Сопроводительные документы на товар

В статье мы изучим основные виды СНТ, узнаем, как их правильно заполнять и в какой последовательности это нужно делать. Также мы обсудим, как такие документы обрабатываются в бухгалтерии.

Документы на перевозку груза

1. Сопроводительная товарная накладная.

Фиксирует данные об отправленном товаре.
Содержит подробную информацию о материалах, их количестве, весе, стоимости, а также указывает отправителя и получателя груза.
Используется для контроля и отслеживания перемещения груза, а также для учёта и оплаты товаров при доставке.

Пример: ТОРГ-12, Т-1.

2. Сопроводительная транспортная накладная.

Подтверждает факт приёма и передачи груза от отправителя к получателю.
Включает в себя информацию о товарах.
Применяется в качестве основы для проведения расчётов между отправителем и получателем товаров.
Позволяет контролировать и отслеживать перемещение груза в процессе транспортировки.
Является основой для решения возможных претензий или споров, связанных с доставкой товара.

Пример: форма № 1-Т (более подробно о ней можно почитать в нашем материале).

3. CMR – международная ТТН.

Используется для оформления и контроля международной грузоперевозки.
Содержит информацию о товаре и других логистических деталях (отправитель, получатель, условия доставки и т.д.).
Регулирует и помогает отслеживать перемещение груза через границы и между разными странами.

Имеет единый шаблон документа.

4. Счёт-фактура.

Подтверждает факт предоставления услуг по перевозке груза или пассажиров.
Обычно выписывается после выполнения перевозки и используется для бухгалтерского учёта и отчётности.
Нужен при работе с НДС.

5. Доверенность на водителя (перевозчика).

Даёт право перевозчику доставить груз от отправителя к получателю.

Формируется в свободной форме – единого шаблона нет.

6. Копия документа получателя.

Нужна для идентификации, кто должен получить груз.
Требуется только копия паспорта.

7. Универсальный передаточный документ.

Обычно создаётся отправителем (при необходимости).
Состоит из ТН и счёта-фактуры.

8. Опись груза.

Содержит всю информацию о товаре, если перевозятся личные вещи (название, его количество, вес, размеры и т.д.).
Составляется как отправителем, так и получателем груза, подписывается также обеими сторонами.
Может помочь в решении форс-мажорных ситуаций.

9. Сертификат качества товара.

Подтверждает соответствие установленным стандартам, требованиям и критериям качества.

Какие документы для перевозки товара составляет отправитель

Обычно для отправки груза отправителю необходимо составить некоторое количество документов. Влиять на их количество и тип могут такие вещи как:

Способ доставки (например, на автомашине, поезде, самолёте, корабле и т.д.).
Кто является главными участниками в сделке (юридическое лицо, частное лицо, фирма и т.д.).
Что за товар везут (алкоголь, топливо, сигареты, ткань, еда и многое другое).

Посмотрим подробнее на примере, какие документы и накладные нужно будет учесть при пересылке товара из России в Казахстан (или в любую другую страну, которая входит в СНГ).

Направление: Россия → Казахстан (и другие страны СНГ)

ОТПРАВИТЕЛЬ — ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО
ПОЛУЧАТЕЛЬ	ЮЛ	ФЛ
	1. CMR (4 штуки). 2. ТН + Счёт-фактура или УПД (2 штуки). 3. Доверенность на грузоперевозчика. 4. Сертификаты качества (нужны в зависимости от вида груза).	1. CMR (4 штуки). 2. ТН (2 штуки). 3. Кассовые и товарные чеки 4. Доверенность на грузоперевозчика 5. Копия документа, удостоверяющего личность получателя 6. Сертификаты качества (нужны в зависимости от вида груза).
ОТПРАВИТЕЛЬ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО
ПОЛУЧАТЕЛЬ	ФЗ / ЮЛ
	1. CMR (4 штуки). 2. Опись груза (2 штуки). 3. Кассовые чеки новых вещей (если есть). 4. Копия документа, удостоверяющего личность получателя.

* будьте внимательны: если напротив названия документов не указано количество, значит, достаточно подготовить только 1 экземпляр.

Как мы видим из таблицы, помимо сопроводительной накладной (СНТ) на товары в Казахстан, необходимо собрать целый пакет других документов.

Какие документы при перевозке формирует получатель груза

Обычно подготавливаются два типа документов – договор о перевозке (поскольку заказываются услуги транспортных компаний) и сопроводительная накладная на товар.

В какие моменты нужно заполнять различные виды сопроводительных документов, такие как товарные или транспортные накладные, счета-фактуры и прочее

В зависимости от обстоятельств и требований, связанных с доставкой или приёмом товара, могут быть заполнены различные формы накладных.

К примеру, форма документа ТОРГ-12, которая заполняется перед отпуском груза от продавца к покупателю, содержит сведения о виде и количестве продукции, её стоимости. Также указываются данных об отправителе и получателе и дополнительная информации, необходимая для реализации всего транспортного процесса.

При получении товара покупателем заполняется накладная на приём товара, которая также включает в себя данные о продукции.

Другие виды накладных, включая другие транспортные накладные, складские накладные, счёт-фактуру и пр., требуют заполнения в соответствии с их особенностями и требованиями законодательства.

С точки зрения времени, момент заполнения СНТ может варьироваться в зависимости от конкретных обстоятельств. Например, складская накладная, счёт-фактура и т.д., заполняются в соответствии с особенностями товара и процесса доставки. Т-1 формируется только при перевозке алкоголя.

Как правило, сопроводительная накладная заполняется непосредственно перед началом процесса доставки или приёма товара.

Как оформить СНТ и взаимодействовать с ЭДО

В сопроводительной накладной на товар должны быть точно прописаны сведения об отправителе и получателе, включая их наименования, адреса и контактные данные. Также важно, чтобы в СНТ входила информация о продукции – название, количество, единицы измерения и стоимость.

Для каждого наименования товара необходимо указать его код по Единой системе классификации и код по Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности.

Что касается транспорта, в накладной должны быть указаны сведения о нём – например, номер контейнера, марку и применённые пломбы.

Обычно такой документ оформляется в электронной форме (возможен бумажный вариант в случае, если налогоплательщик может подтвердить наличие технических проблем при работе информационной системы ЭСФ).

В отношении электронного документооборота по сопроводительным накладным на товары следует соблюдать несколько ключевых требований:

СНТ должна быть подписана отправителем и получателем.
В ней необходимо отметить основные процедуры, такие как отправка, получение, проверка соответствия и т.п.
Важно декларировать и присваивать номер каждой сопроводительной накладной для обеспечения должного учёта и контроля над документами.
СНТ обязана быть сохранена на протяжении установленного периода. Обычно это не менее 5 лет. Также она должна быть доступной для демонстрации при необходимости проведения проверок и аудита.

Если вы решили подключиться к ЭДО, используйте систему Астрал.Докс. С помощью этого сервиса вы сможете быстро и безопасно отправлять, получать и обрабатывать документы, а также хранить их в электронном виде. В Астрал.Докс реализовано множество функций, которые помогают автоматизировать рабочие процессы и снизить затраты на обработку документов.

Если ИП или организация пренебрегает правилами заполнения СНТ или не работает с ЭДО, тогда им могут назначить наказание – выплата штрафа, административная ответственность или судебные иски. Ознакомиться с полным списком требований оформления СНТ можно в Приказе № 1424.

Обработка СНТ в бухгалтерии

Сначала бухгалтер получает все документы в электронном формате и проверяет их на корректность. Затем он добавляет их в базу данных, которая хранится на сервере системы электронного документооборота (ЭДО).

Важно знать, что бухгалтерам часто присылают копии накладных. Но стоит помнить, что они не имеют юридической силы. Тем не менее, поскольку СНТ содержат всю необходимую информацию, с ними можно работать.