Переходный период закончился: как применять МЧД с 1 сентября

С 1 сентября 2024 года прекратилось действие квалифицированных электронных подписей сотрудников юрлиц и ИП, выданных коммерческими удостоверяющими центрами.

При этом сами руководители юрлиц и ИП, которые используют квалифицированную электронную подпись (КЭП) в интересах своей компании или ИП, не нуждаются в МЧД, так как у них есть право действовать без нее (п. 1 ст. 17.2, п. 1 ст. 17.3 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

1. Налоговая. Сдать отчетность в ФНС в электронном виде можно только с приложением доверенности. Порядок работы с МЧД утвержден приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

2. Соцфонд России. Подобный порядок работы с МЧД действует в Соцфонде. Компания отправляет доверенность в СФР до сдачи отчетов. После того как СФР принял доверенность, у нее появится номер, который нужно указывать при сдаче отчетности.

3. На использование МЧД перешли следующие площадки:

• ГИС МТ «Честный ЗНАК»;

• система «ЕГАИС» для алкогольных напитков;

• портал Федеральной таможенной службы (ФТС);

• ФГИС ОПВК;

• «ЛесЕГАИС»;

• Центробанк;

• казначейство;

• федеральные ЭТП;

• «Росэлторг»;

• «Главгосэкспертиза»;

• «Сбербанк-АСТ»;

• Федресурс;

• Росфинмониторинг;

• «РТС-Тендер»;

• ГИС ТЭК;

• ГИИС в сфере контроля за оборотом драгоценных металлов;

• «B2B»;

• Минтруд;

• Центр дистанционных торгов;

• «Фабрикант»;

• Ростехнадзор;

• Нотариат;

• Госуслуги;

• Росаккредитация (есть формат 002);

• «Тэк-Торг» (есть формат 002).

• Уточните, каким сотрудникам нужна доверенность.

Проанализируйте обязанности каждого сотрудника, начиная с руководителей отделов, и определите, кто из них нуждается в праве подписывать электронные документы от имени компании. 

Также нужно понять, в каких ситуациях доверенные лица будут использовать свою электронную подпись. Это нужно, чтобы правильно определить формат МЧД. Например, налоговая принимает МЧД по собственным форматам 5.01 (до 28 февраля 2024 года), 5.02, а для работы с ЦБ, Федресурсом, Росреестром, «Честным ЗНАКом», системой ЕГАИС, Госзакупками, Госуслугами подойдет формат 003. К слову, СФР тоже установил свой формат доверенности.

• Получите КЭП для работников компании.

Для работы с МЧД представители компании должны получить индивидуальные сертификаты ЭП, которые включают только их личные данные, без указания реквизитов фирмы.

Для выпуска индивидуальных сертификатов ЭП необходимо предоставить паспортные данные, СНИЛС и ИНН сотрудника, приобрести защищенный носитель — токен. 

• Оформите МЧД.

Чтобы сотрудник мог подписывать документы от имени организации, ему кроме подписи понадобится получить МЧД. Ее заверяют КЭП руководителя компании и хранят в инфосистеме, например, распределенном реестре ФНС или в собственной системе хранения ведомства, с которым взаимодействует сотрудник.

КПП — это код причины постановки на учет. У компании один ИНН и несколько КПП, которые кодируют обособленные подразделения или филиалы. Если выдавать машиночитаемую доверенность от имени юридического лица, ее менять не требуется.

Если доверенность выдана для филиала или происходит передоверие внутри филиала, это значит, что обособленное подразделение можно идентифицировать только с использованием связки ИНН и КПП. Следовательно, КПП филиала не может измениться. Если открыли новое подразделение, ему присвоят новый КПП.

Физическое лицо без полномочий представителя применяет личную квалифицированную подпись, а ИП должен использовать КЭП ИП. Такое разъяснение дала налоговая в письме ФНС от 15 июня 2023 г. № ЕА-3-26/7867@.

Переоформлять МЧД при смене руководителя не требуется. Ее выдает юридическое лицо, которое продолжает свою деятельность независимо от смены руководителя. Также не нужно отзывать действующие машиночитаемые доверенности.

Для индивидуальных предпринимателей действуют другие правила. Если предприниматель закрывает бизнес или умирает, доверенность прекращает действие автоматически.

Есть четыре варианта, как передавать МЧД в налоговую: 

• Через портал Госуслуг — на сайте есть действующие форматы доверенности.

• На сайте налоговой — доверенность для передачи отчетности формируется на сайте, затем нужно скачать xml, подписать и загрузить МЧД в систему.

• Через оператора ЭДО — порядок действий может быть разным в зависимости от сервиса.

• Нотариус — доверенность подписывают с помощью КЭП нотариуса и передают через единую инфосистему электронного нотариата.

Для отзыва доверенности нужно составить заявление на отзыв и отправить его в инфосистему, где она хранится. После этого электронная доверенность перестает действовать.

МЧД могут быть отозваны досрочно в следующих случаях:

• обязанности передали другому работнику;

• уполномоченный сотрудник уволился или его перевели на другую должность.

В этих ситуациях руководитель компании или ИП формирует заявление на отзыв, подписывает его с помощью КЭП доверителя и отправляет в соответствующую инфосистему.

Передоверие МЧД, оформленное директором компании, филиала или представительства юрлица, не требует заверения нотариусом (ч. 3 ст. 187 ГК).

При этом передоверить без нотариального заверения можно только МЧД с машиночитаемыми полномочиями, так как их можно автоматически сверить с корневой доверенностью. 

Классификатор полномочий для МЧД — это список действий, которые представитель вправе совершать от имени доверителя. Он обеспечивает однозначное и точное определение полномочий, исключает возможность неясностей и двояких толкований. Классификатор заполняется и ведется Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций, доступен на портале Госуслуг.

Контролируйте и создавайте машиночитаемую доверенность
в одном месте с сервисом «Астрал Доверенность». Вы можете сформировать МЧД на основе уже имеющихся или собственных шаблонов, выбирать полномочия из встроенного реестра. Также можно контролировать сроки и статусы, подписывать МЧД КЭП руководителя, передавать на подписание руководителю в один клик, добавлять МЧД из других источников и отзывать их.

Читайте также:

• Как работать с СФР при помощи МЧД.

• МЧД для Честного ЗНАКА.

• МЧД в ЕИС: как использовать машиночитаемые доверенности для торгов и госзакупок.

Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KNpyL