Путевой лист автобуса (форма № 6) представляет собой официальный документ, который заполняется и хранится водителем или диспетчерской службой.
Его основная цель — содержать информацию о каждой поездке транспортного средства и обеспечивать прозрачность и надёжность ведения перевозок.
В нём указывается следующая информация:
срок действия путевого листа;
данные об организации, которая составляла ЭПЛ;
сведения о водителе и его медосмотре;
состояние транспорта и техосмотр;
вид перевозки.
Этот документ является не только основным инструментом для расчёта заработной платы водителя. Путевой лист используется для анализа эффективности работы автобуса и контроля расхода топлива, а также для подтверждения факта выполнения поездки.
Какие функции выполняет путевой лист
1. Регистрация сведений о рейсе.
Нужно предоставить определённую информацию о поездке в путевом листе (ранее об этом упоминали).
2. Подписание и согласование.
Обычно водитель должен подписать путевой лист, что подтвердит достоверность данных и согласие со всеми правилами и условиями рейса.
3. Соблюдение установленных норм.
Путевые листы часто необходимы для соответствия требованиям закона и обеспечения правильности перевозок.
4. Отслеживание и контроль.
С помощью путевых листов работодатели или организации могут контролировать маршрут, время и расходы, связанные с поездками. Это призвано улучшить все процессы и учёт ресурсов.
5. Отчётность и архивация.
Путевые листы необходимы для создания документации о выполненной поездке или расчёта расходов, а также для сохранения информации о прошлых рейсах. Это упрощает работу с информацией в дальнейшем и позволяет при необходимости проводить анализ и контроль.
Как заполнить путевой лист
Путевой лист автобуса (форма № 6) необходимо заполнить перед началом поездки. Именно он является подтверждением расходов транспортной компании, связанных с эксплуатацией автобуса – размер оплаты труда водителя, затраты на топливо и ремонт, стоимость парковки (если требуется) и возмещение сотрудникам их личных потраченных денег.
Необходимо учитывать, что все организации и предприниматели, в деятельности которых присутствует использование автобусов, обязаны вести путевые листы.
Не стоит забывать, что форма №6 является официальным документом, который требует электронного заполнения.
Сейчас существует унифицированный путевой лист автобуса нового формата (Приказ ФНС № ЕД-7-26/116@), который должен быть заполнен до выезда водителя на рейс с грузом.
Электронный путевой лист состоит из шести блоков, которые необходимо заполнить. Пройдёмся по каждому из них.
Первую часть ЭПЛ заполняет сам перевозчик. В ней указывается дата составления, наименование организации и дополнительные сведения (ОКУД, ОКПО и т.д.). Если водитель – владелец транспорта, ему необходимо иметь УКЭП, чтобы тот смог подписать электронный документ.
Вторая часть посвящена водителю и медосмотру. Его заполняет врач, который проводил все анализы – допущен или не допущен человек к поездке. Медицинскому работнику также требуется иметь УКЭП для подписи ЭПЛ.
Затем вносятся данные по техническому осмотру автомобиля (третья, четвёртая и пятая части ЭПЛ). Их заполняет механик или лицо, ответственное за контроль исправности автобуса. Он может использовать как УКЭП, так и УНЭП с помощью Госуслуг.
Шестая часть считается дополнительной – она обычно нужна, если водителю требуется медосмотр после рейса. Заполняется также врачом или медицинским работником.
Заполненная типовая форма путевого листа автобуса передаётся оператором в ГИС ЭПД с помощью сервиса 1С-ЭПД. Более подробно о государственной информационной системе электронных перевозочных документов можно ознакомиться в нашем материале.
ГК «Астрал» предлагает сервисы для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД).
1С-ЭПД — это решение, которое работает с различными популярными конфигурациями «1С». Обновите свою систему учёта и начните формировать электронные путевые листы в привычной конфигурации «1С» без дополнительных платежей за модули. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также позволяет обмениваться неформализованными документами.
Платформа ЭПД — это интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для беспрепятственной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами без перехода на сторонние сервисы.
Какие новые обязательные сведения нужно вносить в путевой лист
В 2023 году Минтранс продолжает поощрять предпринимателей переходить на электронный формат путевых листов, избегая использования бумажных вариантов.
Со следующего года правительство начнёт строго следить за созданием и использованием именно электронных путевых листов.
На данный момент существуют некоторые правила, которым следует придерживаться при создании электронных путевых листов:
в случае допущенной ошибки необходимо сформировать новый ЭПЛ с корректной информацией;
если автобус отправляется на несколько рейсов, перевозчик может оформить один электронный документ на весь маршрут.
медицинский осмотр может быть пройден как перед, так и после поездки, с использованием удалённой формы осмотра.
В соответствии с Приказом Минтранса №159, на 2023 год вводятся новые обязательные сведения, которые должны быть указаны в путевом листе.
Например, можно будет добавить дополнительные данные о водителе, такие как его СНИЛС, номер удостоверения и т.д. В приказе также указана возможность исправления недочётов в информации о транспорте и пассажире, едущем в рейс.
Будьте внимательны: новый формат ЭПЛ с дополнениями находится в разработке. Более подробно о нём вы можете прочитать в нашем материале.
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8JvHc4
Начать дискуссию