Машиночитаемая доверенность в кадровом документообороте
С 1 марта 2023 года действует приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, который установил единый формат и состав электронных кадровых документов.
Требований этого нормативного акта должны придерживаться все компании и ИП, которые ведут кадровое делопроизводство в цифровом виде.
Если раньше можно было использовать файлы любого типа (PDF, Word, JPEG), то теперь документ должен состоять строго из трех элементов:
основной части в формате PDF;
описания — в XML;
электронной подписи — в SGN.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) прилагается к цифровому документу в случае необходимости: если КЭП принадлежит не руководителю предприятия, а одному из сотрудников.
Согласно последним поправкам к закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», доверенные работники (бухгалтер, сотрудники отдела персонала и т.д.) должны иметь личную КЭП физлица, а также МЧД, которая используется как приложение к подписи для подтверждения легальной связи с работодателем.
Откажитесь от бумажного кадрового документооборота в пользу цифрового с помощью Астрал КЭДО!
Полный процесс производства от выпуска ЭП для сотрудников до безопасного хранения документов.
Какие документы нужно подписывать МЧД
Сегодня в электронный вид можно перевести большую часть кадровой документации без дублирования на бумажных носителях:
трудовые договоры и дополнительные соглашения, приложения к нему;
ученические договоры;
соглашения о конфиденциальности (NDA);
соглашения о материальной ответственности;
приказы;
информационные письма, уведомления и иные массовые документы;
служебные задания и др.
На бумаге закон № 377-ФЗ требует оставить только:
документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда;
акт о несчастном случае;
приказы об увольнении, с дистанционными работниками, которые оформлены по ст. 312.9 ТК, приказ тоже можно перевести в электронный вид.
Соответственно, все цифровые документы, подписание которых делегировано руководителем одному из сотрудников, должны быть скреплены его личной КЭП с приложением машиночитаемой доверенности.
Цифровизация кадрового документооборота активно ведется с 2021 (ст. 22.1-3 ТК, приказ от 20.09.2022 Минтруда № 578н). Минтруд заинтересован полностью перевести кадровый учет в электронный вид не только ради удобства взаимодействия работодателей и работников, но для упрощения госконтроля, быстрого выявления нарушений в сфере трудового, миграционного законодательства.
Вероятно, в ближайшем будущем отчетность в СФР, Росстат, ЦЗН, военкомат будет приниматься исключительно онлайн, а бумажные носители уйдут в небытие.
Как перейти на новую схему работы
Внедрение машиночитаемых доверенностей в повседневную работу отдела кадров происходит в два этапа:
Оформление КЭП физического лица, который ведет электронный документооборот.
Выпуск МЧД на этого же сотрудника.
Создание машиночитаемой доверенности возможно на сайте ФНС или в любом аккредитованном сервисе, где уже реализована такая возможность. Руководитель компании или ИП заполняет необходимые сведения в бланке и подписывает МЧД при помощи своей КЭП.
Оформить КЭП можно прямо из сервиса Астрал iКЭДО благодаря собственному удостоверяющему центру.
Из Классификатора полномочий ЕСНСИ следует выбрать подходящий идентификатор — «Подписание кадровых документов от лица работодателя».
Срок действия МЧД устанавливается руководителем при ее составлении. Если дату окончания не указать, согласно ст. 176 ГК, доверенность утратит силу ровно через 1 год.
XML-файл доверенности может храниться:
в информационных системах аккредитованных УЦ;
у операторов ЭДО;
в личной ИС или в электронном архиве компании.
В любой момент директор вправе отозвать выданную МЧД, направив хранителю заявление об аннулировании документа.
Дедлайн для перехода на ЭЦП физлица и МЧД
Окончательно внедрение машиночитаемых доверенностей в КЭДО завершится к 1 сентября 2024 года (см. закон № 457-ФЗ от 04.08.2023).
Таким образом, у компаний и ИП есть еще год, чтобы в спокойном режиме оформить необходимые документы, обновить ПО, обучить персонал и опробовать новую схему работы.
Сотрудники, которые получили сертификаты прежнего образца до 31 августа 2023, смогут пользоваться ими и подписывать кадровые документы от имени работодателя до окончания срока действия, но не позднее, чем 31 августа 2024.
Ответственность за ошибки в КЭДО
За нарушение требований приказа № 578н к оформлению цифровых кадровых документов пока нет самостоятельной административной ответственности. Поэтому нужно ориентироваться на ст. 5.27 КоАП.
Например, за ненадлежащее оформление трудового договора (подписанные его электронной версии без МЧД, в т.ч.) грозит для
должностного лица — штрафом от 10 до 20 тыс. руб.;
ИП — от 5 до 10 тыс. руб.;
компании — от 50 до 100 тыс. руб.
Астрал iКЭДО — это сервис кадрового электронного документооборота с дистанционным выпуском КЭП и машиночитаемых доверенностей для всех сотрудников. Удобный и быстрый переход на новую схему работы на базе надежной компании-разработчика ЭДО.
Астрал iКЭДО — полный процесс делопроизводства
Облачный сервис кадрового ЭДО: от выпуска КЭП сотрудников до безопасного хранения документов
Оставьте заявку и наш специалист свяжется с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KECSQ
Начать дискуссию