Практика применения МЧД в 2024–2025: топ частых вопросов от бизнеса

В 2023 году в закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ были внесены изменения, которые обновили правила работы с электронными документами. До 1 сентября 2024 года действовал переходный этап, после которого сотрудники, подписывающие документы от имени фирмы, должны применять сертификат электронной подписи физлица вместе с МЧД (машиночитаемой доверенностью) вместо сертификата электронной подписи (ЭП) сотрудника. Сертификат физлица содержит информацию о конкретном человеке, но не включает данные о его работе в компании.

МЧД представляет собой электронную доверенность, подтверждающую полномочия сотрудника и его принадлежность к фирме. Она создается в соответствии с определенным форматом, что позволяет информационной системе автоматически распознавать данные. В доверенности указывается, какие полномочия руководитель передает сотруднику так же, как в бумажном документе.

МЧД нужна для работы с государственными ведомствами и коммерческими площадками:

• ФНС. Для сдачи отчетов в электронном виде нужно приложить МЧД. Процедуру работы с МЧД регулирует приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Доверенность представляют однократно перед отправкой отчетов. Организация может оформить МЧД на сотрудника или бухгалтерию, обслуживающую компанию.

• СФР. Порядок работы с МЧД в СФР аналогичен ФНС. Доверенность отправляют фонду до сдачи отчетности. После принятия доверенности ей присваивают номер, который нужно указывать при последующей передаче отчетов.

• Другие государственные и коммерческие площадки. Например, ГИС МТ «Честный ЗНАК», ФТС, ФГИС ОПВК, «ЛесЕГАИС», Центробанк, разные федеральные электронные торговые площадки (ЭТП), Федресурс, Росфинмониторинг, ГИС ТЭК, Минтруд, «Фабрикант», Ростехнадзор и Госуслуги, Росаккредитация, «Тэк-Торг».

• Формат 5.01: разработан для подачи отчетности и взаимодействия с налоговыми органами. ФНС будет принимать его до 28 февраля 2025 года.

• Формат 5.02: применяют для работы с налоговой службой. В нем предусмотрены расширенные возможности, в том числе создание групповых доверенностей и передача полномочий другим лицам.

• Формат 003: универсальный формат для обмена документами с другими компаниями, а также с некоторыми госорганами и информационными системами, такими как ЕГАИС, ФТС и «Честный ЗНАК».

• Формат 002: предназначен для взаимодействия с контрагентами. Используется для обмена цифровыми документами, проведения сделок и расчетов между ИП или юридическими лицами. Этот формат не поддерживает обмен документами с ФНС.

Кроме указанных форматов, разные ведомства могут использовать свои собственные форматы МЧД или совмещать их с форматом 003. Например, формат МЧД СФР используется исключительно для подачи отчетов на сайте Соцфонда.

• В сервисах ФНС и СФР, которые предназначены для взаимодействия с соответствующими госорганами.  

• На портале Госуслуг, где можно оформить доверенность для различных целей, например, для регистрации транспорта или запроса на выписку по счетам компании.  

• В специальных сервисах для управления доверенностями. Например, в сервисе Астрал Доверенность вы можете создавать МЧД как на основе существующих шаблонов, так и собственных. Сервис позволяет контролировать сроки и статусы доверенностей, подписывать их при помощи КЭП руководителя, добавлять МЧД из внешних источников и отзывать доверенности при необходимости.

Решите, какой формат МЧД потребуется, и укажите, какие полномочия вы планируете передать уполномоченному лицу. Обратите внимание на требования тех платформ и ресурсов, с которыми будет взаимодействовать работник.

• название и номер документа; 

• данные доверителя и представителя;

• дату создания и период действия;

• полномочия, предоставляемые доверенному лицу;

• возможность передоверия.

Подписать могут руководитель организации, индивидуальный предприниматель или нотариус, используя электронную подпись, полученную в ФНС.

Убедитесь, что документ соответствует требованиям всех платформ и ресурсов, с которыми сотрудник будет работать, используя МЧД.

Полномочия в МЧД могут быть указаны в произвольной форме или с использованием кодов из классификатора полномочий. Он представляет собой список распространенных полномочий, которые можно искать по номеру или названию.

Вместо текстового описания полномочий в МЧД указывают коды из классификатора — это позволяет компьютерным системам обрабатывать информацию автоматически.

МЧД нужно перевыпустить в следующих случаях:

• истек срок действия;

• доверенность была отозвана;

• сотрудник отказался от предоставленных полномочий;

• компания, выдавшая доверенность, прекратила деятельность или обанкротилась;

• лицо, выдавшее или получившее доверенность, скончалось, было признано недееспособным или пропало без вести.

Некоторые форматы МЧД требуют перевыпуска и в других ситуациях, поэтому важно учитывать требования конкретной системы. Например, доверенность для налоговой отчетности перевыпускают: если, например, меняется КПП, когда компания переехала и зарегистрировалась в другой налоговой инспекции. Для доверенностей формата 003 такие дополнительные требования отсутствуют. Их перевыпуск не требуется в случае изменения юрадреса.

Что касается выпуска новой МЧД при смене директора компании, то если подпись к МЧД — без метки времени, а сертификат предыдущего директора отозван, автоматическая проверка доверенности покажет отрицательный результат: подпись недействительна, поскольку сертификат недействителен на момент проверки. Несмотря на это результат, получатель может подтвердить, что доверенность была проверена вручную.

Если новое руководство сомневается в решении предыдущего директора о выдаче доверенности представителю, целесообразно отозвать такую МЧД.

При оформлении МЧД важно четко указать, есть ли возможность передоверия полномочий. По ст. 17.2 закона № 63-ФЗ, доверенность с правом передоверия подписывается КЭП руководителя компании или другого уполномоченного лица. Также возможен вариант подписать КЭП нотариуса, если требуется его заверение.

Доверенность с правом передоверия может быть выдана физическим лицам (сотрудникам или внештатным исполнителям), ИП или юрлицам — например, фирмам, предоставляющим юридические или бухгалтерские услуги.

Процесс оформления МЧД с передоверием в сервисах для МЧД идентичен процессу создания обычной МЧД. На одном из этапов подготовки вам предложат указать возможность передоверия полномочий.

Распределенный реестр ФНС — крупнейшее хранилище для доверенностей, куда можно внести МЧД форматов 002 и 003. Наличие доверенности в этом реестре упрощает бизнес-процессы, поскольку ее номер можно передать контрагенту вместо отправки файла вместе с подписанным документом.

В остальных ситуациях доверенность может быть создана и подписана в собственной системе компании с использованием ЭП руководителя.

Согласно законодательству, директор филиала имеет право подписывать доверенности на своих сотрудников без использования дополнительных инструментов (п. 3 ст. 187 ГК). На практике ситуация несколько сложнее.

Поскольку сертификаты руководителей филиалов не содержат реквизитов юрлиц, их подпись не отличается от подписей обычных сотрудников. В результате, чтобы подтвердить свои полномочия, им самим требуются МЧД.

Для того чтобы руководитель филиала имел возможность создавать МЧД на своих сотрудников, гендиректор головной компании должен оформить ему такую возможность через делегирование полномочий. Это можно сделать с помощью доверенностей, предусматривающих передоверие.

Читайте также:

• Кадровое делопроизводство: что изменилось в законах с 1 сентября 2024 года.

• Как работать крупным компаниям с МЧД.

• НДС на упрощенке: изменен порядок применения пониженной ставки для УСН.

Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8K8ovk