Электронный документооборот для перевозок

Как работает транспортный ЭДО

Для электронного документооборота (ЭДО) на транспорте контрагентам нужно оформлять электронные перевозочные документы — создавать их в формате XML с помощью специальной программы. Такие документы полностью заменяют бумажные формы и имеют юридическую силу.

Форматы ЭПД разрабатывает налоговая служба. К концу 2023 года было утверждено шесть видов электронных перевозочных документов: транспортная накладная, сопроводительная ведомость, заказ-наряд, путевой лист, договор фрахтования, заказ (заявка). Всю информацию из этих документов нужно передавать в государственную базу данных ГИС ЭПД.

Все участники перевозки (отправитель и получатель груза, перевозчик, экспедитор, фрахтователь и фрахтовщик) должны быть вовлечены в систему электронного документооборота. Если хотя бы один из контрагентов откажется от использования электронных документов, то всем остальным также придётся заполнять бумажные формы.

ЭДО в транспортной сфере работает так:

1. Все контрагенты выпускают усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП). УКЭП юрлица или ИП необходимы для заверки электронных перевозочных документов.

2. Все партнёры заключают договор с одним и тем же оператором ИС ЭПД. Заполнять электронные документы, обмениваться ими с контрагентами и отправлять информацию в ГИС ЭПД можно только через сервис от одного оператора.

3. С помощью программы от оператора ИС ЭПД участник создаёт электронный документ, заполняет и подписывает свой раздел — титул. Документу присваивают идентификатор.

4. Оператор ИС ЭПД проверяет бланк и отправляет файл в ГИС ЭПД.

5. ГИС ЭПД перепроверяет документ и сравнивает информацию из него с данными, которые передали в систему остальные участники сделки.

6. После проверки от ГИС оператор отправляет документ контрагентам участника.

7. Другие участники перевозки заходят в программу от оператора ИС ЭПД и поочерёдно подписывают свои титулы.

Какие документы нужны перевозчику

Сейчас при ЭДО можно использовать не все перевозочные документы. Однако список форматов ЭПД постоянно обновляется. Рассмотрим, какие документы требуется оформлять перевозчику.

Документы для перевозки

Для наземных перевозок транспортная компания должна заключить один из следующих видов договора: 

• договор транспортной перевозки груза или пассажиров;

• договор транспортной экспедиции (оформляется при проведении дополнительных работ, связанных с перевозкой: погрузки, разгрузки, сопровождения груза на таможне и т.п.), 

• договор фрахтования (необходим, если перевозчик арендует транспорт);

• договор транспортного обслуживания (в отличие от договора перевозки заключается на длительный срок);

• договор на транспортно-экспедиционное обслуживание (позволяет грузоотправителю не только использовать транспорт перевозчика, но и запрашивать экспедиторские услуги на протяжении длительного времени).

Также перевозчикам требуется заявка на перевозку, в которой кратко описаны условия сделки.

Водительские документы

Водительское удостоверение. Управлять транспортом могут только те работники, которые прошли специальное обучение и получили водительские права. Удостоверение содержит информацию о сотруднике, дату получения документа и дату окончания его действия, а также перечень категорий транспортных средств, которыми может управлять владелец удостоверения. Если компания перевозит грузы на легковых авто, то водителями могут быть люди, имеющие категорию прав В или ВЕ. Вождение грузовиков возможно при наличии прав с категориями С или СЕ.

Путевой лист. Этот документ служит для контроля за работой и состоянием водителя. В путевом листе отражаются маршрут, состояние машины и водителя, а также показания одометра при выезде и по возвращении авто. Если в компании применяется электронный документооборот, то диспетчер может оформить электронный путевой лист. 

Документы на авто

Паспорт транспортного средства. ПТС содержит подробные данные о машине: VIN-номер, бренд и модель, категорию, год выпуска, параметры двигателя и информацию обо всех прошлых владельцах. С 2025 года в РФ будут выдавать только электронные ПТС, что упростит их использование.

Свидетельство о регистрации транспорта. Для получения СТС владелец должен зарегистрировать авто. Предъявлять СТС нужно каждый раз, когда сотрудники ГИБДД останавливают автомобиль. В свидетельстве о регистрации указаны те же данные, что и в паспорте транспортного средства.

Полис ОСАГО. В полисе страхования указываются данные страхователя и владельца авто, а также информация об автомобиле и сумме страховки. Также в полисе отражаются персональные данные водителей, допущенных к управлению этим автомобилем.