Согласно Федеральному Закону «О транспортно-экспедиционной деятельности» от 30.06.2003 № 87-ФЗ, к экспедиторским документам относятся:
поручение экспедитору (указываются особенности груза и даётся руководство по его перевозке);
экспедиторская расписка (подтверждает факт передачи груза экспедитору);
складская расписка (подтверждающая, что экспедитор принял груз для временного хранения на своем складе).
Оформление первых двух документов обязательно для того, чтобы перевозчик или транспортная компания имели существенные основания для получения груза со склада отправителя. Складская расписка заполняется, только если груз принимается для временного хранения на складе экспедитора (перевозчика).
Поручение экспедитору (иногда именуемое как «заявка на перевозку груза») — это документ, предоставляющий перевозчику право на оказание транспортных услуг конкретному заказчику. В этом документе фиксируются все необходимые характеристики груза и условия его перевозки. Поручение экспедитору указывает на условия, которые перевозчик обязан соблюдать для минимизации возможных рисков и доставки груза в должном состоянии. В случае неисполнения условий проводится процесс оценки ущерба и составляется акт о повреждении груза.
Поручение экспедитору оформляется заказчиком (клиентом) транспортных услуг. Им может быть либо отправитель, либо получатель груза.
Бланк для оформления экспедиторского поручения
Формы экспедиторских документов и требования к их заполнению приводятся в Приказе Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов» (зарегистрировано в Минюсте РФ 28.02.2008 № 11239). Форма поручения экспедитору находится в Приложении № 1 данного Приказа. Для удобства мы подготовили файл в формате DOCX, который можно скачать по ссылке ниже.
Документ может быть заполнен как для разовой перевозки, так и для регулярно предоставляемых транспортных услуг. В любом случае его оформление является обязательным.
Порядок оформления экспедиторского поручения
При подготовке поручения необходимо следовать указаниям, изложенным в Разделе 2 Приказа Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23.
Основные аспекты заполнения
Для корректной организации перевозок нужно учитывать следующие моменты при заполнении экспедиторского поручения.
Документ должен в полной мере и очень точно отражать характеристики груза. Некорректная или неполная информация может привести к конфликтным ситуациям в ходе перевозки и повлечь за собой повреждение груза. В таком случае ответственность за возможные финансовые потери со стороны клиента перевозчик не несёт, так как данные в экспедиторском поручении были недостоверными.
Необходимо заполнять форму установленного образца.
Печать документа производится на стандартной бумаге формата А4.
Заполнение бланка возможно как вручную (синей или чёрной шариковой ручкой), так и на компьютере.
Внесение исправлений в документ недопустимо. Если была обнаружена ошибка, следует взять новый бланк и начать процесс оформления заново.
Правила заполнения бланка
Ниже представлен последовательный алгоритм заполнения экспедиторского поручения.
В шапке документа указываются дата его создания и порядковый номер согласно регистрации документов заказчика.
Затем заполняется информация об участниках перевозки (с 3-го по 6-й пункты). Необходимо указать полные реквизиты каждого из участников: грузоотправителя, грузополучателя, клиента и экспедитора.
В графе «Уведомить сторону о прибытии груза» ставится отметка о необходимости уведомления клиента и/или грузоотправителя о прибытии груза, и указываются способы оповещения.
«Страна происхождения груза» обозначает страну регистрации производителя груза.
«Грузы, готовые к отправке, место, дата» вписываются в случае, когда груз уже готов для сдачи экспедитору.
«Вид транспорта» включает в себя данные о требуемом транспортном средстве: номер автомобиля, модель, тип загрузки и др.
В графе «Пункт назначения» указывается адрес для доставки с указанием страны и индекса.
Если на перевозку груза оформлен страховой полис, следует заполнить соответствующую графу. Важно указать номер и дату выдачи полиса, данные страховой компании и условия страхования.
Пункты с 13-го по 20-й подробно описывают параметры груза: код товара, маркировка в соответствии с законодательством РФ, количество мест для машины, вид упаковки, вес брутто и нетто, объём и оценочную стоимость груза, размер упаковки.
Дополнительная информация о грузе, которую экспедитор должен учитывать (способы доставки, инструкции для обеспечения сохранности груза, окружающей среды и т.д.), записывается в графе «Особые отметки» на усмотрение клиента.
В завершение клиент ставит свою подпись с расшифровкой и указывает свою должность.
Сколько экземпляров нужно составить
Экспедиторское поручение всегда оформляется в двух экземплярах: один — у экспедитора, другой — у заказчика.
Поручение экспедитору: образец заполнения
Ниже можно посмотреть и скачать образец заполненного поручения экспедитору.
Оформление экспедиторских документов возможно в электронном виде без дублирования на бумажных носителях благодаря удобным решениям от «Калуга Астрал». Внедрите электронный документооборот в свой бизнес с помощью специальных сервисов для реализации ЭДО в сфере логистики и транспортных услуг.
«1С-ЭПД» — отличный выбор для тех, кто пользуется учётной системой 1С. С его помощью можно работать с электронными перевозочными документами (ЭПД) в привычном интерфейсе. Сервис работает во всех популярных конфигурациях программы и поддерживает работу как с формализованными форматами (например, электронная транспортная накладная), так и с неформализованными (поручение экспедитору).
«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, позволяющее легко объединить учётную систему пользователя с удобным функционалом ЭДО для бесшовной работы с ЭПД всех форматов.
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KBnei
Начать дискуссию