Переход на КЭДО: сроки, регламенты, подписи

Переход на КЭДО: законодательство об электронном кадровом документообороте

Электронный документооборот в кадровой работе предусмотрен трудовым законодательством. Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ ввел ст. 22.1 — 22.3 ТК, которые посвящены возможности работодателей оцифровать работу кадровых подразделений и тому, как организовать взаимодействие сторон и переход на КЭДО.

Для работодателей возможность перехода на электронный кадровый документооборот стартовала с 22 ноября 2021 года, когда формально закон № 377-ФЗ вступил в силу. С этой даты разрешено начинать переход на КЭДО без дублирования на бумаге.

Правила осуществления КЭДО в соответствии со ст. 22.1 — 22.3 ТК работодатель вправе распространить на взаимодействие с дистанционными работниками (ч. 5 ст. 312.1 ТК).

Для перехода на электронный кадровый документооборот потребуется информационная система. Работодатель может использовать:

• Цифровую платформу «Работа в России». Правила работы с ней утверждены постановлением Правительства от 13.05.2022 № 867. В них определен Порядок информационного взаимодействия этой цифровой платформы с другими информационными системами, в том числе с порталом госуслуг.

• Собственную информационную систему. При этом учтите Правила взаимодействия. 

Минтруд планировал обязательный переход на КЭДО в 2023 году, но пока это право работодателя, а не обязанность.

Переход на КЭДО: как организовать электронный кадровый документооборот на предприятии

Принимая решение о переходе на КЭДО, убедитесь, что текущий бумажный документооборот отлажен.

Проанализируйте структуру персонала:

• возраст работников;

• место жительства;

• доступность и умение пользоваться интернетом и онлайн-сервисами.

Цифровизация кадровых вопросов будет эффективна, если большинство поддержит переход на КЭДО.

Загвоздки могут возникнуть там, где должностные обязанности не подразумевают работу за компьютером, а домашнего компьютера или смартфона у работника нет. И для пожилых работников, далеких от цифровых технологий, электронный кадровый документооборот может создать  определенные сложности. Все эти люди вправе отказаться от перехода на КЭДО.

Работники, которые совершили переход на электронный кадровый документооборот, и отказавшиеся от него, имеют равные права. Одни и те же документы, оформленные через КЭДО, и изданные на бумажном носителе, будут иметь равную юридическую силу.

Оцените соотношение работников, поддерживающих переход на КЭДО, и тех, кто против такого документооборота. 

Обычно компании, которые помогают внедрить КЭДО на предприятии, помимо проработки технической реализации, уделяют много внимания работе с сотрудниками: разъясняют плюсы перехода на КЭДО, отвечают на вопросы, показывают, как просто работать с электронными документами в системе, объясняют, что для этого не требуются специальные навыки и знание программ.

Чтобы переход на КЭДО прошел безболезненно и дал положительные результаты, будьте последовательны. Проводите переход на КЭДО пошагово — поэтапность позволит ничего не упустить из виду.

Для перехода кадрового документооборота в электронный формат проделайте несколько шагов:

1. Назначьте ответственного за переход на КЭДО кадровых процессов.

2. Выберите программное обеспечение для электронного документооборота. Работодатель самостоятельно решает, на каком ПО ему работать:

• Платформа «Работа в России».

• Другой приобретенный или разработанный компанией сервис.

3. Разработайте и утвердите ЛНА о переходе на КЭДО. В нем пропишите:

• избранную систему КЭДО;

• какие работники переходят на электронный кадровый документооборот;

• документы, подпадающие под цифровизацию;

• сроки уведомления персонала о предстоящем переходе на КЭДО;

• дату запуска КЭДО на предприятии.

Осуществить переход на КЭДО раньше, чем уведомили работников нельзя.

4. Разработайте и утвердите регламент работы с КЭДО. Это может быть положение, приложение к учетной политике, ПВТР или другой документ, согласованный с профсоюзом (при его наличии). В нем детально пропишите:

• права и обязанности сторон в отношении кадрового документооборота;

• как будет проводиться инструктаж по работе с КЭДО;

• все возможные сроки;

• правила использования электронных подписей;

• порядок доступа к электронному архиву;

• возможные случаи для бумажного кадрового документооборота;

• порядок взаимодействия с профсоюзом.

5. Подготовьте электронные подписи для всех участников цифрового документооборота. УКЭП одного руководителя будет недостаточно. Необходимо выпустить электронные подписи всем работникам, которые переходят на КЭДО. Так как ЭП стоят денег, а обязанность по их приобретению для персонала лежит на работодателе, проработайте вопрос, какие подписи будет использовать сотрудник.

6. Письменно уведомьте персонал о переходе на КЭДО, разъясните, ознакомьте с внутренним регламентом по работе с электронным кадровым документооборотом. Дождитесь ответов работников. Если ответ не получен, то по умолчанию работник остается на бумажном документообороте. С сотрудников, поддерживающих цифровизацию, возьмите заявление, которое подтверждает согласие с переходом на КЭДО. Форма согласия — произвольная. Отказавшиеся от КЭДО вправе передумать и присоединиться к проекту позже.

Кому и какие электронные подписи подготовить

Перечень кадровых документов, переходящих в цифровое поле, обширный. Для применения электронных подписей имеет значение не только сам документ, но и используемый сервис КЭДО, а также подписант.

Подробности в таблице:

Работодатель в своем ПО подписывает документы усиленной квалифицированной подписью. Для цифрового кадрового документооборота работнику разрешено пользоваться как квалифицированной, так и неквалифицированной электронной подписью.

Для работника последний вариант удобен простотой использования. Не нужно приобретать токен или устанавливать специальное ПО. УНЭП можно подписать документ с планшета или мобильного телефона.

Плюсы перехода на КЭДО

Преимущества ведения электронного кадрового документооборота оценят в первую очередь крупные предприятия или организации с удаленными сотрудниками. Переход на КЭДО избавит от кип бумаг, которые негде хранить, и необходимости личных встреч кадровика и работника для получения подписи в документе.

Вторая проблема возникает, когда речь идет о разъездном характере работы, частых командировках или работниках на удаленке. Пандемия коронавируса доказала, что работать из дома можно, и, зачастую, нужно. Переход на КЭДО позволит решать кадровые вопросы на расстоянии, дистанционно нанимать работников, проживающих в любых регионах.

Компании, у которых есть филиалы и представительства, также ощутят выгоду от перехода на КЭДО, когда отпадет необходимость пересылки документов из одного подразделения в другое.

Небольшим фирмам и предпринимателям, не имеющим в штате кадровиков, переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве упростит работу за счет ускорения обмена документами. А руководитель сможет посмотреть весь архив документов по работнику, который будет систематизирован и доступен в любое время. По этой же причине любой работодатель, столкнувшийся с проверкой по кадровым вопросам, легко найдет все документы по любому сотруднику.

Организация, которая осуществила переход на кадровый ЭДО, будет экономить на канцтоварах, бумаге и картриджах для принтеров, а документы всегда будут вовремя подписаны и храниться в порядке в цифровых архивах.

Подключите сервис и переходите на КЭДО уже сегодня. Не ждите пока потребуется обязательный переход на кадровый электронный документооборот.

Сотрудникам на удаленке переход на электронный кадровый документооборот позволит работать, не приезжая в отдел кадров для оформления, что облегчит проблему трудоустройства жителям отдаленных населенных пунктов. Через мобильные устройства подписывать кадровые документы можно даже в дороге.

Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса

Экосистема клиентского сервиса под любые потребности бизнеса

Оставьте заявку и мы с вами свяжемся

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KBqJr