«Отпускные» нюансы. Что нужно учесть бухгалтеру
В преддверии отпускной поры у бухгалтера могут возникнуть следующие вопросы:
Может ли сотрудник отказаться от запланированного отпуска?
Как больничный влияет на отпуск?
Есть ли минимальная продолжительность отпуска, которую обязан предоставить работодатель, если ранее сотрудник отгулял его авансом?
Может ли неотгуленный отпуск сгореть?
Можно ли вместо отпуска выплатить сотруднику компенсацию?
Разберем детально каждую ситуацию.
Может ли сотрудник отказаться от запланированного отпуска?
Сотрудник может отказаться от запланированного графиком отпусков периода ежегодного отдыха только в ряде случаев.
График отпусков — локальный нормативный акт (ЛНА), который утверждает работодатель. В нем закрепляется очередность ухода в отпуск сотрудников в течение календарного года.
Его наличие обязательно для всех категорий работодателей, независимо от количества работников. Исключение предусмотрено только для микропредприятий, которые отказались от ведения ЛНА.
Отсутствие графика отпусков грозит работодателю привлечением к административной ответственности согласно ст. 5.27 КоАП.
График отпусков обязателен к исполнению не только для работодателя, но и для работника (ч. 1 ст. 123 ТК). А это значит, что работник в большинстве случаев не может отказаться от запланированного отдыха без уважительной причины. К таким причинам относится:
Пропуск срока уведомления работника о предстоящем отпуске.
Работодатель обязан напомнить своему сотруднику о предстоящем по графику отпуске не менее чем за 2 недели до него (ч. 3 ст. 123 и ч. 2 ст. 124 ТК).
Опоздание с выплатой отпускных.
Не менее чем за 3 дня до начала отпуска сотруднику должны быть выплачены отпускные (ст. 136 и ч. 2 ст. 124 ТК).
Наличие у сотрудника права уйти в отпуск в удобное для него время.
К таким работникам относятся, например, те, у кого трое и более несовершеннолетних детей, при условии, что младшему из них еще не исполнилось 14 лет (ч. 4 ст. 123, ст. 262.2 ТК).
Но даже при наличии указанных выше условий, отказ от отпуска в текущем году (с переносом на следующий) запрещен (ч. 4 ст. 124 ТК):
несовершеннолетнему сотруднику;
если работник не отдыхал в течение двух лет подряд;
если сотрудник занят на вредных и опасных работах.
Если отпуск не включили в график, а договоренность о нем была отражена в других документах или вообще на словах, то работник может отказаться от него без каких-либо последствий для себя.
В этом случае придется договариваться с сотрудником о переносе ежегодного отдыха на другой период.
Исключение предусмотрено для работодателей-микропредприятий. Они вправе не вести графики отпусков.
Если такой работодатель зафиксировал отпуск сотрудника в соглашении, то последний обязан его соблюдать (ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189, ст. 309.2 ТК).
Если сотрудник отказывается от отпуска без уважительных причин, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за несоблюдение трудовой дисциплины.
Астрал iКЭДО — облачный сервис, который позволяет сэкономить время и удобно организовать все кадровые процессы компании. Подписывайте документы с сотрудниками в электронном виде, запускайте массовое ознакомление и согласование, храните кадровую документацию надежно и при этом сокращайте затраты на курьеров, почту, расходники.
Как оформить отпуск сотрудника, который отказывается идти в него
В обычном порядке:
Уведомьте работника об отпуске не менее, чем за две недели до него.
Издайте приказ на отпуск (необязательно).
Внесите данные об отпуске в табель учета рабочего времени и личную карточку (если ведутся).
Выплатите отпускные не позднее, чем за три дня до отпуска.
Указанные действия помогут подтвердить соблюдение процедуры предоставления работнику ежегодного отпуска.
Если сотрудник все равно вышел на работу во время отпуска, не отмечайте его явку в табеле и не выплачивайте ему за данный период работы зарплату.
Уведомления об отпуске в соответствии с графиком отпусков автоматически формируются в 1С при помощи модуля Астрал iКЭДО. Выберите нужный месяц и уведомление сформируется по нужным сотрудникам автоматически. Сотрудник получит документ в личный кабинет Астрал iКЭДО и сможет подписать его как с компьютера, так и со смартфона.
Оставьте заявку на демонстрацию модуля в 1С здесь
Как больничный влияет на отпуск?
Если отпуск совпал с больничным, то он подлежит переносу или продлению (абз. 1, 2 ч. 1 ст. 124 ТК, пп. «а» п. 17 правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169).
Если в связи с болезнью сотрудника, работодатель не смог уведомить его об отпуске или выплатить отпускные, нужно предложить работнику перенести отпуск на другой период.
Если он согласен на это, то соответствующие изменения нужно внести в график отпусков. Если работник не хочет переносить отпуск, нужно получить от него заявление, выплатить отпускные и издайте приказ на отпуск.
Не подлежит продлению или переносу отпуск, если (абз. 1 ч. 1 ст. 124 ТК):
он оформлен с последующим увольнением;
больничный взят для ухода за больным ребенком.
Не допускается требовать от сотрудника оформить отпуск на время больничного и вместо ежегодного отпуска оформить отпуск за свой счет.
Есть ли минимальная продолжительность отпуска, которую обязан предоставить работодатель, если ранее сотрудник отгулял его авансом?
Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника должен составлять не менее 28 календарных дней, при этом непрерывная его часть — 14 дней. То есть 14 календарных дней сотруднику нужно предоставить единоразово, а оставшиеся дни он может отгулять, когда ему будет удобно (по согласованию с работодателем).
На практике часто возникают ситуации, когда работник отгулял авансом свой отпуск на текущий или будущий год.
Нужно ли при составлении графика отпусков отражать в нем минимальный 14 дневный отпуск?
Да, нужно. Даже если работник отгулял уже весь отпуск авансом.
Трудовое законодательство не запрещает предоставлять отпуск сотруднику заранее, до наступления права на него. Сделать это можно как в текущем году, так и за последующие периоды.
Если сотрудник имеет право выбора удобного для него периода отпуска, то отказать ему в этом работодатель права не имеет, но только в отношении отпуска на текущий год.
Риск предоставления отпуска авансом заключается в сложностях обратного удержания отпускных, если сотрудник уволится ранее того, как отработает свой отгулянный авансом отпуск.
Подключите Астрал iКЭДО — облачный сервис кадрового делопроизводства с дистанционным выпуском УНЭП для всех сотрудников. Плюсы для работодателя: максимальная экономия ресурсов, минимум затрат на внедрение. Преимущества для сотрудников: исключение походов в отдел кадров или на почту, возможность быстро подписать и отправить любой документ.
Может ли неотгуленный отпуск сгореть?
Сгорание неотгуленного в прошлые периоды отпуска не предусмотрено трудовым законодательством.
Работодатель обязан предоставлять своим сотрудникам ежегодный отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней.
Если отпуск работника переносился, он имеет право его отгулять в текущем году.
Например, если работник не был в отпуске два последних года, он может обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении:
56 дней отпуска в текущем году — за прошлые 2 года;
28 календарных дней — в счет отпуска за текущий год.
Итого общая продолжительность отпуска такого сотрудника может составить 84 дня.
Отпуска за предыдущие периоды могут предоставлять в рамках графика или по соглашению между работником и работодателем (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6).
Сгореть может отпуск, который предусмотрен ЛНА работодателя или отпуск за свой счет, предоставляемый отдельным категориям работников.
Можно ли вместо отпуска выплатить сотруднику компенсацию?
Компенсировать сотруднику можно только ту часть отпуска, что превышает 28 календарных дней. Неиспользованный отпуск подлежит компенсации только при увольнении (ч. 1 ст. 127 ТК).
Не подлежит компенсации (ст. 126 ТК, письмо Минтруда от 27.06.2017 № 14-2/ООГ-5299):
Ежегодный отпуск в 28 календарных дней.
Минимальный дополнительный отпуск, который предоставляется за вредные и опасные условия труда.
Дополнительный оплачиваемый отпуск беременным женщинам и несовершеннолетним сотрудникам.
В остальных случаях другие виды отпусков подлежат замене денежной компенсацией с письменного заявления работника.
Облачный сервис Астрал iКЭДО – оптимальное решение для организации кадрового электронного документооборота с дистанционным выпуском УНЭП для всех сотрудников.
Подключиться к сервису просто: оставьте заявку, а мы окажем всестороннее содействие в переходе на кадровый ЭДО. Вносить изменения в локальные акты намного удобнее, если в компании есть КЭДО!
Хотите попробовать сервис электронного кадрового документооборота?
Обмен КЭДО с выпуском УНЭП для сотрудников
Оставьте заявку
И мы свяжемся с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KFTim
Комментарии
2👍полезный материал, спасибо
Добрый день, Татьяна. Спасибо за комментарий.