Как подписать документ в формате PDF электронной подписью

Чтобы документы, используемые в электронном документообороте, имели юридическую силу, они должны быть подписаны электронной подписью (ЭП). Без такой подписи документ не считается действительным.
Часто для создания документов часто применяется формат PDF. Однако многие пользователи не знают, как подписать документ в этом формате с помощью усиленной квалифицированной ЭП. Наша статья поможет вам разобраться в этом вопросе.

Форматы электронных документов

Самыми используемыми форматами для создания и подписания электронных документов являются PDF и XML.

Формат PDF (Portable Document Format) — это универсальный и широко распространённый формат, который сохраняет структуру и внешний вид документа.

XML (Extensible Markup Language) применяется для структурированного хранения данных и обмена ими. Это делает его удобным для автоматизации процессов обработки документов.

Что потребуется для подписания

Подписывать необходимо документ только в его окончательном варианте — если внести изменения после подписания, документ утратит юридическую силу.

Чтобы подписать PDF-файл электронной подписью, нужны:

• действующий сертификат квалифицированной электронной подписи;

• сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), который гарантирует юридическую значимость документа без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО. Он подходит для отправки электронной отчётности, работы на госпорталах и участия в электронных торгах;

• сертификат неквалифицированной электронной подписи подойдёт для внутреннего документооборота и взаимодействия с партнёрами.

Также необходимы средства для использования электронной подписи. Из-за особенностей технологии электронной подписи владелец ЭП не сможет подписать документы без специального ПО, которое нужно установить на компьютер.

Подготовка рабочего места

Для подписания электронного документа, например, можно использовать программу «КриптоПро PDF». Для работы с ней на компьютере должно быть установлено следующее ПО:

• операционная система Microsoft Windows (7, 8, 8.1, 10, Server 2008 R2, Server 2012, Server 2012 R2, Server 2016 R2, Windows Server 2019);

• СКЗИ «КриптоПро CSP» версии 4.0 или более поздней;

• Adobe Acrobat Standard или Adobe Acrobat Pro версий 8, 9, X, XI или DC всех редакций;

• Adobe Reader версий 8, 9, X, XI или DC.

Как подписать pdf-файл

Прежде чем подписать PDF-файл электронной подписью, установите на компьютер, который будет использоваться для электронного документооборота, модуль «КриптоПро PDF» от разработчиков продуктов Adobe.

На примере Acrobat Reader DC рассмотрим, как выполнить настройку:

• Перейдите в меню «Редактирование», затем в меню «Установки», после этого выберите «Подписи».

• В блоке «Создание и оформление» нажмите кнопку «Подробнее».

• В пункте «Метод подписания по умолчанию» выберите «КриптоПро PDF».

Чтобы подписать PDF-файл в Acrobat Reader DC:

1. Откройте документ.

2. В панели инструментов справа выберите «Заполнить и подписать».

3. Выберите «Сертификаты» (если пункта нет в списке, добавьте его через настройки панели инструментов).

4.Нажмите «Поставить цифровую подпись».

5.Выделите область, где будет стоять ЭП.

6.В появившемся окне выберите цифровое удостоверение для подписи.

7.Нажмите «Подписать».

Другие программы для подписания электронных документов

Есть специальные программы для работы с электронной подписью, отличающиеся от «КриптоПро PDF» рядом преимуществ: 

• Можно подписывать файлы разных форматов (pdf, rar, jpeg, png, ppt, видео, базы данных и другие), не устанавливая отдельное ПО для каждого формата.

• Данные шифруются при отправке.

• Можно подписать сразу несколько документов.

• Доступны дополнительные функции, например, просмотр статуса сертификата, времени подписания и др.

Однако большинство из таких программ — платные. В документообороте часто используют «КриптоАРМ». Её можно применять даже в бесплатной базовой версии, но её функционал ограничен. Кроме того, пользователи могут бесплатно протестировать платную версию в течение 14 дней.

Онлайн-сервисы

Бухгалтерские онлайн-сервисы позволяют ставить электронную подпись на документах без установки дополнительного программного обеспечения на компьютер. Это особенно удобно, если вы находитесь в поездке и вам нужно срочно подписать документы, но нет доступа к компьютеру с установленным программным обеспечением.

С помощью таких сервисов можно подписывать не только отдельные документы, но и целые пакеты файлов и архивы. Они также обеспечивают шифрование и расшифровку данных, что гарантирует безопасность передаваемой информации. Кроме того, онлайн-сервисы позволяют нескольким пользователям совместно подписывать документы.

Чтобы подписать документы с помощью таких сервисов, обычно нужно загрузить документ, активировать сертификат электронной подписи и скачать уже подписанный документ. При этом порядок действий может немного различаться в зависимости от выбранного сервиса.

Существует несколько популярных сервисов для подписания документов онлайн, каждый из которых имеет свои уникальные возможности и условия использования. Вот некоторые из них:

• Sign.Me — отечественный сервис, с помощью которого можно работать с квалифицированной электронной подписью на любых устройствах. Чтобы подписать документ, достаточно ввести пароль от своей подписи. Стоимость выпуска электронной подписи и использования сервиса — от 1,5 до 3 тысяч рублей в год в зависимости от статуса пользователя (физическое лицо, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо).

• «Мобильная Электронная Подпись» от МегаФон можно использовать для подписания документов с помощью мобильного устройства со специальной SIM-картой. Чтобы подписать документ, нужно прочитать сообщение с частью документа, выбрать действие и подтвердить его PIN-кодом. Стоимость использования электронной подписи — 1000 рублей в год.

• Legium — позволяет подписывать документы как с ПК, так и с мобильных устройств. Физическим лицам для использования сервиса необходимо пройти онлайн-идентификацию с селфи, а ИП и юрлицам достаточно оплатить 1 рубль с расчётного счёта. Тарифы сервиса начинаются от 590 рублей в месяц.

Как подписать pdf-файл электронной подписью с созданием sig

Файл sig часто используется для хранения данных о сертификате ЭП. Он создаётся в момент подписания документа. При создании файла sig применяется криптографический алгоритм с использованием закрытого ключа. Затем электронная подпись проверяется с помощью открытого ключа. Такой подход позволяет убедиться в том, что документ не подвергался изменениям или подделкам после подписания.

Для создания файла sig с помощью программы КриптоАРМ необходимо:

1. Выбрать исходный документ, щёлкнуть по нему правой кнопкой мыши, затем в контекстном меню выбрать КриптоАРМ и далее — «Подписать».

2.В открывшемся окне Мастера создания электронной подписи нажать кнопку «Далее».

3.Указать исходный файл для подписания. При необходимости можно добавить дополнительные файлы.

4.Выбрать формат, в который будет преобразован исходный файл. По умолчанию установлен sig, поэтому менять в данном случае ничего не нужно.

5.В настройках свойств подписи отметить пункт «Подписано» рядом с параметром «Использование подписи» (если необходимо сохранить отдельный файл в формате SIG, отметьте соответствующий параметр).

6.Нажать кнопку «Выбрать» в окне «Выбор сертификата подписи».

7.В разделе «Хранилище сертификатов» выбрать сертификат ЭП из списка.

8.Заверить процесс, нажав кнопку «Готово» в мастере.

После выполнения всех этих действий вы получите подписанный документ с файлом sig

Выбрать подходящую лицензию КриптоАРМ рекомендуем в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку для бесплатной консультации специалиста.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KD5vV