Фискальный накопитель (ФН) для онлайн-кассы — это специально разработанное устройство, которое используется для сохранения и обработки информации о торговых операциях. Оно необходимо для фиксации всех финансовых транзакций, связанных с продажей товаров или услуг, а также для передачи этой информации в налоговые службы.
При выборе ФН может возникнуть ряд вопросов: зачем он нужен, какие модели бывают, на что нужно обращать внимание при покупке и так далее. В этой статье мы попытаемся ответить на все эти вопросы.
Для чего нужен фискальный накопитель в кассовом аппарате
Можно выделить 5 основных функций.
Виды фискальных накопителей для онлайн-касс
ФН можно разделить на несколько видов в зависимости от их срока действия и формата фискальных данных.
По сроку действия
Фискальные накопители могут функционировать в течение 15 или 36 месяцев. Выбор срока действия такого устройства обычно зависит от следующих факторов:
Размер бизнеса: малые и средние предприятия обычно используют накопители со сроком службы 15 месяцев, в то время как крупным компаниям рекомендуется выбирать устройства с максимальной продолжительностью работы.
Модель и производитель: некоторые фирмы производят накопители только на определённый срок службы.
Вид налогообложения: законодательство чётко регулирует правила использования накопителей с определённым сроком действия для некоторых индивидуальных предпринимателей и обществ с ограниченной ответственностью.
По типу формата фискальных данных
Форматы фискальных накопителей различаются и включают в себя 3 версии: ФФД 1.05, ФФД 1.1 и ФФД 1.2. Лишь накопитель, поддерживающий ФФД 1.2, даёт возможность продавать маркированные товары. Таким образом, в зависимости от выбранной версии ФФД, расширяются или ограничиваются функциональные возможности фискального накопителя.
Как выбрать срок действия накопителя
Чтобы определить, какой фискальный накопитель требуется для кассового аппарата, стоит учесть следующие критерии.
Первый – это ваш бюджет. Фискальные накопители с долгосрочной эксплуатацией обычно стоят дороже, чем те, что предназначены на 15 месяцев.
Второй – это форма налогообложения. Например, фискальный накопитель на 36 месяцев подходит для индивидуальных предпринимателей и обществ с ограниченной ответственностью, работающих на упрощённой системе налогообложения, едином сельскохозяйственном налоге и патентной системе налогообложения, а также для компаний, оказывающих услуги населению. Фискальный накопитель на 15 месяцев же лучше использовать для компаний, работающих с подакцизными товарами, платёжными агентами, а также на общей системе налогообложения.
Третий – это режим работы самого кассового аппарата. В автономном режиме можно использовать фискальный накопитель на 15 месяцев. Предприниматели на УСН, ЕСХН и ПСН должны использовать накопитель на 36 месяцев, поддерживающий формат фискальных документов 1.2. При этом его срок эксплуатации ограничен 560 днями. Если же ваш бизнес работает по сезонам, выбор может отличаться.
15 месяцев | 36 месяцев | |
ОСНО (продажа товара) | 470 дней | 560 дней при использовании ФФД 1.2 |
ОСНО (оказание услуг) | 470 дней | 1110 дней |
УСН, ПСН, ЕСХН | 470 дней | 1110 дней |
Четвёртое — это тип товара, с которым работает налогоплательщик. Если он продаёт подакцизную продукцию (табак, крепкий алкоголь и т.д.), лучше всегда приобретать ФН на 15 месяцев.
Какие версии ФФД должен поддерживать ФН
Как мы говорили выше, накопитель может поддерживать все 3 вида действующих на данный момент ФФД: 1.05, 1.1 и 1.2. Поговорим о возможностях каждого.
Версия ФФД | Возможности | Кому подойдёт |
При печати чека включает много реквизитов (система налогообложения, НДС, название товара, № смены и т.д.). | Для бизнесов, которые не работают с товарами, требующими маркировки. | |
ФФД 1.1 | Усовершенствованная версия по сравнению с ФФД 1.05. Добавлены новые реквизиты: количество купленных товаров и способ получения денег. | |
Улучшена структура данных и функциональность: добавлен новый реквизит с маркировкой, появилась возможность формирования отчётности для системы «Честный ЗНАК» и получения специального уведомления о проверке товара. | Необходимо использовать с маркируемыми товарами |
Хранение информации на ФН: советы и правила
Одна из главных функций ФН заключается в хранении данных о расчётах и формировании отчётных документов. При работе с ним важно помнить о нескольких основных моментах и правилах, с которыми связано сохранение информации.
Когда нужно проводить замену ФН
Необходимость замены фискального накопителя может возникнуть в таких ситуациях:
истёк срок службы устройства;
занята вся доступная память;
обнаружены технические неполадки;
в соответствии с требованием закона (например, конкретная модель ФН была удалена из Реестра фискальных накопителей);
при передаче прав использования (в случае смены владельца может понадобиться замена подобного устройства);
при замене или блокировке кассового аппарата;
при ошибке во время регистрации кассы: порой, если данные были введены неверно, их исправление может быть невозможно без замены фискального накопителя.
Что делать, если возникла ошибка при работе с накопителем
Собственник ККТ может столкнуться с проблемой, когда касса начинает выдавать ошибку из-за неисправности ФН. Подобное может произойти по разным причинам: задержки в передаче данных в ОФД, истечение срока работы чипа, используется неподходящий ФН и так далее. Более подробно о том, с какими ошибками можно столкнуться при работе с накопителем, рассказано в нашем материале.
Когда могут заблокировать ФН
Обычно он блокируется спустя месяц после того, как ОФД перестал получать данные из чеков (№ 54-ФЗ). Причинами такой ситуации могут быть:
проблемы с самим сервисом ОФД;
неполадки кассы или накопителя;
отсутствие интернет-соединения.
Чтобы все фискальные данные были переданы в ФНС, пользователи ККТ могут купить тариф онлайн-сервиса Астрал.ОФД. Помимо основной функции, сервис обладает такими возможностями, как отслеживание заполняемости фискального накопителя, отправка чеков покупателям по SMS и email, мониторинг работы торговых точек. Также в Личном кабинете сервиса вы сможете проводить аналитику и составлять разного рода отчёты (например, анализ прибыльности торговых точек, сравнение объёмов продаж). А ролевая модель поможет сотрудникам управлять учётными записями и иметь доступ к разным функциям.
Пользователи могут приобрести разные тарифы, исходя из срока действия ФН:
«ОФД на год» — стандартный формат работы с оператором фискальных данных для тех, кто продаёт подакцизные товары;
«ОФД на 15 месяцев» — отличный вариант для тех, кому годовой подписки недостаточно (например, для сферы услуг);
«ОФД на 36 месяцев» — долгосрочный тариф для крупного бизнеса в разных сферах, в том числе для турагентств.
Что будет, если нарушить правила работы с ФН
Если компания или ИП будут использовать ФН с нарушениями, их оштрафуют.
Пример правонарушения | Сумма штрафа |
Индивидуальный предприниматель или ООО не использует ККТ в своей работе |
|
Фискальные данные не были переданы в ФНС через ОФД |
|
ИП или ООО нарушили правила работы с ККТ |
|
Популярные вопросы
Можно ли работать без ФН?
Без него могут работать только те бизнесы, которые в целом могут не использовать ККТ. К ним относятся ИП на ПСН, люди, работающие на рынках и ярмарках, продавцы газет, предприниматели, которые зарабатывают вспашкой огорода и т.д. С полным списком бизнесов, которые могут не работать с кассой, можно ознакомиться в ст. 2 закона № 54-ФЗ.
Прочие компании и ИП за работу без ФН получат штраф.
Что делать, если фискальный накопитель сломался?
При поломке необходимо отдать его на экспертизу и понять, что с ним не так. Сделать это можно в течение 2 месяцев со дня, когда устройство было сломано. Затем данные нужно отправить в ФНС. Если ФН настолько неисправен, что считать информацию не получится, то не обязательно это делать. Лучше быстрее приобрести новый накопитель и установить его в ККТ.
Можно ли использовать ФН повторно?
Нет, он работает лишь один раз в течение своего срока действия. После того как работа ФН закончится, нужно купить новое устройство и зарегистрировать его в налоговой, используя свой ИНН и заводской номер кассы.
Что делать с использованным фискальным накопителем?
В течение 5 лет его нельзя выбрасывать. Наоборот, ФН нужно хранить в офисе во избежание спорных ситуаций при налоговой проверке.
Нужно ли менять накопитель при переходе на другую систему налогообложения?
Нет, можно оставить тот же ФН и провести перерегистрацию ККТ без замены устройства.
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8JzM9m
Начать дискуссию