Как подготовиться к переходу на КЭДО
Чтобы переход прошёл безболезненно, нужно заранее подготовить работников:
Проведите информационные сессии или встречи, на которых расскажете сотрудникам, почему ваша организация переходит на КЭДО и какие выгоды они получат от использования этой системы. Подчеркните преимущества и особенности перехода: сокращение времени на обработку документов, упрощение процессов, а также безопасность. Сообщите о сроках и этапах перехода.
Подготовьте понятные и подробные руководства или инструкции по использованию КЭДО. Объясните шаг за шагом, как выполнять различные операции, как заполнять электронные формы, как отправлять и получать документы, и как использовать электронные подписи.
Организуйте консультации для сотрудников, где они могут задавать вопросы и получать подробные ответы по вопросам, связанным с кадровым ЭДО. Обучите специалистов, чтобы они могли эффективно объяснить принципы работы системы и решить возникающие сомнения.
Если у некоторых сотрудников остаются опасения или сомнения относительно перехода на КЭДО, пригласите их на личную встречу. Постарайтесь разъяснить преимущества и ответить на конкретные вопросы.
Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, в котором можно установить порядок, сроки и способ подачи заявления.
Оформление перехода на КЭДО
На следующем этапе необходимо:
направить всем сотрудникам уведомление о переходе на КЭДО;
получить заявления от каждого сотрудника с согласием или отказом на переход.
Нормативной базой для внедрения КЭДО являются законы № 407-ФЗ от 8 декабря 2020 года и № 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года.
Текущие | Кандидаты на трудоустройство | |
Работник в офисе/ на производстве | нужно согласие на бумаге | нужно согласие на бумаге |
Удалённые работники (официально оформленные) | нужно согласие | не требуется |
Работники без стажа на 31.12.2021 | - | не требуется |
Следует учитывать, что правила перехода на КЭДО отличаются в зависимости от некоторых условий. Например, кадровые документы сотрудника, работающего в офисе, можно вести в электронном виде лишь в том случае, если он оформил своё согласие в письменном виде. Причём нужен именно оригинал заявления. Если сотрудник на удалёнке, допускается получение согласия в электронном виде.
Перевести сотрудника на КЭДО можно автоматически, без его согласия — если у него на момент 31 декабря 2021 года не было официального трудового стажа.
Роль системы кадрового ЭДО
Система КЭДО станет основным инструментом обработки кадровой документации. Поэтому при выборе нужно удостовериться, что система поддерживает все необходимые функции, соответствующие вашим бизнес-процессам. Это может быть как отдельный сервис, так и интеграционное решение.
Если вы используете 1C, оформление согласия можно упростить. Модуль Астрал iКЭДО для 1С предоставляет все шаблоны документов и позволяет сформировать согласие и уведомление на каждого сотрудника, которые затем напрямую из 1С отправляются на электронную почту.
По нормам закона № 377-ФЗ, согласие — это последний документ, который сотрудник подпишет на бумаге, поэтому процесс работы реализован следующим образом:
Уведомление и согласие отправляются с комментарием о том, что согласие нужно распечатать, подписать и передать оригинал в кадры.
После получения подписанного согласия кадровый специалист проставляет необходимый статус в 1С и добавляет сотрудника в КЭДО.
Что ещё
В процессе перехода на КЭДО необходимо обеспечить каждого сотрудника электронной подписью. В соответствии с трудовым законодательством работодатель несёт расходы на получение работником электронной подписи и её использование (ч. 12 ст. 22.2 ТК).
В Астрал iКЭДО выпуск подписи на всех сотрудников осуществляется бесплатно благодаря собственному удостоверяющему центру.
Рекомендуется также подготовить памятки о работе с ЭДО в вашей компании, либо провести обучение сотрудников для наиболее эффективной работы с системой. Для удобства можно сделать переход на ЭДО постепенным.
Например, перевести только дистанционных сотрудников или определённый отдел, а когда все бизнес-процессы будут налажены — масштабировать и подключить к КЭДО всю компанию.
Внедрение системы КЭДО — инвестиция в будущее как для компании, так и для сотрудников. Поэтому очень важно провести подготовительные работы, чтобы затем получать такие выгоды от внедрения, как:
оперативность взаимодействия между сотрудником и кадровой службой;
оптимизация работы и исключение ошибок в кадровых документах из-за человеческого фактора;
сокращение финансовых затрат на бумагу, печать и доставку документов;
обеспечение сохранности документов — в электронном виде они не испортятся, не сгорят и потеряются;
возможность организовать электронный архив с помощью системы КЭДО.
Подробнее обо всех этапах внедрения кадрового электронного документооборота мы рассказывали ранее в специальной статье. А о нашем собственном опыте перехода на КЭДО можно почитать тут.
Работа с электронным кадровым документооборотом со всеми его возможностями
Астрал iКЭДО ваш сервис КЭДО
Оставьте заявку и специалист свяжется с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KNtXK
Начать дискуссию