Акт приёма-передачи

В документе указываются основные характеристики товара, включая его стоимость и любые другие уникальные идентификационные данные, такие как марка, серийный номер и т.д.

В каких случаях оформляется акт приёма-передачи

Акт приёма-передачи применяется в различных ситуациях, связанных с перемещением имущества: покупка и продажа товаров, их доставка на склад, ответственное хранение ценностей, оказание услуг, аренда недвижимости, оформление дарения, передача важных документов.

При передаче товара от продавца к покупателю акт подтверждает, что товар был передан покупателю. Если товар перемещается на склад, акт заполняется в трёх экземплярах для каждой из сторон. Если товар передаётся на ответственное хранение, акт дополняется соответствующим договором. 

Обычно акт заполняется при продаже товара, однако он также может использоваться при перемещении товаров внутри организации.

Какие сведения содержит акт приёма-передачи

Информация, содержащаяся в акте приёма-передачи, зависит от конкретной ситуации, однако в нём всегда указываются следующие данные:

• наименование передаваемого товара или объекта;

• его характеристики (артикул, серийный номер, марка);

• информация о лице, передающем товар (ФИО, должность, контакты) и о лице, его принимающем;

• название организации, осуществляющей передачу;

• дата составления акта;

• ссылка на документ, на основании которого осуществляется передача (договор купли-продажи, например);

• стоимость товара или объекта;

• количество составленных экземпляров акта.

Если одной из сторон акта является физическое лицо, в документе необходимо указать его ФИО, паспортные данные и адрес. Если передаётся комплекс товаров, в акте об этом также должно быть указано. Важно помнить, что подпись стороны, принимающей товар, подтверждает отсутствие претензий.

Акт приёма-передачи имеет юридическую силу при соблюдении следующих условий:

1. Составлен в требуемой форме.

2. Подписан обеими сторонами.

3. Содержит все необходимые данные.

4. Прилагается к основному документу, на основании которого происходит передача имущества.

Акт приёма-передачи не является самостоятельным документом, однако должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями: наличие печатей, подписей, обязательных реквизитов.

Можно ли использовать другие документы вместо акта приёма-передачи

Акт приёма-передачи служит для фиксации соглашения между сторонами, определения их прав и обязанностей, а также для урегулирования возможных споров до суда. Документ, заменяющий акт приёма-передачи, должен иметь аналогичную информацию и выполнять те же функции, например, товарная накладная. 

При передаче товара можно использовать акт приёма-передачи или товарную накладную, однако в некоторых случаях необходим именно акт, особенно при передаче дорогостоящего оборудования для фиксации претензий покупателя или их отсутствия.

Когда акт приёма-передачи не нужен

Хотя в законодательстве нет требований об обязательном включении информации о передаче товара в отдельный документ, в некоторых случаях составление акта приёма-передачи необходимо. Например, при сдаче готового дома по договору долевого участия. 

Законом не установлена определённая форма акта, поэтому его составляют в свободной форме с указанием всех необходимых сведений о совершённой сделке. В акте должно быть отражено совершение сделки между сторонами и все существенные условия.

Виды актов

Помимо акта приёма-передачи товаров, существуют другие виды подобных документов, каждый из которых имеет свои особенности. 

Акт об оказании услуг подтверждает, что услуги были предоставлены в полном объёме и с качеством, удовлетворительным для заказчика. Поскольку объективно оценить эти параметры может быть трудно, допускается свободная форма документа и оформление текста на стандартных бланках. 

При передаче официальных документов необходимо составить акт в двух экземплярах — по числу сторон, или больше, если это необходимо. 

По завершении сделок с недвижимостью требуется оформить акт, подтверждающий этот факт, необходимо минимум три экземпляра — для продавца, покупателя и государственной регистрационной службы. 

Также существуют специальные акты для определённых категорий. Например, акт передачи автомобиля, ключей от сейфа с ценностями, денежных средств, авторских прав и так далее.

Акт приёма-передачи в электронном виде

Перевод документов в цифровой вид и внедрение электронного документооборота стали неотъемлемой частью современной бизнес-практики. Эта тенденция активно поддерживается и развивается государственными органами, свидетельствуя о большом потенциале и перспективах.

Одним из главных преимуществ электронных актов приёма-передачи является скорость и удобство работы с документами. Цифровая форма позволяет моментально обмениваться документами между контрагентами, без необходимости физического перемещения бумажных носителей. Кроме того, электронный формат документов обеспечивает надёжное и безопасное хранение, исключая риск потери или повреждения оригинала.

С учётом развития электронного документооборота в России, использование электронных перевозочных документов, в том числе актов приёма-передачи грузов, станет обязательным уже в 2024 году. Для этого разработана Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), взаимодействие с которой для участников грузоперевозок в настоящее время является добровольным.

Переход на электронный документооборот — это не просто следование тренду, а необходимость для развития бизнес-процессов. Он позволяет оптимизировать работу с документами, снизить издержки и улучшить взаимодействие между контрагентами. Всё это ещё раз подчёркивает актуальность и перспективность этого направления в области документооборота.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8JuH5u