Путевой лист служебного легкового автомобиля

Необходимость путевого листа на легковой автомобиль

Согласно уставу автомобильного транспорта, путевые листы (ПЛ) обязательны для каждого служебного автомобиля, который используется для перевозки грузов, багажа или пассажиров. Легковые авто не исключение. Путевой лист необходимо предъявлять сотрудникам ГИБДД при проверке на дороге.

Путевой лист служебного автомобиля позволяет организации:

• подтверждать затраты на топливо;

• отслеживать рабочее время сотрудников и рассчитывать их заработную плату;

• контролировать использование служебного авто и учитывать амортизацию.

Обычно путевые листы заполняют владельцы автомобилей. Но если предприниматель арендует автомобиль на длительный срок, он может сам оформлять путевые листы, не привлекая к этому владельца авто.

Согласно письму Минфина № 03-04-05/24421, путевой лист также требуется сотрудникам, которые используют собственный автомобиль для служебных целей и получают от компании компенсацию за износ авто или средства на топливо.

Применение путевого листа в бухгалтерии

Путевой лист легкового автомобиля — это первичный бухгалтерский документ. С его помощью фиксируется количество использованного топлива и производится списание горюче-смазочных веществ. Для расчета можно использовать один из двух подходов:

• если в путевом листе есть раздел «Движение горючего», бухгалтер определяет разницу между объёмом выданного и оставшегося топлива и отмечает фактический расход топлива.

• если в путевом листе нет раздела для учёта топлива, но есть информация о количестве пройденных километров, бухгалтер вычисляет нормативный расход топлива, используя таблицу «Нормы расхода топлива для автомобилей» из распоряжения Минтранса № АМ-23-р.

В бухгалтерии топливо учитывается по его фактической стоимости, узнать которую можно из чеков с заправочных станций. Обычно топливо списывается по средней себестоимости.

Новые правила оформления путевого листа с 1 марта 2023 года

Правила заполнения путевых листов для легкового автомобиля и других видов транспорта обозначены в статье 6 закона № 259-ФЗ и в приказе Минтранса № 390. Эти нормы были изменены новым законом № 39-ФЗ, который вступил в силу 1 марта 2023 года.

В новом законе представлены такие изменения:

1. Использование электронного путевого листа (ЭПЛ) стало возможным. Подписанный ЭПЛ полностью заменяет бумажный путевой лист и имеет такую же юридическую силу.

2. Изменились требования к реквизитам путевого листа. Номер путевого листа и наименование формы должны быть указаны только в том случае, если форму будут использовать как первичный бухгалтерский документ для подтверждения расходов. Вместо информации о владельце транспортного средства необходимо указывать данные индивидуального предпринимателя или компании, которая оформила путевой лист.

3. Отменено требование об учёте путевых листов в специальном журнале. Однако старые журналы нужно хранить в организации в течение пяти лет.

Реквизиты путевого листа для легкового автомобиля

Закон предусматривает стандартную форму путевого листа для легковых автомобилей, однако компания может использовать свой, самостоятельно разработанный и утверждённый шаблон. Важно, чтобы в документе были представлены обязательные реквизиты.

Согласно уставу автомобильного транспорта, существуют следующие обязательные реквизиты путевого листа:

• срок действия путевого листа;

• информация о сотруднике, оформившем документ;

• информация об автомобиле;

• информация о водителе;

• тип перевозки (коммерческая перевозка, личное использование или работа спецтранспорта);

• вид сообщения (городское, пригородное или междугородное).

Варианты бланков путевого листа для легковых автомобилей

Госкомстат вместе Минтрансом представили универсальный бланк путевого листа для легковых автомобилей — стандартную межотраслевую форму № 3 (ОКУД 0345001). Образец этой формы можно найти в постановлении Госкомстата № 78, а руководство по ее использованию — в письме ФНС № ШС-22-3/660@.

Форма № 3 двусторонняя. На лицевой стороне необходимо указать серию, номер и дату создания документа, данные организации и водителя, описать водительское задание и техническое состояние автомобиля. На обратной — прописать время отбытия и прибытия водителя, а также внести информацию, необходимую для подсчёта зарплаты.

Обратите внимание: в форме № 3 нет блока с информацией о медицинском обследовании водителя. Рекомендуем вносить эти данные самостоятельно, чтобы не возникло проблем с ГИБДД.

Для езды на такси Госкомстат создал отдельный бланк — путевой лист легкового такси, стандартную отраслевую форму № 4 (ОКУД 0345003). Образец этого документа также представлен в постановлении № 78.

На лицевой части данной формы необходимо дать сведения об организации, водителе и автомобиле. Также предстоит заполнить таблицы с показаниями таксометра и выполнить расчёт рабочего времени. На обратной стороне нужно указать информацию о выполненных заказах на такси.

Где скачать бланки путевого листа легкового автомобиля для 2023 года

Скачать новые бланки путевого листа для легкового автомобиля в формате XLS вы можете на этой странице по ссылкам ниже.

Заполнение путевого листа легкового авто: пример

Рассмотрим процедуру заполнения путёвки на легковое авто по форме № 3. Оператору необходимо составить один экземпляр документа. Перед выездом требуется внести следующую информацию в бланк:

• серию и номер документа, дату его составления;

• наименование организации или фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя;

• адрес и контактный номер телефона компании;

• код организации по ОКПО;

• модель, регистрационный и гаражный номер авто;

• Ф. И. О. и табельный номер водителя;

• данные о водительском удостоверении сотрудника;

• водительское задание.

Техник проводит техосмотр авто перед его отправлением и заносит в документ:

• отметку о техническом состоянии авто;

• показатели одометра на момент выхода авто из гаража;

• информацию о выданном топливе и его остатке перед выездом.

Медицинский специалист проводит осмотр водителя перед отправлением и отмечает в путевом листе, что сотрудник здоров и может исполнять свои служебные обязанности.

Пример заполнения путевого листа легкового авто в 2023 году дан ниже. Скачать образец заполнения вы можете на этой странице.

Электронный путевой лист легкового авто

С 2023 года путевой лист для легкового и грузового транспорта можно заполнить в электронном виде. Для работы с электронными перевозочными документами (ЭПД), организации необходимо выпустить усиленные квалифицированные и неквалифицированные электронные подписи (УКЭП и УНЭП) для верификации документов, заключить соглашение с оператором ГИС ЭПД и установить специальную программу для создания документов.

Путевые листы легкового транспорта нового образца включают несколько разделов — титулов. Четыре титула должны быть в каждом ЭПЛ, ещё два заполняются по мере необходимости.

С 1 сентября процесс формирования электронного путевого листа легкового автомобиля подчиняется новым регламентам. Согласно приказу Минтранса № 159, теперь в раздел с личными данными водителя обязательно вписывают СНИЛС и данные водительского удостоверения. Формат электронного путевого листа, который удовлетворяет этим изменениям, пока находится в разработке.

Срок действия путевого листа для легкового автомобиля также был пересмотрен: если водитель отправляется на многодневный маршрут или выполняет несколько рейсов в течение одного дня, перевозчик имеет право оформить один электронный путевой лист.

Штраф за отсутствие путевого листа легкового автомобиля

За ошибки в оформлении путевого листа легкового автомобиля и за отсутствие данного документа компании грозит штраф. Размер наказания определяется не только Кодексом об административных правонарушениях, но и Налоговым кодексом.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KZt26