В статье мы расскажем, что из себя представляет ГИС ЭПД, какой у неё функционал и возможности, как организовать работу с этой системой и в чём выгоды перехода на электронный документооборот (ЭДО).
Зачем нужна ГИС ЭПД
ГИС ЭПД — часть масштабного проекта Министерства транспорта РФ по цифровизации документооборота в области логистики. Основная задача системы — автоматизировать обмен электронными документами между участниками грузоперевозок и обеспечить хранение и предоставление данных ЭПД контролирующим органам по запросу.
Система ГИС ЭПД начала функционировать 1 сентября 2022 года параллельно с Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (ред. от 25.03.2023), устанавливающем правила электронного обмена перевозочной документацией.
К категории пользователей ГИС ЭПД относятся все компании и индивидуальные предприниматели, занимающиеся автомобильными грузоперевозками с использованием ЭПД, а также Минтранс и другие государственные органы.
На текущий момент ЭПД не являются обязательными, но все организации и ИП, применяющие их в своих операциях, должны предоставлять данные из этих документов в систему ГИС ЭПД. В 2024 году ожидается введение отраслевого императива, который сделает применение электронных перевозочных документов обязательным для определенных отраслей.
Возможности и функционал ГИС ЭПД
С 2023 года ГИС ЭПД предоставляет возможность обмена следующими типами документов:
электронная транспортная накладная;
электронный заказ-наряд;
электронная сопроводительная ведомость;
электронный договор фрахтования;
электронный путевой лист;
электронный заказ (заявка).
Система собирает и хранит информацию не только о документах и сведениях, содержащихся в них, но также о действиях подписантов: кто, когда и какой документ заверил электронной подписью.
Все документы, задействованные в ЭДО между участниками грузоперевозки и системой ГИС ЭПД, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Информация, хранящаяся в ГИС ЭПД, может быть представлена по требованию таким госорганам как ФТС, Минтранс, МВД, Ространснадзор, ФНС, Минздрав и другие. Поставщиками информации являются участники перевозки, но данные они передают не напрямую, а через операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Подробно об операторах можно прочесть здесь.
Доступ к специальному порталу ЭПД, созданному для работы с системой, имеют только государственные органы и операторы ИС ЭПД.
Процесс работы с ГИС ЭПД выглядит следующим образом:
Грузоотправитель создает электронный документ определённого формата, подписывает соответствующий титул (раздел документа) УКЭП и отправляет его оператору.
Оператор проверяет документ, после чего направляет его в ГИС ЭПД. Если во время проверки обнаруживаются ошибки (несоответствие формата, недействительная подпись и т.д.), документ возвращается отправителю для исправления.
После обработки и принятия документа системой оператор ИС ЭПД отправляет его перевозчику и получателю груза.
Перевозчик подтверждает приём груза, подписывая свой титул документа УКЭП. Оператор подтверждает факт подписания документа и передаёт информацию в ГИС ЭПД.
После того как получатель принял груз, он также подписывает свой раздел документа с помощью УКЭП, и это фиксируется в системе ЭПД через оператора.
Процесс документооборота завершается, когда перевозчик подписывает соответствующий титул документа УКЭП.
Как подключиться к системе ГИС ЭПД и наладить процесс работы
Для подключения к системе электронных перевозочных документов необходимо заключить договор с оператором ИС ЭПД, внесённым в реестр Минтранса и обладающим всеми необходимыми полномочиями для работы с государственной системой.
Ещё одним ключевым элементом работы с ЭПД является квалифицированная электронная подпись. Необходимо удостовериться, что каждый сотрудник, принимающий участие в процессе грузоперевозки (складской рабочий, экспедитор, менеджер транспортной компании и т.д.) имеет свою УКЭП.
Водители не нуждаются в УКЭП, так как подтверждение документов со стороны перевозчика осуществляет менеджер транспортной компании.
УКЭП на имя руководителя организации или индивидуального предпринимателя можно оформить только в удостоверяющем центре ФНС или у доверенного лица налоговой. УКЭП для физлиц (включая работников организаций и ИП) оформляется в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минцифры.
С контрагентами также нужно заключить договор об электронном документообороте. Если хотя бы один из участников логистической цепочки не присоединится к системе ГИС ЭПД и продолжит использовать бумажные документы, обмен ЭПД будет невозможен. Участник перевозки, который уже подключён к системе ЭДО, может пригласить своих контрагентов к обмену ЭПД через своего оператора ИС ЭПД.
Плюсы применения ЭПД
Участники грузоперевозок могут получить много преимуществ благодаря переходу на работу с электронными перевозочными документами и системой ГИС ЭПД:
экономия времени и средств, которые ранее были необходимы для поддержания бумажного документооборота (например, печать, хранение и доставка документов);
исключается риск потери или повреждения документации, так как все документы хранятся в цифровом формате и с ними можно работать онлайн;
доступность и прозрачность всего процесса перевозки: благодаря электронной подписи всех участников на каждом этапе грузоперевозки, отслеживание перемещения груза происходит в реальном времени;
быстрый обмен информацией и возможность исправления ошибок в режиме онлайн.
ГК «Астрал» предлагает специальные инструменты для быстрого и удобного перехода на ЭПД, объединяющие все необходимые услуги по внедрению и сопровождению электронного документооборота в транспортной отрасли.
«Платформа ЭПД» интегрируется с учётной системой клиентов, что обеспечивает беспрепятственную работу с электронными документами. Обмен ЭПД с контрагентами и ГИС ЭПД реализован без необходимости обращения к сторонним сервисам.
Для пользователей системы 1С есть отдельное решение — сервис«1С-ЭПД». Он поддерживает все форматы электронных перевозочных документов, утвержденные ФНС, и совместим с большинством конфигураций 1С.
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KCP3e
Начать дискуссию