Астрал
Первичные документы

Заполнение сопроводительной ведомости

Для перевозки товаров нужно оформить комплект документов: договор между контрагентами, товарную и транспортную накладные, путевой лист. Сопроводительная ведомость требуется не всегда, но в некоторых случаях её заполнение является обязательным. Этот документ можно оформить в бумажном виде или в цифровом формате.
Заполнение сопроводительной ведомости
Иллюстрация: Астрал

Зачем нужна сопроводительная ведомость

Сопроводительная ведомость требуется при транспортировке товаров в специальном контейнере. Данный документ обязателен, если при погрузке и выгрузке необходимо снимать контейнер с транспортного средства.

Ведомость подтверждает выполнение обязательств обеими сторонами: поставщик загрузил продукцию в пустой контейнер и передал его перевозчику, а покупатель получил контейнер от перевозчика и разгрузил тару. Если обязанности были распределены другим образом, это должно быть зафиксировано в договоре.

О деталях использования контейнера для транспортировки товаров можно узнать из статьи 11 Устава автомобильного транспорта и раздела III Правил перевозки грузов автомобильным транспортом.

Кто отвечает за заполнение сопроводительной ведомости

Согласно постановлению № 2200, за составление сопроводительной ведомости отвечает перевозчик. При этом ведомость заполняется совместно всеми участниками процесса: перевозчиком, отправителем и получателем. Каждый из них вносит информацию на определённом этапе перевозки. 

Перевозчик должен подготовить три экземпляра документа. Каждый участник сделки получает по экземпляру.

Как заполнить сопроводительную ведомость

Правительство утвердило формат электронной сопроводительной ведомости, но использование бумажного документа всё ещё допускается. Перевозчики могут самостоятельно решать, каким будет документооборот: бумажным или электронным.

С 1 марта 2022 года в России введён в обращение новый бланк сопроводительной ведомости. Его можно найти в приложении № 9 к Правилам перевозки грузов автомобильным транспортом.

Скачать бланк можно на этой странице.

Новая форма сопроводительной ведомости включает в себя несколько разделов. В ней требуется указать:

  • дату создания, номер ведомости по внутренней системе нумерации и номер экземпляра (от 1 до 3);

  • ф. и. о. контрагентов-ИП или название и адрес контрагентов-юрлиц;

  • тип товара, количество мест для груза, вес и размеры груза;

  • номер, вес и грузоподъёмность контейнера;

  • ориентировочные даты погрузки и разгрузки;

  • санитарные и таможенные нормы и условия хранения груза;

  • адрес погрузки и выгрузки;

  • сведения о перевозчике, данные водителя и информацию о путевых листах;

  • тип, марку и регистрационный номер транспортного средства.

В ведомости должны расписаться все контрагенты: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель.

Порядок заполнения ведомости выглядит так:

  1. До отправки груза перевозчик вносит в сопроводительную ведомость всю основную информацию: заполняет шапку и все разделы формы, кроме раздела 5. При этом в разделе 4 нужно указать ориентировочное время загрузки и выгрузки контейнера. В разделах 6 и 7 перевозчик указывает только адреса погрузки и выгрузки.

  2. Грузоотправитель заполняет свою часть формы тогда, когда передаёт контейнер перевозчику. Отправитель должен внести данные в раздел 6 и, при необходимости, в раздел 5.

  3. Грузополучатель дополняет ведомость при получении контейнера с грузом. Получатель вносит информацию о прибытии автомобиля и состоянии контейнера в раздел 7.

Образец заполненной ведомости можно скачать на этой странице. Обратите внимание: эти разделы должны быть заполнены, когда ведомость находится у водителя во время перевозки груза.

Как оформить сопроводительную ведомость

В 2022 году налоговая разработала и утвердила формат электронной сопроводительной ведомости. Описание формата можно найти в приказе ФНС № ЕД-7-26/1065@. 

Для заполнения и отправки электронных перевозочных документов используют специальные сервисы от аккредитованных операторов ГИС ЭПД. Для примера рассмотрим использование модуля 1С-ЭПД от оператора «Калуга Астрал».

Передача пустого контейнера

1. Перевозчик оформляет документ и выбирает вид операции «Передача пустого контейнера». Ему нужно вписать в ведомость данные грузоотправителя, перевозчика, водителя и грузополучателя, добавить информацию о грузе, контейнере, транспортном средстве и сопроводительных документах.

2. Грузоотправитель вписывает в ведомость дату и время принятия пустого контейнера и добавляет информацию о состоянии тары.

Перевозка контейнера с грузом

1. Перевозчик оформляет ведомость с видом операции «Перевозка гружёного контейнера». Он вносит данные участников перевозки и сведения о грузе, таре, автомобиле и сопроводительных документах.

2. Грузоотправитель добавляет в документ указания к перевозке и сдаче контейнера.

3. После погрузки перевозчик вписывает в форму дату и время получения контейнера.

4. После доставки груза грузополучатель добавляет в ведомость дату и время получения контейнера.

Возврат пустого контейнера отправителю

1. Перевозчик оформляет ведомость с видом операции «Возврат пустого контейнера» и вносит в документ данные участников перевозки.

2. Грузополучатель вносит в форму дату и время подачи автомобиля.

3. Перевозчик указывает дату и время приёмки контейнера.

Благодаря модулю 1С-ЭПД вы сможете заполнить электронную сопроводительную ведомость в привычной программе 1С. Если ваша компания пользуется нетиповой конфигурацией 1С или другой учётной системой, её можно настроить для отправки ЭПД с помощью интеграционного решения API ЭПД.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KD32D

Начать дискуссию