Что такое МЧД
В 2023 году в законодательстве появились нововведения. Они касались работы с цифровыми документами. До 1 сентября 2024 года продолжался переходный период. Теперь же сотрудники, которые подписывают документы от имени юрлица или ИП, должны применять сертификат электронной подписи физлица вместе с МЧД.
До 1 сентября 2024 года они могли пользоваться сертификатом, привязанным к ЭП сотрудника.
Сертификат физического лица содержит сведения об определенном человеке, но не указывает на его связь с компанией. МЧД — электронный документ, который подтверждает полномочия работника подписывать документы от имени организации. Доверенность оформляется в унифицированном формате, что позволяет информационным системам распознавать данные в автоматическом режиме. В документе указаны полномочия, которые руководитель передает работнику, аналогично бумажному документу.
Важно. Руководителям юрлиц и ИП необязательно применять МЧД. Они могут подписывать электронные документы с помощью своей усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Другие документы, чтобы подтвердить полномочия, не требуются. Это определяет ст. 17.3 закона от 06.04.2011 года № 63-ФЗ.
Формировать МЧД удобно в сервисе Астрал Доверенность. Применяйте готовые шаблоны или создавайте свои, следите за сроками действия и статусами доверенностей через встроенный реестр, добавляйте МЧД из других источников, отзывайте их и загружайте в форматах PDF, XML или ZIP.
Сфера применения МЧД
Электронную доверенность используют многие госорганы и разные коммерческие площадки:
Налоговая служба. Для отправки отчетов в цифровом виде требуется приложить МЧД. ФНС регулирует процедуру работы с МЧД на основе приказа от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@. Доверенность передается один раз до отправки отчетов. Ее можно оформить на отдельного сотрудника или на аутсорсинговую бухгалтерию.
Социальный фонд. Схема работы с МЧД такая же, как и в предыдущем случае. Документ отправляют фонду до подачи отчетности. После того как доверенность принята, ей присваивается номер, который указывается в следующих отчетах.
Также МЧД действует на других площадках: ГИС МТ «Честный ЗНАК», ФТС, ФГИС ОПВК, «ЕГАИС ЛК», «ФГИС ЛК», на федеральных ЭТП, в Федресурсе, Росфинмониторинге, ГИС ТЭК, Минтруде, «Фабриканте», Ростехнадзоре и Госуслугах, Росстате и др.
Приглашаем на актуальный вебинар: «Изменения в применении МЧД для отправки отчетности в контролирующие органы». На вебинаре мы разберем: изменения в форматах МЧД для ФНС и применение МЧД для Росстата.
В чем плюсы внедрения МЧД
Безопасность. Благодаря МЧД компания повышает безопасность документооборота, так как полномочия сотрудников подтверждает только руководитель компании с помощью своей УКЭП. Он может оперативно отзывать доверенность, например, при увольнении работника. Так все полномочия находятся под контролем компании, что минимизирует риски и усиливает защиту данных.
Ускорение документооборота. Благодаря использованию распределенного реестра, который разработал ФНС России, обмен документами становится быстрее и эффективнее.
Снижение количества ошибок. Так как форматы МЧД стандартизированы и данные автоматически проверяются при загрузке, вероятность ошибки при оформлении документов уменьшается.
Требования к цифровой доверенности
Формат и содержание МЧД регламентированы приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. Обычно МЧД оформляется в формате XML, но в особых случаях может быть использован PDF. Электронная подпись должна соответствовать формату XMLDSIG или другому, если он утвержден приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472.
Сама доверенность должна включать:
название и номер;
для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП;
для юрлиц — название, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО и СНИЛС руководителя;
дата выдачи;
срок действия;
полномочия доверенного лица;
данные об инфосистеме, которая уведомляет о прекращении действия МЧД;
номер документа и отметку о возможности передоверия;
УКЭП директора юрлица или ИП.
Когда Росстат начинает принимать отчетность с приложением МЧД
С 25 января 2025 года Росстат начнет принимать отчетность с использованием ЕМЧД формата 003.
До 28 февраля 2025 года документы можно будет подавать и по ранее переданным бумажным доверенностям, также принимаются новые доверенности, оформленные на бумаге.
С 1 марта 2025 года ЕМЧД станет обязательной для взаимодействия с Росстатом.
Больше информации о проверках МЧД появится на официальном сайте Росстата.
Полномочия МЧД Росстата
Минцифры упростило онлайн-взаимодействие компаний с госорганами. Для этого ведомство разработало универсальные формулировки полномочий. Каждой формулировке присвоен уникальный код, который включен в специализированный классификатор.
Чтобы воспользоваться кодом полномочий для цифровой доверенности, достаточно ввести нужные цифры. В классификаторе уже содержится более трех тысяч кодов, и это число увеличивается. Для сдачи отчетности в Росстат организациям нужно выбрать коды полномочий из данного классификатора.
Формат МЧД Росстата
При отправке отчетности в Росстат будет применяться формат МЧД 003 (EMCHD_1). Введение этого формата позволит повысить точность и ускорить обработку информации, а также упростить документооборот между респондентами и Росстатом. Для успешной отправки отчетности МЧД нужно предварительно загрузить в единое блокчейн-хранилище — распределенный реестр ФНС.
Формат 003 также известен как единый благодаря своей универсальности. Он позволяет использовать одну МЧД для взаимодействия с государственными органами и другими компаниями. Например, руководитель может выписать единую доверенность для сотрудника, который будет подавать информацию в Росстат, а также подписывать документы для различных контрагентов от имени фирмы.
Как получить и начать работать с МЧД Росстата
ИП или директору юрлица нужно получить электронную подпись от ФНС. Она потребуется для подписания доверенностей на сотрудников. Оформить подпись можно через сервис Астрал Подпись или непосредственно в налоговой службе.
Уполномоченный сотрудник должен получить ЭП физлица. Ее тоже предоставляет Астрал Подпись.
Выберите сервис для формирования цифровой доверенности. МЧД для Росстата можно создать, например, через сервис на сайте ФНС (следует выбрать пункт «Единая форма доверенности») или с помощью Астрал Доверенность.
Внесите информацию о компании, сотруднике и его полномочиях. Полномочия выберите из общего классификатора.
ИП или директор юрлица подписывает заполненную МЧД с помощью ЭП, полученной в налоговой или в аккредитованном УЦ.
Передайте сотруднику файл МЧД или регистрационный номер, чтобы он мог подтвердить полномочия при подписании документов.
Загрузите МЧД в распределенный реестр ФНС до того, как будете отправлять отчеты в органы статистики.
Можно ли передоверить цифровую доверенность
При оформлении электронной доверенности нужно четко указать, можно ли передавать полномочия третьим лицам. Согласно ст. 17.2 закона № 63-ФЗ, если такая возможность предусмотрена, доверенность должна быть подписана УКЭП руководителя компании, иного уполномоченного лица или нотариуса.
Доверенность с правом передоверия можно выдавать физлицам — сотрудникам или внештатным исполнителям, а также ИП или юрлицам, например, компаниям, которые оказывают фирме юридические или бухгалтерские услуги.
Оформление МЧД с возможностью передоверия в сервисах аналогично созданию обычной доверенности. На одном из этапов оформления нужно будет указать возможность передоверия полномочий.
Как отозвать МЧД
Доверенности прекращают свое действие автоматически по истечении срока. Дополнительного аннулирования не требуется. Также МЧД нужно отозвать в случаях, которые указаны в ст. 188 ГК, например, если юридическое лицо прекращает свое существование или обанкротилось, либо если выдавший или получивший доверенность человек умер, пропал без вести или стал недееспособным.
Иногда нужно отозвать доверенность в других ситуациях. Наиболее частый случай — увольнение сотрудника. Если не отозвать доверенность, у компании могут возникнуть риски. Для отзыва нужно подать заявление и подписать его КЭП руководителя. Такое заявление можно сформировать в специальных сервисах по работе с МЧД, например, в Астрал Доверенность.
В сервисе можно выпускать электронные доверенности единого формата или для ФНС, выбирать полномочия из встроенного реестра, отслеживать сроки действия и статусы, сортировать МЧД по типам, представителям, доверителям, подписывать ЭП, добавлять МЧД из других источников и скачивать их в любых форматах. Все действия с доверенностями — в одном сервисе. Создавайте МЧД с Астрал Доверенность.
Читайте также:
Практика применения МЧД в 2024–2025: топ частых вопросов от бизнеса.
Налоговая реформа 2025 для «чайников»: подробное руководство для бизнеса.
Сервисы ГК «Астрал» для бизнеса
Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFHQFysn
Начать дискуссию