Основные изменения с 1 сентября
С 1 сентября 2024 года прекратилось действие квалифицированных электронных подписей сотрудников юрлиц и ИП, выданных коммерческими удостоверяющими центрами.
Применение машиночитаемых доверенностей стало обязательным для всех сотрудников и доверенных лиц юрлиц и ИП при взаимодействии с госорганами и в некоторых других ситуациях.
При этом сами руководители юрлиц и ИП, которые используют квалифицированную электронную подпись (КЭП) в интересах своей компании или ИП, не нуждаются в МЧД, так как у них есть право действовать без нее (п. 1 ст. 17.2, п. 1 ст. 17.3 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Какие ведомства уже перешли на работу с МЧД
1. Налоговая. Сдать отчетность в ФНС в электронном виде можно только с приложением доверенности. Порядок работы с МЧД утвержден приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.
МЧД в налоговую представляют единожды, до того как отправить отчеты. Оформить ее компания может на сотрудника или бухгалтерию, которая обслуживает эту организацию.
2. Соцфонд России. Подобный порядок работы с МЧД действует в Соцфонде. Компания отправляет доверенность в СФР до сдачи отчетов. После того как СФР принял доверенность, у нее появится номер, который нужно указывать при сдаче отчетности.
3. На использование МЧД перешли следующие площадки:
ГИС МТ «Честный ЗНАК»;
система «ЕГАИС» для алкогольных напитков;
портал Федеральной таможенной службы (ФТС);
ФГИС ОПВК;
«ЛесЕГАИС»;
Центробанк;
казначейство;
федеральные ЭТП;
«Росэлторг»;
«Главгосэкспертиза»;
«Сбербанк-АСТ»;
Федресурс;
Росфинмониторинг;
«РТС-Тендер»;
ГИС ТЭК;
ГИИС в сфере контроля за оборотом драгоценных металлов;
«B2B»;
Минтруд;
Центр дистанционных торгов;
«Фабрикант»;
Ростехнадзор;
Нотариат;
Госуслуги;
Росаккредитация (есть формат 002);
«Тэк-Торг» (есть формат 002).
Как подготовиться к новым требованиям
Уточните, каким сотрудникам нужна доверенность.
Проанализируйте обязанности каждого сотрудника, начиная с руководителей отделов, и определите, кто из них нуждается в праве подписывать электронные документы от имени компании.
Также нужно понять, в каких ситуациях доверенные лица будут использовать свою электронную подпись. Это нужно, чтобы правильно определить формат МЧД. Например, налоговая принимает МЧД по собственным форматам 5.01 (до 28 февраля 2024 года), 5.02, а для работы с ЦБ, Федресурсом, Росреестром, «Честным ЗНАКом», системой ЕГАИС, Госзакупками, Госуслугами подойдет формат 003. К слову, СФР тоже установил свой формат доверенности.
Получите КЭП для работников компании.
Для работы с МЧД представители компании должны получить индивидуальные сертификаты ЭП, которые включают только их личные данные, без указания реквизитов фирмы.
Для выпуска индивидуальных сертификатов ЭП необходимо предоставить паспортные данные, СНИЛС и ИНН сотрудника, приобрести защищенный носитель — токен.
Оформите МЧД.
Чтобы сотрудник мог подписывать документы от имени организации, ему кроме подписи понадобится получить МЧД. Ее заверяют КЭП руководителя компании и хранят в инфосистеме, например, распределенном реестре ФНС или в собственной системе хранения ведомства, с которым взаимодействует сотрудник.
Сервис Астрал Доверенность позволяет ИП или руководителю компании быстро создать МЧД на сотрудника или доверенное лицо. Астрал Доверенность — для тех, кто регулярно обменивается электронными документами с контрагентами, передает электронную отчетность в контролирующие органы, в том числе занимается бухгалтерским сопровождением.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Нужно ли перерегистрировать МЧД, если поменялся КПП?
КПП — это код причины постановки на учет. У компании один ИНН и несколько КПП, которые кодируют обособленные подразделения или филиалы. Если выдавать машиночитаемую доверенность от имени юридического лица, ее менять не требуется.
Если доверенность выдана для филиала или происходит передоверие внутри филиала, это значит, что обособленное подразделение можно идентифицировать только с использованием связки ИНН и КПП. Следовательно, КПП филиала не может измениться. Если открыли новое подразделение, ему присвоят новый КПП.
Какую подпись должен использовать ИП?
Физическое лицо без полномочий представителя применяет личную квалифицированную подпись, а ИП должен использовать КЭП ИП. Такое разъяснение дала налоговая в письме ФНС от 15 июня 2023 г. № ЕА-3-26/7867@.
Придется ли заново оформлять доверенности, если у компании новый директор?
Переоформлять МЧД при смене руководителя не требуется. Ее выдает юридическое лицо, которое продолжает свою деятельность независимо от смены руководителя. Также не нужно отзывать действующие машиночитаемые доверенности.
Для индивидуальных предпринимателей действуют другие правила. Если предприниматель закрывает бизнес или умирает, доверенность прекращает действие автоматически.
Как передать МЧД в ИФНС?
Есть четыре варианта, как передавать МЧД в налоговую:
Через портал Госуслуг — на сайте есть действующие форматы доверенности.
На сайте налоговой — доверенность для передачи отчетности формируется на сайте, затем нужно скачать xml, подписать и загрузить МЧД в систему.
Через оператора ЭДО — порядок действий может быть разным в зависимости от сервиса.
Нотариус — доверенность подписывают с помощью КЭП нотариуса и передают через единую инфосистему электронного нотариата.
Как отозвать МЧД?
Для отзыва доверенности нужно составить заявление на отзыв и отправить его в инфосистему, где она хранится. После этого электронная доверенность перестает действовать.
МЧД могут быть отозваны досрочно в следующих случаях:
обязанности передали другому работнику;
уполномоченный сотрудник уволился или его перевели на другую должность.
В этих ситуациях руководитель компании или ИП формирует заявление на отзыв, подписывает его с помощью КЭП доверителя и отправляет в соответствующую инфосистему.
Как передоверить МЧД?
Передоверие МЧД, оформленное директором компании, филиала или представительства юрлица, не требует заверения нотариусом (ч. 3 ст. 187 ГК).
При этом передоверить без нотариального заверения можно только МЧД с машиночитаемыми полномочиями, так как их можно автоматически сверить с корневой доверенностью.
Что такое классификатор полномочий?
Классификатор полномочий для МЧД — это список действий, которые представитель вправе совершать от имени доверителя. Он обеспечивает однозначное и точное определение полномочий, исключает возможность неясностей и двояких толкований. Классификатор заполняется и ведется Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций, доступен на портале Госуслуг.
Вместо текстового описания полномочий, в МЧД указываются идентификационные номера из классификатора. Благодаря этому компьютерные системы обрабатывают данные в автоматическом режиме.
Контролируйте и создавайте машиночитаемую доверенность в одном месте с сервисом «Астрал Доверенность». Вы можете сформировать МЧД на основе уже имеющихся или собственных шаблонов, выбирать полномочия из встроенного реестра. Также можно контролировать сроки и статусы, подписывать МЧД КЭП руководителя, передавать на подписание руководителю в один клик, добавлять МЧД из других источников и отзывать их.
Читайте также:
Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса
Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KNpyL
Начать дискуссию