Кассовая дисциплина важна для эффективного финансового управления любой организации. Соблюдение ключевых правил по работе с денежными средствами является отличительной особенностью успешного бизнеса. Сюда входят:
Использование кассовой техники и прослеживание всех финансовых операций.
Аккуратный подсчёт наличных, хранящихся в кассе.
Качественная работа с документами, связанными с кассовыми операциями.
Профессиональное управление лимитом остатка ККТ.
Что такое касса и кассовая дисциплина
Чтобы начать тему кассовой дисциплины, важно знать чёткое определение некоторых понятий, связанных с КД.
Операционная касса — это место в банке, где проводятся операции с наличными деньгами. Это может быть как приём/выдача наличных, так и операции с ценными бумагами и другими ценными вещами.
ККТ или онлайн-касса — это специализированное устройство, известное также как контрольно-кассовая техника. Его основное назначение — регистрация фискальной информации о финансовых операциях, проведённых с физическими лицами в любой форме. Это устройство отвечает следующим требованиям:
Фиксирует все финансовые операции, проведённые с клиентами.
Пересылает информацию о продажах товаров или услуг в ФНС через ОФД.
Более подробно о преимуществах и недостатках онлайн-касс вы можете узнать из нашего материала.
Если вы хотите приобрести кассу, в интернет-магазине «Астрал ККТ» представлено множество моделей для бизнеса любого типа. При покупке ККТ можно оформить услугу технической поддержки оборудования. В течение года наши специалисты будут следить за состоянием вашей кассы: обновлять прошивку устройства и устанавливать драйверы, помогут заменить фискальный накопитель.
Ниже по тексту под «кассой» следует понимать именно операционную кассу, а не ККТ. ККТ является лишь инструментом (устройством) для фискализации данных о проведённых взаиморасчётах.
Кассовая дисциплина — это набор правил и инструкций, которые устанавливаются для ЮЛ и ИП, осуществляющих операции с наличными средствами в своей организации. Главные цели КД — предотвращение нелегального обращения средств и обеспечение прозрачности финансовых отчётов. Строгая кассовая дисциплина важна для обеспечения стабильности организации.
Все юридические лица и индивидуальные предприниматели, работающие с наличными деньгами, обязаны соблюдать кассовую дисциплину.
Правила, регулирующие КД, были разработаны Центральным банком. Он издал указания, на которые опирается работа кассовой дисциплины:
Указание № 3210-У (регулирует все денежные операции).
Указание № 5348-У (устанавливает правила для расчётов с использованием наличных денежных средств).
Что касается документов, требуемых для кассовой дисциплины, основные формы и требования к их заполнению указаны в постановлении Госкомстата № 88.
Кассовые документы в 2024 году
Всего выделяют 5 типов документов, которые относятся к кассовым документам. Разберём каждый подробнее.
Приходный кассовый ордер
Это документ, который оформляется при принятии денежных средств в кассу организации. Он содержит информацию о поступлении денег (сумма, цель поступления, данные плательщика и т.д.) и выступает в качестве основания для зачисления этих средств на счёт компании.
Основная цель ордера — фиксация всех денежных операций и контроль за поступлениями в кассу.
Обычно ПКО составляется при каждом получении денег. Также существует другой вариант — создаётся отчёт о розничных продажах. В таком случае ПКО не создаётся.
Как при этом вносятся деньги в кассу:
Проверяется правильность составления ПКО (все ли подписи поставлены, правильная ли сумма предоставляется, та ли форма документа заполнена).
Сверяется общая сумма наличных средств.
Ставится подпись в ПКО.
Делается отметка об операции в кассовую книгу. Формирование такой отчётности в электронном виде — наиболее удобный и быстрый вариант. Сервис 1С-Отчётность поможет вам в этом. Конфигурация 1С поставит отметки об операции в КК автоматически. Происходит это на основании проводок, сформированных ПКО. Это сделает формирование документов несложным и безошибочным.
Скачать форму ПКО (бланк № КО-1).
Расходный кассовый ордер
РКО представляет собой документ, используемый для фиксации выдачи денежных средств из кассы организации. Это могут быть зарплаты сотрудникам, оплата ЖКХ, личные траты ИП и т.д.
Расходный кассовый ордер является важным инструментом учёта и контроля потраченных денег компанией. Также он служит в качестве документа, подтверждающего финансовые операции.
РКО содержит информацию об осуществлении платежей или выдаче средств (назначение платежа, сумма, данные получателя и прочее) и служит основанием для списания денег из кассы.
Сформированный расходный кассовый ордер подписывается несколькими сотрудниками компании — кассиром, руководителем организации (или бухгалтером) и тем, кто получил деньги.
Скачать форму РКО (бланк № КО-2).
Важный нюанс: ККТ редко используется при выдаче наличных денег. Обычно это происходит только при покупке товаров для организации от физ.лиц.
Как при этом тогда выдаются деньги?
Проверяется сам РКО (та ли форма используется, стоят ли все необходимые подписи, все ли цифры верны).
Удостоверяется человек, кому отдаются деньги (можно использовать паспорт).
Сотрудник, получивший сумму, должен расписаться в РКО.
Делается запись об этом в кассовой книге.
Журнал регистрации
В нём отображаются все данные по ПКО и РКО. Считается сугубо внутренним документом. Поэтому его использование необязательно.
Скачать форму ЖР (бланк № КО-3).
Кассовая книга
Это документ, в котором фиксируются все денежные операции, связанные с оборотом в кассе организации. Он содержит информацию о каждом поступлении и расходе средств, включая дату, сумму, цель операции, данные контрагента и прочие сведения.
Кассовая книга является важным элементом бухгалтерского учёта, обязательным для ведения многими организациями. Кроме того, она служит важным инструментом для контроля за денежным оборотом, а также обеспечивает прозрачность финансовых операций предприятия.
Обычно кассовая книга заполняется за каждый день и за отчётный период. Если организация не производила никаких денежных операций, она просто не заполняется за это время.
Скачать кассовую книгу (бланк № КО-4).
Внутренние документы компании
Здесь можно выделить три формы, которые должны быть у каждой компании, работающей с ККТ и наличными.
Положение о ведении кассовых операций.
Это внутренний документ, устанавливающий порядок и правила осуществления денежных операций в кассе организации. В нём обычно содержатся следующие правила:
Открытие и закрытие кассы.
Порядок проведения кассовых операций.
Положения хранения кассовых документов.
Ответственность работников за денежные средства и т.д.
Положение о ведении кассовых операций разрабатывается в соответствии с законодательством и должно учитывать особенности деятельности конкретной организации.
Что касается его составления, обычно документ составляется в произвольной форме. Однако есть примерная форма, которой вы можете придерживаться.
Приказ об отмене лимита наличных в кассе.
Это документ, которым руководство организации или ответственное лицо отменяет установленный ранее лимит наличных денег в кассе. Это может быть связано с изменениями в финансовой политике организации, пересмотром планов использования ККТ или другими экономическими обстоятельствами.
Приказ об отмене лимита наличных в кассе является официальным документом, регламентирующим работу кассового учёта в организации.
Скачать образец Приказа об отмене лимита наличных в кассе.
Приказ об отмене приказа об установлении лимита денег в кассе.
Этот документ отменяет установленный ранее приказ о фиксации лимита наличных денег в кассе компании.
При этом важно, чтобы отмена была согласована с соответствующими регуляторными органами (ФНС) и была отражена в учётной документации организации. Это позволит поддерживать прозрачность и легальность финансовых операций.
Документ также может составляться в произвольной форме. За основу вы можете взять сам Приказ об отмене лимита, но в пункте первом написать «Отменить приказ…».
Дополнительные документы для кассовой дисциплины
Расчётно-платёжная ведомость.
Это документ, который оформляется при выдаче заработных плат сотрудникам наличными из кассы организации.
Скачать бланк расчётно-платёжной ведомости (форма № Т-49).
Книга учёта.
Этот документ заполняется в случае, если в компании работают несколько кассиров. В КУ отображаются все денежные передвижения между ними в течение рабочего дня.
Скачать бланк книги учёта (форма № КО-5).
Лимит остатка кассы
Лимит остатка кассы определяется как максимальная денежная сумма, которая может пребывать в кассе предприятия после работы или через определённый временной отрезок.
Он применяется для поддержки безопасности и регулирования наличности, а также для уменьшения рисков, которые могут возникнуть в связи с её сохранением и распоряжением.
Применение лимита кассового остатка способствует предотвращению убытков, взлома или неправомерного использования наличных, а также делает процесс бухгалтерии и надзора за финансами более простым.
Как рассчитывается лимит
Если весь расчёт строится на размере всей поступающей наличности, тогда формула выглядит так:
Если же лимит рассчитывается на основании суммы всех расходов наличкой, тогда формула выглядит чуть по-другому:
Если организация владеет дополнительными подразделениями, которые обычно зачисляют деньги на расчётный счёт, у таких компаний другой лимит остатка. Более подробно отчётность обособленных подразделений вы можете изучить в нашем материале.
На что можно расходовать наличные из кассы в 2024 году
Согласно Указанию ЦентроБанка № 5348-У, о котором мы говорили выше, деньги можно тратить на:
Заработную плату сотрудникам.
Выделение денежных поощрений или в качестве помощи (премии, отпускные, пособия и т.д.).
Личные нужды ИП.
Выдача займов.
Командировочные или любые суммы, которые можно считать подотчётными.
Оплата услуг / купленных товаров или возврат их в случае отмены сделки.
Хранение денег в кассе в 2024 году
Каждая организация, за исключением кредитных, должна самостоятельно разработать список указаний (регламент) о работе с деньгами. Сюда обычно включаются методы по обращению с ключами от хранилища, порядок выполнения проверок (ревизий) и действия при нахождении кражи денег.
Эти правила должны быть одобрены только главой организации!
А кредитные учреждения следуют положению Банка № 630-П, которое регулирует процесс хранения и перемещения денежных средств, включая инкассацию.
Упрощённый порядок ведения кассовых операций
Этот формат доступен только для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей (по Указанию ЦБ № 3210-У). Каким образом регулируется упрощённый порядок? Ниже указаны некоторые особенности, связанные с МБ и ИП:
При операциях по приёму и выплате наличных денег работникам организации нужно оформлять кассовые ордеры. Это требуется для разрешения конфликтных ситуаций.
Учётная книга формируется на основе кассовых расходных и приходных ордеров.
Нет установленного лимита для кассы (малый бизнес и индивидуальные предприниматели могут хранить неограниченное количество денег в кассе). В этом случае необходимо оформить и издать соответствующий указ.
Малое и среднее предпринимательство — это статус компании, который устанавливается в зависимости от критериев МСП.
Индивидуальное предпринимательство – это форма деятельности, в которой физическое лицо осуществляет всю работу компании от своего имени.
Штрафы за нарушение кассовой дисциплины в 2024 году
Если компания или ИП нарушат правила, на них будет наложен штраф (ст.15.1 КоАП). Денежные санкции едины — должностное лицо или ИП должны заплатить 4 000–5 000 рублей, организация — от 40 000 до 50 000 рублей.
За какие именно действия с денежными средствами могут наказать:
Отсутствие учёта (или его части).
Неправильно хранение.
Обнаружение использования налички не по целевому назначению.
Остаток лимита выше разрешённого.
Сумма расчётов по одному договору выше 100 000 рублей.
Будьте внимательны: за соблюдением правил взаимодействия с наличными средствами следит ФНС. Убедитесь в том, что с вашими документами всё в порядке.
Также налоговая занимается и проверкой работы кассы. Правильное взаимодействие с ККТ можно проверить в личном кабинете Астрал.ОФД. В нём расположены разделы, которые вам помогут – регистрация / перерегистрация онлайн-кассы, дата окончания работы с ОФД, история фискального накопителя и т.д. В личном кабинете есть интерактивные подсказки, которые укажут вам, когда необходимо что-то изменить, обновить или заключить новый договор.Это убережёт ваш бизнес от штрафов в дальнейшем.
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KXYZf
Начать дискуссию