Что такое МЧД
В 2023 году начали применяться новшества в законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ, которые устанавливают новый порядок работы с электронной документацией.
До 1 сентября 2024 действовал переходный период, но с начала осени сотрудники при подписании документов от имени организации должны использовать сертификат электронной подписи физлица (а не сертификат ЭП сотрудника) в сочетании с МЧД. Сертификат физлица включает данные о конкретном человеке, без указания его связи с организацией.
МЧД — это электронная доверенность, которая подтверждает полномочия сотрудника и его принадлежность к компании. Она оформляется по установленному формату — это позволяет информационной системе автоматически распознавать данные. Полномочия, которые руководитель делегирует сотруднику, указывают в доверенности подобно бумажному документу.
Создавайте МЧД в сервисе Астрал Доверенность — для отправки контрагентам электронных документов, передачи отчетности в электронном виде, работы с Честным ЗНАКом, Федресурсом, порталом ФТС, госзакупками по 223-ФЗ, Минтруд и ГИС ТЭК. Формируйте собственные шаблоны или используйте уже имеющиеся, выбирайте полномочия из встроенного реестра, контролируйте сроки действия и статусы, добавляйте доверенности из других источников, отзывайте МЧД, скачивайте их в форматах PDF, XML или ZIP.
Для чего нужна МЧД
С помощью доверенности работники организации подписывают электронные документы от имени компании. Например, если нужно сдавать отчеты в налоговую. Применение МЧД позволяет автоматически подтверждать полномочия представителя. С ее помощью можно:
Как бизнес переходит на МЧД
В августе 2024 года фирма «1С» провела среди представителей бизнеса опрос о готовности переходить на электронные доверенности.
Среди крупных компаний:
больше трети — 35% — полностью перешли на использование МЧД;
23% — попробовали, но фактически применяют МЧД мало;
23% — на тот момент еще не перешли, поскольку пользовались ранее полученными сертификатами ЭП сотрудников (напомним, что с 1 сентября такие сертификаты уже не действуют);
19% — продолжают подписывать документы ЭП руководителя юридического лица и предпринимателя, которые могут действовать от имени фирмы или ИП без доверенности.
В отличие от крупных компаний, небольшой бизнес медленнее адаптируется к новым технологиям:
54% — продолжали подписывать документы сертификатом ЭП предпринимателя или директора;
30% — перешли на подписание документов с помощью МЧД;
8% — находятся в процессе внедрения электронных доверенностей;
8% — еще пользовались действовавшими сертификатами ЭП сотрудников.
В маленькой компании и сотрудников немного, и объем документооборота у нее меньше, чем в крупном холдинге. Часто такие небольшие предприятия могут обходиться подписью директора для заверения всех необходимых документов. Поэтому они медленнее переходят на МЧД, тогда как крупные компании с большим документооборотом и более строгими требованиями отчетности активнее внедряют электронные доверенности.
При этом исследование показало, что несмотря на завершение переходного периода в августе 2024 года далеко не все компании на постоянной основе уже применяют МЧД.
Нередко случается, что сотрудники привыкли использовать бумажные документы — в то время как переход на электронные доверенности требует вникать в новые процессы и обучаться работе с МЧД. Также возможны опасения по поводу безопасности и защиты данных, которые переходят в цифровой формат.
В чем преимущества перехода на МЧД
Переход на МЧД дает компаниям и предпринимателям преимущества:
Ускорение процессов документооборота. Так как доверенности автоматически считываются информационными системами, время на документооборот сокращается. Также при обмене электронными документами не приходится посещать ведомства лично — отчетность можно сдавать онлайн.
Минимизация ошибок. Благодаря машиночитаемому формату снижается риск ошибок при вводе данных.
Безопасность МЧД. Полномочия сотрудников при выдаче МЧД подтверждаются руководителем компании, который подписывает МЧД своей УКЭП. Директор или уполномоченный сотрудник организации вправе самостоятельно отозвать оформленную ранее МЧД, если, например, работник, которому она выдана, увольняется. В итоге все полномочия сотрудников — под контролем.
Удобство работы с МЧД. Доверенность можно хранить в разных системах и использовать в разных сервисах и на порталах. Для нее подходят инфосистемы операторов ЭДО, ФНС, СФР, ЦБ, Казначейства и др.
Как оформить МЧД
Выдать электронную доверенность может лицо, которое вправе действовать от имени организации или предпринимателя без доверенности — руководитель компании или сам ИП. В МЧД указывают данные о доверителе, лице, которому передали полномочия, его обязанности, дату создания и срок действия МЧД.
Руководитель компании или уполномоченный сотрудник вносит информацию в электронную доверенность на сайте налоговой, в 1С или в специальном сервисе.
С помощью сервиса «Астрал Доверенность» предприниматель или директор организации может оперативно сформировать МЧД на сотрудника или доверенное лицо. «Астрал Доверенность» подойдет тем, кто обменивается электронными документами с контрагентами, отправляет отчетность в электронном виде, владеет торговыми точками, где нужно подписывать документы о приемке или отгрузке товара нескольким работникам.
Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса
Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KQWuv
Начать дискуссию