Один из таких бланков — экспедиторская расписка, которая составляется в соответствии с договором. Давайте расскажем подробнее, что это такое и как её правильно составлять.
Экспедиторская расписка — зачем она нужна
Для подтверждения затрат на доставку товара наиболее достоверным документом является транспортная накладная. С 2023 года все заинтересованные лица могут оформить этот документ в электронном формате по желанию. Однако с 2024 года он станет обязательным для некоторых отраслей.
Когда организация заключает договор на транспортировку груза, составляется экспедиторская расписка в соответствии с законом № 87-ФЗ. Кроме этого документа, к нему прилагаются поручение экспедитору (также известное как ЭР) и экспедиторская складская расписка.
Перевозка грузов на большие расстояния с применением разных видов автомобилей организовывается с помощью транспортной экспедиции. Документ, выданный отправителю товара, в котором подтверждается его приём и обязательство произвести передвижение, называется экспедиторской распиской.
В соответствии с договором транспортной экспедиции перевозчик обязуется оказать определённые услуги, связанные с доставкой товара за счёт клиента или заказчика (п. 1 статья 801 ГК). Это может быть, например, поставка товара. Важная ремарка — услуга не всегда требует передачу груза экспедитору.
Однако если всё-таки товар приходится отдавать водителю, то ЭР становится обязательным документом для составления договора. Кроме того, экспедиторская расписка даёт возможность учёта расходов при расчёте прибыли.
Экспедиторская расписка и транспортная накладная – в чём разница
Очень часто эти два документа путают между собой. Однако есть принципиальная разница.
Транспортная накладная является обязательной бумагой для логистической компании — в ней указывается стоимость услуг перевозчика.
Что же касается экспедиторской расписки, то правила в транспортной отрасли позволяют использовать другой документ вместо неё (согласно п. 6 постановления Правительства № 554). При этом заменить ТН на ЭР нельзя (согласно п. 2 ст. 785 ГК).
Если экспедитор заключает договор, ему придётся оформить два документа. Если груз будет перевозить сам экспедитор, то транспортная накладная не требуется.
Экспедиторская расписка и экспедиторское поручение – чем отличаются друг от друга
Поручение экспедитора представляет собой документ, выдаваемый отправителем перевозчику с целью осуществления передвижения груза. В данном документе указывается подробное описание товара (включая его тип, количество, вес и объём), условия доставки, инструкции для экспедитора, а также права и обязанности каждой из сторон.
Экспедиторская расписка — это документ, который выдаётся водителем отправителю при получении груза. В этом документе указывается информация о грузе, условия перевозки, стоимость услуг экспедитора и другие важные детали сделки. ЭР подтверждает факт получения товара и служит доказательством заключения договора транспортировки между отправителем и экспедитором.
Главное отличие: поручение является инструментом для передачи груза экспедитору с доверительными условиями и инструкциями. А ЭР выдаётся, наоборот, водителем отправителю в качестве подтверждения получения товара и условий перевозки.
Кто должен заполнять и отправлять экспедиторскую расписку
В 2023 году компания-перевозчик обязуется заполнить экспедиторскую расписку после получения оплаты от клиента во время передачи груза. Затем экспедитор отправляет один экземпляр расписки заказчику, а другой — оставляет себе.
В формировании ЭР обычно участвуют двое участников сделки — заказчик и водитель (представитель транспортной компании).
Клиент составляет поручение, в котором перечисляются услуги, которые необходимо заказать у компании. На основании этого документа заказчик передаёт груз экспедитору. В дополнение к этому он обязан оформить и передать доверенность, чтобы позволить водителю заключать от имени клиента договоры на перевозку товаров.
Экспедитор выдаёт заказчику расписку, которая подтверждает момент передачи ему груза. Этот документ предоставляет право перевозчику владеть товаром до его доставки.
Если клиент передаёт свои вещи на хранение на склад, то в дополнение заполняется складская расписка.
По окончании сделки экспедитор возвращает заказчику оригиналы договоров, которые были заключены им для выполнения поручения (если такие договоры имеются).
Все вышеперечисленные документы подтверждают факт перевозки груза, даже если у заказчика услуг нет транспортных накладных. Экспедитор предоставляет ЭР как альтернативу ТН.
При этом подтверждение получения груза осуществляется с помощью транспортной накладной, которую составляет и подписывает продавец и покупатель. Если тот, кто купил товар, выступает в качестве заказчика услуг экспедитора, ему необходимо предоставить накладную на получение груза в дополнение к поручению.
Из каких пунктов состоит экспедиторская расписка
Формат документа установлен приказом Минтранса № 23. Заполненная экспедиторская расписка должна содержать следующую информацию.
Личные данные грузоотправителя и грузополучателя — указываются в строках 3 и 4.
Информация о транспортной организации и экспедиторе — пишется в строке 5.
Дата и номер экспедиторской расписки — должны быть заполнены в начале документа, используя полужирный шрифт размера 16.
Информация о доставляемом товаре — указывается в строках с 6 по 14.
В экспедиторской расписке не допускаются ошибки, исправления или заведомо ложная информация. ЭР подтверждает законность и юридический статус документа.
Как заполнить экспедиторскую расписку
Помимо вышеперечисленных пунктов, необходимо соблюсти ещё некоторые правила.
Верхняя часть бланка документа должна содержать информацию о номере и дате создания грузовой квитанции. После заполнения основной информации может потребоваться указать дополнительные детали о товаре, такие как меры безопасности.
ФИО экспедитора и его подпись необходимо указать в строке 16. В некоторых случаях печать на экспедиторских расписках не является обязательной.
Также все введённые данные должны быть точными и предоставляться без ошибок. В случае некорректностей необходимо составить новый документ. Небрежное заполнение также не допускается.
Для внесения информации от руки рекомендуется использовать только синюю или чёрную шариковую ручку. При возможности предпочтительнее составлять экспедиторскую расписку на компьютере, чтобы избежать проблем с несоответствием правилам заполнения.
Рекомендуется использовать шрифт размером 14 кегль и лист формата A4. Название экспедиторской расписки всегда указывается в начале документа посередине с использованием шрифта размером 16.
Что касается количества документов, то необходимо создать два экземпляра экспедиторской расписки: один будет передан водителю, а второй — грузополучателю (клиенту).
Обычно экспедиторскую расписку подписывает тот, кто будет доставлять товар, например, сотрудник транспортной компании.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.
Как выглядит экспедиторская расписка
Чтобы не допустить ошибок, рекомендуем смотреть на заполненный образец при оформлении ЭР.
Скачать бланк экспедиторской расписки.
Скачать образец заполнения экспедиторской расписки 2023 года.
ГК «Астрал» предлагает удобные решения, которые позволяют не только передавать транспортные документы по ЭДО, но и вести сопутствующий документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
«Платформа ЭПД»— интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8JueU7
Начать дискуссию