ГИС ЭПД: возможности, функционал и особенности работы с системой

В статье мы расскажем, что из себя представляет ГИС ЭПД, какой у неё функционал и возможности, как организовать работу с этой системой и в чём выгоды перехода на электронный документооборот (ЭДО).

Зачем нужна ГИС ЭПД

ГИС ЭПД — часть масштабного проекта Министерства транспорта РФ по цифровизации документооборота в области логистики. Основная задача системы — автоматизировать обмен электронными документами между участниками грузоперевозок и обеспечить хранение и предоставление данных ЭПД контролирующим органам по запросу.

Система ГИС ЭПД начала функционировать 1 сентября 2022 года параллельно с Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (ред. от 25.03.2023), устанавливающем правила электронного обмена перевозочной документацией.

К категории пользователей ГИС ЭПД относятся все компании и индивидуальные предприниматели, занимающиеся автомобильными грузоперевозками с использованием ЭПД, а также Минтранс и другие государственные органы.

Возможности и функционал ГИС ЭПД

С 2023 года ГИС ЭПД предоставляет возможность обмена следующими типами документов:

• электронная транспортная накладная;

• электронный заказ-наряд;

• электронная сопроводительная ведомость;

• электронный договор фрахтования;

• электронный путевой лист;

• электронный заказ (заявка).

Система собирает и хранит информацию не только о документах и сведениях, содержащихся в них, но также о действиях подписантов: кто, когда и какой документ заверил электронной подписью.

Информация, хранящаяся в ГИС ЭПД, может быть представлена по требованию таким госорганам как ФТС, Минтранс, МВД, Ространснадзор, ФНС, Минздрав и другие. Поставщиками информации являются участники перевозки, но данные они передают не напрямую, а через операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Подробно об операторах можно прочесть здесь.

Процесс работы с ГИС ЭПД выглядит следующим образом:

1. Грузоотправитель создает электронный документ определённого формата, подписывает соответствующий титул (раздел документа) УКЭП и отправляет его оператору.

2. Оператор проверяет документ, после чего направляет его в ГИС ЭПД. Если во время проверки обнаруживаются ошибки (несоответствие формата, недействительная подпись и т.д.), документ возвращается отправителю для исправления.

3. После обработки и принятия документа системой оператор ИС ЭПД отправляет его перевозчику и получателю груза.

4. Перевозчик подтверждает приём груза, подписывая свой титул документа УКЭП. Оператор подтверждает факт подписания документа и передаёт информацию в ГИС ЭПД.

5. После того как получатель принял груз, он также подписывает свой раздел документа с помощью УКЭП, и это фиксируется в системе ЭПД через оператора. 

6. Процесс документооборота завершается, когда перевозчик подписывает соответствующий титул документа УКЭП.

Как подключиться к системе ГИС ЭПД и наладить процесс работы

Для подключения к системе электронных перевозочных документов необходимо заключить договор с оператором ИС ЭПД, внесённым в реестр Минтранса и обладающим всеми необходимыми полномочиями для работы с государственной системой. 

Ещё одним ключевым элементом работы с ЭПД является квалифицированная электронная подпись. Необходимо удостовериться, что каждый сотрудник, принимающий участие в процессе грузоперевозки (складской рабочий, экспедитор, менеджер транспортной компании и т.д.) имеет свою УКЭП.

УКЭП на имя руководителя организации или индивидуального предпринимателя можно оформить только в удостоверяющем центре ФНС или у доверенного лица налоговой. УКЭП для физлиц (включая работников организаций и ИП) оформляется в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минцифры.

С контрагентами также нужно заключить договор об электронном документообороте. Если хотя бы один из участников логистической цепочки не присоединится к системе ГИС ЭПД и продолжит использовать бумажные документы, обмен ЭПД будет невозможен. Участник перевозки, который уже подключён к системе ЭДО, может пригласить своих контрагентов к обмену ЭПД через своего оператора ИС ЭПД.

Плюсы применения ЭПД

Участники грузоперевозок могут получить много преимуществ благодаря переходу на работу с электронными перевозочными документами и системой ГИС ЭПД:

• экономия времени и средств, которые ранее были необходимы для поддержания бумажного документооборота (например, печать, хранение и доставка документов);

• исключается риск потери или повреждения документации, так как все документы хранятся в цифровом формате и с ними можно работать онлайн;

• доступность и прозрачность всего процесса перевозки: благодаря электронной подписи всех участников на каждом этапе грузоперевозки, отслеживание перемещения груза происходит в реальном времени;

• быстрый обмен информацией и возможность исправления ошибок в режиме онлайн.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KCP3e