Путевые листы 2023-2024. Что нужно знать бухгалтеру

Как работать с путевыми листами: нововведения 2023

Напомним, что путевой лист нужно оформлять всем компаниям и предпринимателям, которые перевозят людей и грузы, а также предоставляют транспорт по договору аренды с экипажем. Если другая компания берет в аренду только машину, то ответственность за оформление путевого листа лежит на арендаторе. 

В этом году произошло несколько изменений в порядке составления этого документа:

С 1 марта 2023 года:

• В соответствии с приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390 в путевом листе теперь не требуют указывать название и номер. Однако, если с помощью документа компания подтверждает расходы, название все же нужно добавить.

• Не обязательно вести журнал учета путевых листов.

• Вместо информации о собственнике транспортного средства вносят данные о компании или ИП, которые выдали документ.

С 11 марта 2023 года:

• Налоговая утвердила формат электронного путевого листа (приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). Сформированный путевой лист передается контрагентам с помощью оператора электронного документооборота. Также оператор ЭДО передает данные в ГИС ЭПД. Электронный путевой лист подписывают усиленной ЭП — квалифицированной или неквалифицированной.

Оформление перевозочных документов в электронном формате поможет компании сэкономить на документообороте и ускорить его. «Астрал» предоставляет сервисы, которые позволяют обмениваться электронными перевозочными документами (ЭПД).

С 1 сентября 2023 года:

• По приказу Минтранса от 05.05.2023 № 159 в данных о водителе нужно указывать СНИЛС и номер водительского удостоверения. 

• Один путевой лист можно оформить на многодневный рейс или если у водителя несколько рейсов в течение одного дня. 

Часто предприниматели задают вопрос: законно ли оформить один путевой лист на месяц? В этом случае можно руководствоваться ответом Минтранса в письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ.

Также можно оформить путевой лист на срок более месяца — п. 3 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 этот момент не ограничивает.

• Теперь можно изменять данные о водителях, моделях и марках прицепов или полуприцепов и их регномерах в электронном путевом листе.

• При заполнении электронного путевого листа компания может использовать сведения о предрейсовом и послерейсовом осмотре водителей, который проводили дистанционно с применением телемедицинских технологий.

Нужно помнить, что формы первичных документов, в том числе и форму путевого листа, нужно закрепить в учетной политике компании.

Еще один важный момент — расходы на ГСМ, зарплату водителей и т.д. можно подтвердить только путевым листом, который составили в соответствии с приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.

Нюансы учета, если автомобилем пользуется только директор

Часто у предпринимателей возникает вопрос — нужен ли медосмотр и отметка о техническом осмотре, если автомобилем пользуется только директор, а наемные сотрудники — нет.

Организация вправе учесть в налоговых расходах ГСМ, если руководитель использовал автомобиль в предпринимательских целях при отсутствии отметки о прохождении предрейсового медицинского контроля. Но на практике налоговые инспекторы рекомендуют доработать форму путевого листа и включить в него реквизит — «маршрут следования». При этом приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390 таких требований не содержит.

Если компания оплачивает ГСМ для поездок директора, но при этом не включает затраты в расходы и не оформляет путевые листы, при проверке ФНС может посчитать, что физическое лицо пользуется бензином в личных целях. А значит, нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. 

Часто компании приобретают корпоративные авто в лизинг — по факту, для директора, который пользуется ТС как своим личным. При этом организация включает в расходы лизинговые платежи и списывает амортизацию.

Какую ответственность несет компания за нарушение работы с путевыми листами

Если компания, которая должна оформлять путевой лист, этого не делает, то ее могут привлечь к административной ответственности по ст. 12.3 КоАП — штраф для водителя — до 500 рублей, по ст. 15.11 КоАП — штраф для ответственного лица 5–10 тысяч рублей.

Кроме того компанию накажут за отсутствие отметок о предрейсовом осмотре: для ответственных лиц и предпринимателей предусмотрен штраф 15–25 тысяч рублей, а для юрлиц — 110–130 тысяч рублей.

Если нет данных о ТО, водитель может получить штраф в 3 тысячи рублей, должностных лиц могут оштрафовать на 5 тысяч, а компанию или ИП — на 30 тысяч рублей.

Есть еще штрафы по ст. 120 НК. Их применяют к тем организациям, которые используют путевой лист в качестве первичного документа, чтобы подтвердить расходы на ГСМ или зарплату водителей и уменьшить налогооблагаемую базу. Если не все такие расходы компания подтверждает документально, то налоговая может оштрафовать организацию на сумму 10–30 тысяч рублей. В случае занижения налоговой базы штраф равен 20% недоимки, но не менее 40 000 рублей. 

Упростите документооборот и оформление путевых листов с сервисами от «Астрал» — 1С-ЭПД и Платформа ЭПД. Чтобы начать обмениваться документами в электронном виде, компании понадобится:

• Подписать договор с оператором ЭДО.

• Оформить медикам, техспециалистам и диспетчеру (или лицу, которое изначально оформляет ПЛ) ЭП.

• Подготовить учетную систему для работы с электронными путевыми листами. Редактировать и подписывать листы можно на компьютере или мобильном устройстве.

Начните оформлять путевые листы — электронно

1С-ЭПД — сервис для работы с электронными путевыми документами

Оставьте заявку и наш специалист свяжется с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KETjq