Разберем основные правила, касающиеся сроков оформления кадровой документации.
Сроки подписания кадровых документов, установленные законодательством
В таблице ниже представлены сроки, определенные трудовым законодательством:
Документ | Срок подписания | Основание |
Трудовой договор | Не позднее 3 дней с момента фактического выхода сотрудника на работу | |
Приказ о приёме на работу | ||
Должностная инструкция и локальные нормативные акты | До подписания трудового договора | |
Уведомление об отпуске | Не позднее чем за две недели до начала отпуска | |
Сменный график | Не менее чем за месяц до начала работы по графику | |
Приказ о расторжении трудового договора | Последний рабочий день |
Для прочих документов сроки подписания не определены. Организация вправе сделать это самостоятельно. Главное — отразить установленные правила в локальных нормативных актах и ознакомить с ними работника при заключении трудового договора.
Ответственность за несоблюдение сроков подписания кадровых документов
Наиболее распространенным нарушением, связанным со сроками подписания кадровой документации, является оформление «задним числом».
Обычно это случается с документами, регулирующими процессы приема и увольнения сотрудников, например, трудовой договор или приказ о его расторжении.
Документ, оформленный таким образом, является фальшивым, поэтому его использование может привести к административной или даже уголовной ответственности. Степень зависит от того, с какой целью были нарушены сроки подписания и для чего в дальнейшем использовался фальшивый документ.
Если оформление «задним числом» не привело к ущемлению прав работника, возникновению опасных ситуаций на производстве или искажению финансовых результатов, то штраф может быть применим к сотруднику кадров, ответственному за это нарушение. В противном случае сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию и оспорить юридическую значимость документа, который был оформлен с нарушением установленных законодательством сроков — тогда работодателю будет вынесено предупреждение или начислен штраф.
Ответственность за отсутствие подписанного трудового договора по истечении положенных 3 дней, грозит штрафом в размере 10 000–20 000 рублей для должностных лиц, 5 000—10 000 рублей для работодателей, являющихся ИП, и 50 000—100 000 рублей для организаций (статья 5.27 КоАП).
Сроки подписания электронных кадровых документов
В последние годы популярность набирает кадровый документооборот в электронном виде, иначе — КЭДО. С помощью него организации получают возможность ускорить процессы кадрового делопроизводства и сократить расходы на печать и хранение бумажных документов, что особенно актуально для компаний с большим числом сотрудников.
В связи с переходом на электронный документооборот многие работодатели задаются вопросом, изменится ли порядок оформления документов. Говоря о сроках, можно утверждать, что изменений нет. Сроки подписания документов в КЭДО те же, что и в бумажном документообороте. Часть из них установлена трудовым законодательством, а другая должна быть определена внутренним регламентом организации.
При переходе на КЭДО важно сформировать специальное положение об электронном документообороте — локальный нормативный акт, в котором фиксируются правила работы с электронной кадровой документацией.
Данное положение в обязательном порядке должно содержать информацию о том, какие документы используются в электронном виде и какие сроки предусмотрены для их подписания.
Крупным организациям нелегко вести кадровое делопроизводство без применения специальных автоматизированных систем. Астрал i КЭДО — удобное решение для обмена кадровыми документами. Это облачный сервис, разработанный специалистами «Астрал-Софт» с учётом главных потребностей современных предприятий. С его помощью можно организовать полный процесс КЭДО — от выпуска электронных подписей сотрудникам до хранения документов.
Ускорьте процессы кадрового делопроизводства
Астрал i КЭДО — ваш помощник при работе с сотрудниками
Оставьте заявку и наш специалист свяжется с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KPFgU
Комментарии
2Интересная статья. Спасибо.
Спасибо за комментарий.