису Астрал iКЭДО и отправляйте расчетные листки сотрудникам в один клик. Чтобы подключиться к сервису, оставьте заявку на нашем сайте.

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Экосистема клиентского сервиса под любые потребности бизнеса

Оставьте заявку

И мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KHq1C