08 нояб. в 13:13 Отпуска

График отпусков на 2025 год: как составить и что нужно учесть

До 17 декабря 2024 года большинству работодателей необходимо утвердить график отпусков на следующий год. Рассказали, кто может этого не делать, каких работников включают в график и какие из них имеют право на отпуск в удобное время.

Кто может не утверждать график отпусков

Есть две группы работодателей, которые могут не составлять документ:

Микропредприятия и НКО, которые отказались принимать ЛНА. Контролирующие органы считают график отпусков локальным актом, поэтому такие работодатели могут его не утверждать и составлять письменные соглашения с сотрудниками (письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/18-1193).
Работодатели-физлица, которые не являются ИП. Они не принимают ЛНА, поэтому и график отпусков составлять не обязаны (письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1).

Другие работодатели обязаны утвердить график отпусков, если не хотят получить штраф: максимальный размер санкции для юрлиц может составить 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Чьи отпуска включить в график

Ответ — всех, кто состоит в трудовых отношениях с компанией на день утверждения документа (письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

В том числе это касается временных и отстраненных от работы сотрудников, а также внутренних и внешних совместителей.

Исполнителей по договорам ГПХ в графике не учитывайте, поскольку с ними заключают гражданско-правовой договор: трудовые отношения с ними не возникают.

Исключение — мобилизованные работники, трудовые договоры с которыми приостановили. Роструд считает, что в такой ситуации стороны договора перестают осуществлять права и обязанности, кроме тех, которые указаны в ст. 351.7 ТК. Поэтому нет необходимости вносить отпуска таких работников в график (письмо Роструда от 19.12.2023 № ПГ/26132-6-1).

Кто вправе получить отпуск на особых условиях

По общему правилу, сотрудник может пойти в отпуск по истечении 6 месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК). Отпустить его в отпуск можно и раньше, если обе стороны не против.

В некоторых случаях работодатель не вправе отказать сотруднику, который желает уйти в отпуск раньше. Эти же сотрудники вправе претендовать на удобные даты отпуска даже после того, как отработали полгода. Например, речь идет о таких работниках:

несовершеннолетние;
родители, опекуны, попечители и приемные родители несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
сотрудники с тремя и более несовершеннолетними детьми, если младшему еще не исполнилось 14 лет;
ветераны;
почетные доноры;
чернобыльцы и т.д.

Для отдельных сотрудников закон устанавливает ограничения на выбор удобного времени отпуска. Например, супруг военнослужащего вправе претендовать на отдых одновременно с отпуском военнослужащего, а совместитель — вместе с отпуском по основной работе.

Заполнить заявление на отпуск можно в системе КЭДО и подписать его в два клика. В системе Астрал iКЭДО вы можете добавлять собственные шаблоны кадровых документов, настраивать маршруты согласования заявлений на отпуск, а также составить график отпусков на всех сотрудников компании.

Как заполнить график отпусков

График отпусков можно заполнить по форме № Т-7, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или утвердить собственный бланк. Главное — чтобы в него были включены такие сведения:

Наименование работодателя, а также отметки об утверждении графика руководителем компании и учете мнения профсоюза, если он есть.
Номер и дата составления документа. Она должна быть не позднее 17 декабря 2024 года. Если составить график позже, работодателя оштрафуют по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.
Год, на который утверждается график.
Перечень структурных подразделений и должностей сотрудников по штатному расписанию, а также их ФИО.
Все части запланированного отпуска. Обязательно укажите количество дней отпуска и дату его начала. Одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней, продолжительность других частей определяют стороны договора. Если соглашения по продолжительности отпуска достичь не удалось, безопаснее предоставить неделимый отпуск (письмо Минтруда от 01.11.2023 № 14-6/ООГ-6853).

Работодатель не вправе сам делить отпуск сотрудника на части. Если сделать это, не получив согласие работника, можно получить штраф.

Кроме того, сотрудник вправе обратиться в суд с требованием о признании незаконным графика в отношении себя и взыскать компенсацию морального вреда.

Не забудьте: в график включают все виды ежегодных оплачиваемых отпусков, в том числе дополнительные, которые положены «вредникам», сотрудникам с ненормированным рабочим днем, некоторым медработникам, и т.д.

График отпусков может выглядеть так:

Как утвердить график отпусков и ознакомить с ним сотрудников

Если в компании нет профсоюза, график утверждает руководитель компании. Для этого он расписывается в грифе утверждения или издает приказ.

Компания, в которой есть профсоюз, должна учесть его мнение. Это делают до утверждения графика руководителем. Чтобы учесть мнение профсоюза, потребуется направить ему запрос и приложить к тексту проект графика отпусков. Получив согласие, нужно сделать отметку на графике и передать документ на утверждение.

После утверждения графика необходимо ознакомить с ним сотрудников (письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1). Работодатель вправе сам решить, в какой форме это сделать. Например, можно подготовить лист ознакомления, в котором сотрудники распишутся и поставят дату. Еще один вариант — предусмотреть в графике отдельную графу для подписи.

Часто график отпусков составляют в бумажном виде, поэтому приходится заранее выделять день, когда сотрудники придут в отдел кадров знакомиться с ним. Чтобы не отвлекаться от рабочих задач и сэкономить время, внедрите в компании кадровый электронный документооборот — это позволит подписывать большинство кадровых документов удаленно. Сервис Астрал iКЭДО предлагает легкое решение для составления, согласования и утверждения графика отпусков.

Ваши сотрудники смогут распределить отпуск согласно заранее установленным правилам, при этом, можно задать ограничение, чтобы каждый сотрудник мог ознакомиться только со своей частью графика.

Руководители увидят пересечения подчиненных и смогут отклонить неподходящие периоды. Директор организации подпишет электронно график отпусков. С помощью специального модуля график будет синхронизирован с 1С.